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  • Komplex muss nicht kompliziert sein

    Noveos macht sich fit für die Zukunft

Artikel:

Komplex muss nicht kompliziert sein – Noveos macht sich fit für die Zukunft.

10. November 2022

Damian Müller, Leiter Abacus NPO |

4 min

Prozesse an eine Software-Lösung anpassen oder doch lieber umgekehrt? Noveos, eine Organisation im Bereich bedürfnisgerechtes Leben, Arbeiten und Wohnen, stellte sich genau diese Frage. Es musste eine neue, flexible Lösung her, welche die branchenspezifischen Anforderungen abdeckt. BDO hat in enger Zusammenarbeit mit Noveos erfolgreich die passende Abacus-Lösung eingeführt. 

Noveos, mit Sitz in Riedikon im Zürcher Oberland, ermöglicht Menschen mit psychischer Beeinträchtigung ein bedürfnisgerechtes Leben, Arbeiten und Wohnen. Ihr Leistungsangebot umfasst rund 40 Wohnplätze verteilt auf drei Wohnhäuser und rund 130 Integrations- und geschützte Arbeitsplätze in den Arbeitsbereichen Brocki, Holz², Pack+, Tapa Atelier und TextilArt.

Bis 2021 waren die bisherigen Unternehmensprozesse von Noveos nur unvollständig in der ERP-Lösung abgebildet. Vor allem die Klientenverwaltung mit der monatlichen Fakturierung an unterschiedlichen Rechnungsempfänger war sehr aufwändig und fehleranfällig. Diverse Arbeitsschritte wurden bis dahin von mehreren Mitarbeitenden aus Lohn- und Finanzbuchhaltung manuell ausgeführt. So betrug der Aufwand für die Erfassung der Leistungen und Fakturierung der Klienten jeden Monat ungefähr fünf Arbeitstage. Neuere Anforderungen konnten ebenfalls nur schwerfällig integriert und umgesetzt werden.

Im Sommer 2021 fiel die Entscheidung zusammen mit BDO die Abacus-Software einzuführen und das bisherige ERP-System per Anfang 2022 abzulösen. Der Entscheid für die Zusammenarbeit mit BDO fiel vor allem aufgrund der breiten Erfahrung im NPO Bereich. Dass BDO seit über 30 Jahren Abacus Goldpartner ist, hat die Entscheidung zusätzlich positiv beeinflusst.

Der Startschuss bildete verschiedene Workshops, in denen die Kernprozesse sowie Abläufe im Finanz- und Lohnbereich detailliert analysiert wurden. Entscheidend in diesem Zusammenhang war die Erkenntnis, dass zukünftige Arbeitsabläufe nicht von der abzulösenden ERP-Lösung übernommen werden sollen. Die Bedürfnisse und Organisation von Noveos sind ausschlaggebend für die Wahl und Implementation der passenden Abacus-Lösungen. Der operative Aufbau der ERP-Lösung startete mit der Übernahme einer grossen Menge strukturierter Adressdaten, welche nach einer gründlichen Bereinigung durch Noveos in die Abacus-Applikation CRM übernommen wurden. So konnte der manuelle Erfassungsaufwand minim gehalten werden.

Es folgte das Teilprojekt «Finanzen» mit den Applikationen für die Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung. Basierend auf dem Kontenplan nach Curaviva -Standard wurde eine übersichtliche Kostenrechnung mit klaren Strukturen realisiert und mit einem Prozess zur Verbuchung interner Rechnungen ergänzt. Parallel wurde im Teilprojekt «Lohn» eine vollständig integrierte Lösung aufgebaut, welche die Bedürfnisse von Noveos mit einfachen Standardabläufe der Abacus Lohnbuchhaltung auf einer intuitiven Benutzeroberfläche vereint. So können die Anwender von Noveos die monatlichen Lohnläufe selbständig durchführen, Personalmutation effizient erledigen und Auswertungen auf Knopfdruck generieren. Zudem können über eine Schnittstelle Stunden aus dem Vorsystem automatisiert in die Lohn-Vorerfassung importiert werden. Im Anschluss verlagerte sich der Fokus auf die Bereiche Klientenverwaltung und Auftragsbearbeitung.

Die Zuteilung von Klienten an Noveos erfolgt über diverse Zuweiser wie verschiedene Kantone, Gemeinden, SVA/IV oder Justiz. Aufgrund dessen bestehen an die monatliche Erstellung und den Versand der Klienten-Rechnungen entsprechend heterogene und komplexe Anforderungen.

Durch die in der Konzeptionsphase geleisteten Vorarbeiten konnte der im System abzubildende Leistungskatalog auf ein Drittel des Umfangs reduziert werden. Zusätzlich wurde dank einer übersichtlichen Klientenstamm-Maske die Prozesse für die Erfassung und Mutation von Klientendaten deutlich vereinfacht. Da die Klienteninformationen, welche für die Faktura relevant sind, auf einer zeitachsenabhängigen Stammdaten-Maske geführt werden, können die monatlich zu fakturierenden Leistungen weitgehend automatisiert eingefügt und gegenüber den Leistungsabgeltern in Rechnung gestellt werden. Für die Rechnungen an die IV-Stellen wurde zusätzlich die elektronische Rechnungsstellung über das Medidata-Netzwerk eingeführt.

Abgerundet wird das System mit der Applikation Auftragsbearbeitung, in welcher die Leistungsprozesse von der Offert- bis zur Rechnungsstellung rund um das Produkt- und Dienstleistungsangebot der verschiedenen Arbeitsbereiche abgebildet werden. Um die unterschiedlichen Bedürfnisse und Auslastungssituation der beteiligten Bereichsleiter während des Projektverlaufs besser berücksichtigen zu können, hat es sich bewährt, die Applikation gestaffelt einzuführen und zu schulen.

Ralph Keller, Projektleiter von Noveos ist durchwegs zufrieden mit der Einführung der Abacus-Lösung durch BDO: Die Software bietet umfangreiche Anwendungs- und Optimierungsmöglichkeiten. So konnten wir unsere eigenen Prozesse in der Software abbilden. Trotz kurzer Projektdauer und verschiedenen Herausforderungen wurden die Termine und das Projektbudget eingehalten. Die Zusammenarbeit mit BDO war sehr angenehm. Man merkt, dass die vorhandene Erfahrung und Kompetenz mit NPOs ein wichtiger Faktor zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts waren.

Wie geht es nun weiter? Noveos hat sich bereits dafür entschieden, das My-Abacus Mitarbeiterportal einzuführen.  

Folgende Module der Abacus Software wurden eingeführt:

  • Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 
  • Kostenrechnung
  • Lohnbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Klientenverwaltung/Fakturierung mit AbaProject
  • Auftragsbearbeitung für Produkte/Dienstleistungen
  • CRM
  • E-Business für elektronische Rechnungsstellung an die IV-Stellen

 


 

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