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FINIG: praktische Aspekte zum Bewilligungsantrag

24. November 2020

Vermögensverwalter und Trustees, die von der FINMA bewilligt werden wollen, müssen eine Reihe von Anforderungen erfüllen, die im Finanzinstitutsgesetz (FINIG), in der Finanzinstitutsverordnung (FINIV) und in der Verordnung der FINMA über die Finanzinstitute (FINIV-FINMA) festgelegt sind. Wir verschaffen Ihnen einen Überblick.

Für den Vermögensverwalter besteht die primäre Anforderung darin, mindestens ein individuelles Portfolio professionell zu verwalten; Trustees müssen mindestens ein Sondervermögen professionell verwalten und sicherstellen, dass sein Wert erhalten bleibt oder seinem Zweck entsprechend genutzt wird.

Die Fristen für die Einreichung eines Bewilligungsantrags im Überblick:

  • Vermögensverwalter und Trustees, die ihre Tätigkeit bereits vor dem 31. Dezember 2019 ausführten und keiner Bewilligungspflicht durch die FINMA unterstanden, mussten sich bis zum 30. Juni 2020 bei der FINMA melden. Sie müssen bis zum 31. Dezember 2022 einen Bewilligungsantrag bei der FINMA einreichen.
  • Vermögensverwalter und Trustees, die ihre Tätigkeit im Jahr 2020 aufnehmen, müssen sich unverzüglich bei der FINMA melden und ab Aufnahme ihrer Tätigkeit die Bewilligungsvoraussetzungen mit Ausnahme von Artikel 7 Absatz 2 erfüllen. Spätestens ein Jahr nachdem die FINMA eine Aufsichtsorganisation nach Artikel 43a FINMAG bewilligt hat, haben sie sich einer solchen Aufsichtsorganisation anzuschliessen und ein Bewilligungsgesuch zu stellen. Bis zum Entscheid über die Bewilligung können sie ihre Tätigkeit ausüben, sofern sie einer Selbstregulierungsorganisation nach Artikel 24 GwG angeschlossen sind und durch diese in Bezug auf die Einhaltung der entsprechenden Pflichten beaufsichtigt werden.

  • Vermögensverwalter und Trustees, die ihre Tätigkeit am oder nach dem 1. Januar 2021 aufnehmen, müssen zuvor zwingend eine Bewilligung der FINMA einholen.

Das Bewilligungsgesuch muss elektronisch über die EHP-Plattform der FINMA eingereicht werden. Alle obligatorischen Formulare sind dort verfügbar. Um Zugang zur EHP-Plattform zu erhalten, muss sich der Vermögensverwalter oder Trustee im Voraus registrieren.

 

Was sind die neuen gesetzlichen Anforderungen?

Interne Organisation und Corporate Governance

Generell ist es wichtig, die Corporate Governance sorgfältig durchzudenken. Ihr Institut muss über eine Geschäftsführung verfügen, welche in der Regel aus mindestens 2 Personen besteht. Ausnahmen sind möglich, wenn die ordnungsgemässe Fortführung bei Ausfall dieser Person nachgewiesen wird (Art. 20. Abs. 2 FINIG). Ferner definiert Art. 21 FINIG die Anforderungen an die Compliance- und Risikomanagementfunktion. Die Anforderungen an jedes dieser Organe hängen von der Grösse des Unternehmens (Anzahl der Vollzeitbeschäftigten und Jahresbruttoeinkommen) sowie von Art und Umfang der ausgeübten Geschäftstätigkeit bzw. der damit verbundenen Risiken ab. Personen, die Aufgaben des Risikomanagements, der Compliance oder der internen Kontrolle wahrnehmen, dürfen nicht in die Tätigkeiten eingebunden werden, die sie überwachen. Dadurch soll eine Selbstkontrolle vermieden werden.

Wenn der Vermögensverwalter zehn oder mehr Vollzeitstellen oder einen jährlichen Bruttoertrag von mehr als 5 Millionen Franken aufweist und es Art und Umfang seiner Tätigkeit es erfordern, kann die FINMA vom Vermögensverwalter oder vom Trustee verlangen, dass er ein Organ für die Oberleitung, Aufsicht und Kontrolle bestimmt, dessen Mitglieder mehrheitlich nicht dem Organ für die Geschäftsführung angehören.

Beträgt das Bruttoeinkommen jedoch weniger als 2 Millionen Franken oder hat das Unternehmen weniger als 5 Vollzeitstellen, kann die Organisation sehr einfach gehalten werden: Mit nur einem Geschäftsleiter («One-Man-Show»). Vermögensverwalter und Trustees müssen jedoch die Kontinuität des Unternehmens gewährleisten. Wird ein externer Partner herangezogen, um die

Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten, muss eine Vereinbarung zwischen dem Finanzinstitut und dem externen Partner geschlossen werden. Diese muss es dem externen Partner ermöglichen, im Falle eines Ausfalls des Geschäftsleiters jederzeit die Aufgaben zu übernehmen, die dieser personell, logistisch und technisch wahrnimmt.

