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Chancen und Herausforderungen in einem dynamischen Umfeld
Als der Bundesrat am 16. März 2020 die «ausserordentliche Lage» ausrief und das öffentliche Leben in der Schweiz zum Stillstand kam, veränderte sich nicht nur das Privatleben vieler Menschen, sondern auch die Berufswelt praktisch über Nacht. Auch die Interne Revision blieb und bleibt von den Auswirkungen der Coronakrise nicht verschont und muss sich den Gegebenheiten anpassen. Noch heute, mehr als anderthalb Jahre später, erschweren Homeoffice Empfehlungen, Reise- und Kontaktbeschränkungen die Durchführung von Internen Revisionen vor Ort. Angesichts dieser Rahmenbedingungen erstaunt es kaum, dass sich sogenannte Remote Audits (remote = eng.: nicht vor Ort) immer grösserer Beliebtheit erfreuen. Dabei werden die Einsätze der Internen Revision soweit wie möglich digital und per Videotelefonie durchgeführt. Welche Vorteile und Herausforderungen bringen Remote Audits mit sich? Worauf gilt es bei der Planung und Durchführung zu achten? Diese Fragen stehen nachfolgend im Fokus.
Bis anhin wurden Audits im Regelfall vor Ort bei der geprüften Organisation durchgeführt. Zwar wurden Teile von Prüfungen bereits in der Vergangenheit remote durchgeführt, doch waren sie meist nur vor- und nachbereitender oder unterstützender Natur. Dazu gehörten beispielsweise die Verarbeitung von Daten, Auswertungen von Stichproben oder Teile der Berichterstattung. Nun wurde die Interne Revision dazu gezwungen, sich den Umständen anzupassen und nicht nur Teile, sondern ganze Audits remote durchzuführen. Durch die Corona-Krise ergaben sich gänzlich neue Herausforderungen und Risiken für Unternehmen. Zu nennen sind hier beispielsweise veränderte Abläufe und Kommunikationswege durch Home-Office, Lieferantenwechsel bei Lieferengpässen oder -ausfällen sowie eine verminderte Wirksamkeit von Kontrollmechanismen (z. B. Vier-Augen-Prinzip bei Kontaktverbot oder eingeschränkter Zugang zu technischer Ausstattung). Vor dem Hintergrund dieser neu auftretenden Risiken ist eine Nichtdurchführung von Audits keine Alternative.
Vorteile von Remote-Audits
Ein direkt ersichtlicher Vorteil von Remote Audits ist die Zeit- und Kostenersparnis durch den Wegfall langer Anfahrtswege und Unterbringungskosten. Somit sind Remote Audits finanziell attraktiver und die verringerte Reisetätigkeit schont die Umwelt. Ebenfalls sind dadurch Prüfer möglicherweise spontaner verfügbar, was eine grössere Flexibilität bei der Terminplanung der Audits zur Folge hat. Zudem bietet sich die Möglichkeit, bei Bedarf zusätzliche Experten punktuell in die Prüfung einzubeziehen (beispielsweise interdisziplinäre Experten), und auch personelle Ausfälle lassen sich einfacher kompensieren. Für die geprüfte Einheit ergibt sich mehr Spielraum, da nicht alle Schlüsselpersonen innerhalb einer kurzen Zeitspanne für Interviews zur Verfügung stehen müssen und die Gefahr, dass dadurch das Daily Business ins Stocken geraten könnte, verringert sich. Im Allgemeinen ist die Belastung für die geprüften Teams oder Unternehmen tiefer, da sie sehr gezielt und zeitlich flexibel für den Audit befragt werden können.
Durch den Wegfall der Reisetätigkeit bieten sich bei Co- und Outsourcing Mandaten auch den Prüfungsgesellschaften und ihren Mitarbeitenden neue Perspektiven. Mitarbeitende, die aufgrund von familiären Verpflichtungen oder anderen Gründen nur ungern über einen längeren Zeitraum unterwegs sein möchten, können auf Remote Audits eingesetzt werden und ihre Expertise einbringen.
Herausforderungen von Remote-Audits
Trotz vieler Vorteile muss man sich bei Remote Audits auch einigen Herausforderungen stellen. Der fehlende persönliche Kontakt mit der zu prüfenden Einheit kann eine Barriere für den offenen Informationsaustausch darstellen. Die persönliche Beziehung ermöglicht eine vertrauensvolle Basis, welche für die Erlangung der relevanten Informationen notwendig ist. Zudem sind die Körpersprache und Mimik des Gesprächspartners ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation. Remote Audits benötigen ein noch höheres Mass an Vorbereitung als Audits vor Ort. Eine solide Vorbereitung bildet die Basis für einen effizienten Audit und schafft Vertrauen, da die geprüfte Einheit sich darauf einstellen kann, was auf sie zukommt. Damit sowohl der zu prüfenden Einheit als auch den Prüfern genügend Zeit zur Vorbereitung zur Verfügung steht, sollte insbesondere darauf geachtet werden, den Audit rechtzeitig anzukündigen. Hier steht man vor der Herausforderung, dass bei einer zu frühen Ankündigung des Audits allenfalls «optimierte» Unterlagen angetroffen werden könnten. Auch bei der Inventur oder bei Sicherheitsprüfungen zeigt sich diese Schwachstelle des Remote Audits. Da keine Inspektionen vor Ort möglich sind, kann höchstens via Videotelefonie oder Bilder geprüft werden. Hier besteht ebenso die Gefahr, dass Bilder oder Daten gefälscht sein könnten.
