Auf den ersten Blick könne man den Eindruck haben, dass die Archivierung einfach zu lösen sei: Man schaffe genug Archivraum an und bewahre die Jahresrechnung, die Buchhaltungs- und Kontibelege während 10 Jahren auf. Die Tücke jedoch steckt im Detail.
Erfahren Sie im Artikel, welche gesetzlichen Bestimmungen Sie beachten und welche Unterlagen Sie in welcher Form (Papier, Bildträger, veränderbare oder unveränderbare Datenträger) archivieren müssen.
Die allgemeine gesetzliche Aufbewahrungszeit beträgt 10 Jahre. Gewisse Unterlagen sollten freiwillig oder teilweise deutlich länger als 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies betrifft unter anderem die folgenden Unterlagen:
- MWST: Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken sollten 26 Jahre aufbewahrt werden. Ein separater Ablagekreis für Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Immobilien ist deshalb empfehlenswert.
- Grundstückgewinnsteuer: Die Anschaffungskosten oder wertvermehrende Investitionen sollten vom Steuerpflichtigen mittels Belegen nachgewiesen werden können. Empfehlung: Liegenschaftsbesitzdauer = Aufbewahrungsdauer.
- Korrespondenz: Seit der Einführung des neuen Rechnungslegungsrechts in den Jahren 2013 bis 2015 ist nur noch der Teil der Korrespondenz aufbewahrungspflichtig, welcher als Buchhaltungsbeleg qualifiziert. Es empfiehlt sich, die Korrespondenz oder zumindest die wesentlichen Briefe und E-Mails freiwillig zu archivieren.
Die Belegaufbewahrung ist Chefsache, da gemäss Art. 716a Abs. 1 OR die Festlegung der Organisation und die Ausgestaltung des Rechnungswesens als unübertragbare und unentziehbare Aufgabe des Verwaltungsrats festgelegt ist. Die Verantwortung für die Archivierung lässt sich nicht delegieren.