Aus diesem Grund muss dem FINMA-Antrag eine rechtsgültig unterzeichnete Vollmachtsvereinbarung beigelegt werden, wenn es für den Vermögensverwalter lediglich einen Geschäftsführer gibt.

Die nachstehende Tabelle fasst die wichtigsten Regeln in Bezug auf die Organisation von Vermögensverwaltern und Trustees zusammen:

Vermögensverwalter und Trustees

Geschäftsleitung

  • In der Regel mindestens 2 Personen
  • Nur 1 Mitglied des Vorstandes ist möglich, wenn die Unternehmensfortführung gewährleistet werden kann
  • 5 Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung von Vermögen oder Trusts
  • 40-stündige Schulung

Verwaltungsrat

  • Ein von den qualifizierten Beteiligungen unabhängiger Verwaltungsrat ist nicht erforderlich, wenn das jährliche Bruttoeinkommen weniger als CHF 5 Millionen beträgt oder wenn das Institut weniger als 10 Vollzeitstellen hat.
  • Übersteigt der jährliche Bruttoerlös CHF 5 Millionen oder verfügt das Institut über mindestens 10 Vollzeitstellen, kann die FINMA ein unabhängiges Verwaltungsratsmitglied verlangen.
  • Übersteigt der jährliche Bruttoerlös CHF 10 Millionen, kann die FINMA eine interne Revision verlangen.

Risikomanagement und interne Kontrolle

  • Das Risikomanagement kann an eine dritte Partei delegiert werden.
  • Aufgabentrennung: Unabhängigkeit zwischen Risikokontrolle und Geschäftsleitung ist nicht erforderlich, wenn das Unternehmen maximal 5 Mitarbeitende beschäftigt oder jährliche Bruttoeinnahmen von weniger als CHF 2 Millionen CHF hat und das Geschäftsrisiko nicht hoch ist.

 

Kapital und Eigenkapital

Art. 22 FINIV definiert, dass das Mindestkapital von Vermögensverwaltern und Trustees mindestens CHF 100'000 betragen und in bar einbezahlt sein muss. Dies ist fortwährend einzuhalten. Die Vermögensverwalter und Trustees müssen überdies über angemessene Sicherheiten verfügen oder eine Berufshaftpflichtversicherung abschliessen. Insbesondere die FINIV-FINMA, die am 12. November 2020 in der finalen Fassung publiziert wurde, präzisiert die entsprechenden Bestimmungen.

Das Eigenkapital muss zu jedem Zeitpunkt mindestens ¼ der Fixkosten der letzten Jahresrechnung betragen, darf jedoch CHF 10 Millionen nicht überschreiten. Eine Haftpflichtversicherung ist nicht obligatorisch, kann aber mit der Hälfte des Eigenkapitals verrechnet werden.

Vermögensverwalter und Trustees
Mindestkapitalanforderungen
  • Das Mindestkapital (CHF 100’000) muss bei der Aktiengesellschaft und der Kommanditaktiengesellschaft durch das Aktien- und Partizipationskapital, bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung durch das Stammkapital und bei der Genossenschaft durch das Genossenschaftskapital aufgebracht sein.
  • Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen kann das Mindestkapital auch mittels Bankgarantie oder gesperrtes Bankkonto beigebracht werden.
Eigenkapitalanforderungen
  • ¼ Fixkosten
  • Maximal CHF 10 Millionen
  • 50% können durch eine Berufsversicherung abgedeckt werden

 

Erforderliche interne Dokumente und Verfahren

Um das entsprechende Gesuch effizient erstellen zu können, braucht der Vermögensverwalter oder Trustee klare Vorstellungen über seine zukünftige Organisation. Dazu gehören in der Regel die folgenden Dokumente als Entwurf:

  • Statuten*
  • Geschäfts- und Organisationsreglement*
  • Das Organigramm
  • Grafische Darstellung der qualifizierten Teilnehmer (direkt und indirekt)
  • Eine Richtlinie zu Compliance und Risikomanagement
  • Eine GwG-Richtlinie
  • Eine Richtlinie über das interne Kontrollsystem
  • Beschrieb des Business Continuity Management (BCM)
  • Die Rechtfertigung der Eigenmittel, einschliesslich Einzelheiten der Berechnungsgrundlage
  • Ein Budget und ein Geschäftsplan für die nächsten drei Geschäftsjahre mit optimistischen, realistischen und pessimistischen Szenarien

* Wir empfehlen, die entsprechenden Dokumente zusätzlich in einer Track-Change-Version einzureichen, worin die Änderungen zur heutigen Version ersichtlich sind.