Weitere Herausforderungen im Rahmen von Remote-Audits sind hauptsächlich technischer Natur. Erstens ist es möglich, dass die IT-Systeme der Prüfer und der zu prüfenden Einheit nicht kompatibel, oder Datenablagen aufgrund von IT-Security Richtlinien nicht abrufbar sind. Zweitens kann fehlendes Know-how der Systeme oder von Funktionen der Kommunikationsmittel, wie beispielsweise Microsoft Teams, die effiziente und effektive Durchführung des Audits behindern. Zu diesem Schluss kommt auch eine Studie von Eulerich et al. (2021), die Erfolgsfaktoren von Remote Audits untersucht haben.
Die obengenannten Aspekte und insbesondere die Möglichkeiten der Verfälschung und Manipulation können dazu führen, dass die Assurance - also die Prüfsicherheit oder Verlässlichkeit eines Audits - reduziert wird. Dies widerspiegelt sich auch in den Studienergebnissen von Eulerich et al. (2021). Sie haben Stakeholder zu ihrer Wahrnehmung von Remote Audits befragt und herausgefunden, dass Stakeholder mit Remote Audits zufrieden sind und Remote Audits auch Unterstützung geniessen
Was jedoch die Verlässlichkeit angeht, werden Remote Audits von den Stakeholdern neutral wahrgenommen.
Befragt wurden auditierte Einheiten, Mitglieder von Audit Committees und Geschäftsleitungsmitglieder.
Eine tiefere Wahrnehmung der Verlässlichkeit von Remote Audits bedeutet aber nicht, dass Remote-Audits nicht möglich oder die Ergebnisse nicht verwertbar sind. Wichtig ist es, die jeweiligen Situationen zu bewerten, die eigenen Handlungsweisen anzupassen und bei der Vorbereitung und Durchführung von Remote Audits einige Punkte zu beachten, die nachfolgend vorgestellt werden.
Was man bei Remote-Audits beachten sollte
Insbesondere der Stellenwert der Vorbereitung ist bei Remote Audits als sehr hoch einzuschätzen. Zur Vorbereitung gehört auch die Sicherstellung, dass man über geeignete Infrastrukturen zur Durchführung eines Remote Audits verfügt. Dies reicht von verlässlichen Bandbreiten zur schnellen Übertragung von Daten und insbesondere für einen reibungslosen Ablauf von Online-Interviews. Weiter sollte man vorab festlegen, über welche Kanäle man kommuniziert und welche Tools für den Datenaustausch im Einsatz sein werden. Zudem gilt es zu testen, ob beide Parteien Zugriff auf die IT-Systeme haben.
Ein klarer Terminplan, wann welches Interview stattfindet, wie auch eine klare und strukturierte Agenda für die Interviews selbst, die durch die Prüfer vorgegeben wird, sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Dabei ist darauf zu achten, dass die Aufmerksamkeitsspanne bei Online-Interviews meist kürzer ist als bei vor Ort durchgeführten Interviews. Somit sollten Online-Interviews die Dauer von einer Stunde bis 1,5 Stunden nicht überschreiten, um eine hohe Qualität der Aussagen sicherzustellen. Falls man einen Remote Audit in fremdsprachigen Ländern durchführt, bietet es sich für Online-Interviews an, eine Person dabeizuhaben, welche die lokale Sprache sowie Englisch spricht. Dies erleichtert die Kommunikation und schafft Vertrauen.
Wie bei klassischen Audits vor Ort sollte eine klar definierte PBC-Liste - eine Auflistung der Dokumente, welche von der zu prüfenden Einheit zur Verfügung gestellt werden müssen - aufgestellt und frühzeitig kommuniziert werden. Eine vorgängige kritische Durchsicht der erhaltenen Unterlagen bietet sich an, um einen ersten Überblick zu erhalten und bei Bedarf fehlende Unterlagen einzufordern.
Da sich angesichts der aktuellen Umstände auch viele Mitarbeitende im Homeoffice aufhalten, ergeben sich zusätzliche Sicherheits- und Datenschutzrisiken. Hier ist auf beiden Seiten darauf zu achten, dass Freigabeprozesse eingehalten werden.
Schliesslich sollte man bei Remote Audits darauf achten, regelmässig ein qualitatives Assurance Assessment durchzuführen. Ein Assurance Assessment (dt. Überprüfung der Prüfsicherheit) soll sicherstellen, dass ein Audit korrekt und mit genügend Aussagekraft durchgeführt worden ist. Hierbei sind der Prüfungsgegenstand, das Prüfungsziel und die jeweiligen Umstände zu berücksichtigen. Das Ziel ist es, das Risiko einer reduzierten Assurance oder auch die Grenzen der Aussagewirkung eines Remote Audits zu erkennen und zu bewerten. Auf dieser Basis kann das weitere Vorgehen für die jeweilige Revisionsprüfung geplant werden.
Fazit
Abschliessend lässt sich sagen, dass Remote Audits insgesamt erhebliche Kosten- und Effizienzvorteile mit sich bringen, wenn sich beide Parteien auf eine Vertrauensbasis stützen können und eine gewissenhafte Vorbereitung stattfindet. Der Remote Audit wird sich auch nach der Zeit des Coronavirus als geeignetes und flexibles Mittel bewähren. In der Zukunft könnte sich auch eine Mischform etablieren, bei der beispielsweise der Initial Audit vor Ort durchgeführt und in den folgenden Jahren remote auditiert wird.
Quelle: Eulerich, Marc & Wagener, Martin & Wood, David. (2021). Evidence on Internal Audit Effectiveness from Transitioning to Remote Audits because of COVID-19. - Evidence on Internal Audit Effectiveness from Transitioning to Remote Audits because of COVID-19 (researchgate.net)
Hinweis: Im vorliegenden Beitrag wurde aus Gründen der besseren Lesbarkeit jeweils die männliche Form verwendet; die Angaben beziehen sich selbstverständlich auf Angehörige aller Geschlechter.