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  • Die elektronische Belegaufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Artikel:

Die elektronische Belegaufbewahrung von Geschäftsunterlagen

26. Juni 2017

Hanspeter Baumann, Dipl. Treuhandexperte |

Immer mehr Unternehmen stellen auf die digitale Belegablage um. Auf diese Weise kann Papier und Archivraum eingespart werden. Der Belegzugriff ist rationeller, schneller und kann von überall her erfolgen.

In der Praxis sind verschiedene Organisationsformen zu beobachten. Es gibt Unternehmen, welche eine ausgefeilte IT einsetzen, aber auch Unternehmungen, welche Papierbelege einfach durch PDF ersetzen in der Annahme, dass die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllt sei, wenn diese PDF während zehn Jahren auf dem Server abgelegt sind.

Erfahren Sie in unserem Artikel mehr darüber, was Sie beachten müssen. Die Themen:

  • Ist es zulässig, Papierbelege (z.B. Lieferantenrechnungen) einzuscannen und den Ursprungsbeleg ohne weitere Vorkehrungen zu vernichten?
  • Ist es aus rechtlicher Sicht möglich, auf den Ausdruck der Kontenblätter des Hauptbuchs zu verzichten und darauf zu vertrauen, dass es jederzeit möglich wäre, die Kontenblätter nachträglich auszudrucken?
  • Welche gesetzlichen Bestimmungen bestehen bei der elektronischen Belegablage?
  • Welche Anforderungen muss ein elektronisches Archiv erfüllen?
  • Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden? Kann man das damit verbundene PDF einfach auf Papier ausdrucken und diesen Beleg als Buchungsbeleg verwenden?

Aus dem Artikel wird deutlich, dass es leider nicht so einfach ist und pragmatische Lösungen - ohne die komplexen rechtlichen Anforderungen zu beachten - erhebliche Risiken mit sich bringen. Die Digitalisierung bringt einen Komplexitätsschub. Allerdings bieten technische Umwälzungen immer auch Chancen. Das Ausdrucken von Belegen, Kontoauszüge und Nebenbücher auf Papier ist nicht nachhaltig und ist auf Dauer nicht die optimale Lösung. 

 

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