Beim Businessplan soll auch dargelegt werden, welche Annahmen dem Plan zugrunde gelegt werden. Dabei soll die aktuelle Situation des Vermögensverwalters als Ausgangslage für die drei Szenarien verwendet und erläutert werden. Die FINMA erwartet, dass in allen drei Szenarien die Anforderungen der FINMA erfüllt werden können.

Da die Verhaltensregeln des FIDLEG nur für Vermögensverwalter, nicht aber für Trustees gelten, müssen dem Bewilligungsantrag für Vermögensverwalter zusätzlich die folgenden Dokumente beigelegt werden:

  • Richtlinie zur Einhaltung des FIDLEG
  • Beschrieb des Anlageprozesses
  • Entwurf des Vermögensverwaltungsmandates

Zur Erinnerung: Die Frist für die Umsetzung der FIDLEG-Verhaltensregeln endet am 31. Dezember 2021. Neue Vermögensverwalter haben die entsprechenden Bestimmungen ab dem Moment der Geschäftsaufnahme zu erfüllen, da keine Übergangsfrist gilt.

Wenn bestimmte Aufgaben, insbesondere die Compliance- und Risikofunktion, delegiert werden, ist es darüber hinaus erforderlich, dem Antrag Folgendes beizufügen:

  • Outsourcing-Vertrag
  • Lebensläufe der verantwortlichen Personen für die Aufträge beim Outsourcingpartner

Verträge über die Delegation von Aufgaben sind so zu gestalten, dass der Gesuchsteller, seine Prüfgesellschaft, die Aufsichtsbehörde und die FINMA die Ausführung der delegierten Aufgaben überwachen und kontrollieren können.

Gemäss FINIG müssen das Unternehmen, die Geschäftsleitung, der Verwaltungsrat und die Inhaber einer qualifizierten Beteiligung alle Garantien für eine tadellose Tätigkeit aufweisen. Aus diesem Grund bezieht sich eine Reihe der beizufügenden Dokumente und Formulare auf qualifizierte Betriebe und Einrichtungen.

  • Insbesondere sind dem Antrag auf qualifizierte Beteiligungen die Erklärungen A1, A2 und A3 (direkte und indirekte qualifizierte Beteiligungen) sowie B1 (anhängige und abgeschlossene Verfahren), B2 (qualifizierte Beteiligungen), eine Kopie des Reisepasses oder Personalausweises, ein Auszug aus dem Verfahren sowie das Strafregister beizufügen.
  • Eine Kopie des Reisepasses oder Personalausweises, ein Lebenslauf, ein Auszug aus dem Strafregister, ein Auszug aus dem Schuldbetreibungs- und Konkursregister sind dem Antrag für alle Mitglieder des Verwaltungsrates sowie für alle Mitglieder der Geschäftsleitung beizufügen.
  • Die Formulare B1 (hängige und abgeschlossene Verfahren), B2 (qualifizierter Aktienbesitz) und B3 (sonstige Mandate) sind ebenfalls für alle Mitglieder des Verwaltungsrates und der Geschäftsleitung einzuholen.

 

Das Bewilligungsgesuch einreichen

Das Bewilligungsgesuch muss elektronisch über die EHP-Plattform der FINMA unter der Rubrik «Gesuch um Erstbewilligung» eingereicht werden. Alle obligatorischen Formulare sind dort verfügbar.

Um das Gesuch einzureichen, müssen zwei Bewilligungsformulare ausgefüllt werden, die auf der FINMA-Plattform zur Verfügung stehen: das Formular «Bewilligung für Institute nach FINIG» und das Formular «Gewähr für eine einwandfreie Tätigkeit» für Organe und qualifizierte Beteiligungen.

Diese Dokumente werden vorgängig von der Aufsichtsbehörde und danach im Rahmen des Bewilligungsverfahrens von der FINMA geprüft. Die Aufsichtsbehörde validiert oder lehnt das Gesuch ab, bevor es der FINMA unterbreitet wird.

Sobald der Genehmigungsantrag vollständig ist, muss der ausgewählten Kontrollinstanz Zugang zum Portal gewährt werden, damit sie zu dem Fall Stellung nehmen kann.

Die FINMA bearbeitet das Gesuch erst, wenn dessen Vollständigkeit gegeben ist.

 

Fazit

Der ganze Prozess kann einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Wir empfehlen Vermögensverwaltern und Trustees, die Planung früh genug in Angriff zu nehmen und die erforderlichen Tasks umzusetzen, damit der Genehmigung des Bewilligungsantrags nichts im Wege steht. Gerne begleiten und beraten wir Sie auf Ihrem Weg und stellen sicher, dass der Prozess reibungslos und effizient abläuft.