Copilot et agents en entreprise: les clés d’un déploiement réussi
Copilot et agents en entreprise: les clés d’un déploiement réussi
Trois regards sur le M365 Summit 2026 à Mayence en Allemagne
Copilot et les agents se développent à grande vitesse. Le M365 Summit 2026 à Mayence a toutefois clairement montré que, pour les entreprises, les possibilités techniques ne sont depuis longtemps plus le seul enjeu. Le véritable défi consiste à faire converger les personnes, les informations, les processus et la technologie afin que l’IA puisse être utilisée de manière sûre, rentable et efficace au quotidien.
Nous avons assisté au Summit avec trois perspectives différentes: Poste de travail digital (Digital Workplace), gestion du changement (Change Management) et adoption par les utilisateurs (User Adoption) ainsi qu’ingénierie (Engineering). Malgré ces perspectives distinctes, un même constat s’impose:
- L’IA accroît la portée de ce qui existe déjà.
- De bonnes bases créent de la valeur.
- À l’inverse, l’IA met en évidence les processus flous, les informations désorganisées et l’absence de responsabilités clairement définies.
Les enseignements tirés des sessions du Summit confirment également ce constat. Ils montrent notamment que les attentes, les compétences et les repères disponibles ne sont pas toujours alignés. Ils soulignent également la nécessité d’une adoption dans la durée et d’une gouvernance claire.
L’essentiel en bref
- Poser des bases avant d'adopter l’IA: Copilot et les agents ne peuvent pas, à eux seuls, clarifier des processus mal définis ou structurer des informations désorganisées.
- Encadrer les agents par une gouvernance claire: plus les systèmes exécutent des tâches de manière autonome, plus il devient essentiel de définir précisément les responsabilités, les autorisations et la gestion de leur cycle de vie.
- Placer l’humain au cœur du déploiement: des repères clairs, les compétences, la participation et la sécurité psychologique sont indispensables pour que l’IA produise les effets attendus.
- Créer un socle technologique fiable: la gestion des identités, des données, des appareils et des autorisations, ainsi que la stabilité des plateformes, sont fondamentales.
- Partir du problème, et non de la solution: toutes les tâches ne nécessitent pas de recourir à l’IA ou à un agent. Il est essentiel d’identifier ce qui doit réellement être amélioré.
L’IA amplifie aussi le désordre existant
Avec Copilot et les agents, la tentation est grande de lancer rapidement de nouveaux cas d’utilisation de l’IA. Aujourd’hui, beaucoup de choses sont possibles sur le plan technique. Et c’est précisément là que réside l’un des principaux défis.
Dans de nombreuses entreprises, les informations sont dispersées entre Teams, SharePoint, OneDrive, les e-mails, les systèmes métier et d’autres espaces de stockage. Les responsabilités et les autorisations se sont développées au fil des ans. Le bon fonctionnement des processus repose souvent sur le savoir informel des collaboratrices et collaborateurs, plutôt que sur des processus efficaces et bien documentés.
L’IA ne remédie pas à cet état de fait. Si elle s’appuie sur des informations obsolètes ou ambiguës, la qualité des résultats en pâtit. L’automatisation ne fait pas disparaître d’elle-même la complexité des processus. Avec la multiplication des possibilités d’accès, il devient essentiel de gérer rigoureusement les autorisations, en particulier lorsqu’elles ne sont pas clairement définies.
Avant de déployer l’IA à grande échelle, les organisations devraient donc répondre à quatre questions:
- Informations: savons-nous quelles sources sont à jour et font référence?
- Autorisations: les bonnes personnes et les bons systèmes ont-ils accès aux informations dont ils ont besoin?
- Processus: le processus actuel est-il pertinent ou risquons-nous simplement d’automatiser une complexité existante?
- Responsabilité: qui assume la responsabilité métier et technique de la solution?
Il convient donc de procéder dans l’ordre suivant: comprendre, simplifier, structurer, automatiser, puis compléter de manière ciblée avec l’IA.
Les réunions illustrent particulièrement bien l’importance d’une gestion structurée des connaissances. Les transcriptions et les résumés ne sont qu’un début. Une valeur ajoutée durable se crée lorsque les enseignements pertinents sont exploités de manière ciblée, classés de façon structurée et faciles à retrouver par la suite.
Les agents nécessitent des responsabilités clairement définies
Les agents figurent parmi les évolutions les plus prometteuses de Microsoft 365. Ils peuvent traiter des informations et faciliter l’exécution de tâches. Mais l’enjeu ne consiste pas uniquement à créer un agent. Le point de départ devrait être une question métier concrète: quel problème voulons-nous résoudre? Un agent est-il vraiment la bonne solution? Quelles sont les informations dont il a besoin? Quelles sont les données auxquelles il peut accéder? Qui assume la responsabilité? Et comment garantir la maîtrise à long terme d’une solution productive?
Toutes les tâches ne nécessitent pas un agent. La meilleure solution réside parfois simplement dans une clarification du processus, une structuration des informations ou une automatisation classique. Microsoft Lists, SharePoint et Power Automate restent donc pertinents. C’est le problème concret qui détermine la technologie appropriée. La gouvernance évolue elle aussi. En effet, plus les collaboratrices et collaborateurs sont nombreux à pouvoir créer des solutions d’IA, plus il est essentiel de disposer d’une gouvernance pragmatique, claire et compréhensible. Celle-ci doit couvrir l’ensemble du cycle de vie d’une solution: de l’évaluation de l’idée à la mise hors service, en passant par l’examen des données et des autorisations, la sécurité, la validation, l’exploitation et le contrôle de l’impact.
En bref, la question «Comment créer un agent?» cède la place à une interrogation plus importante qui est «Comment exploiter des agents de manière responsable?»
L’adoption de l’IA ne commence pas par une formation au prompting
La transformation ne concerne toutefois pas uniquement les processus et la gouvernance. L’IA modifie les méthodes de travail, les habitudes, les compétences et les attentes. Les collaboratrices et collaborateurs doivent comprendre l’utilité des nouveaux outils pour leurs tâches concrètes. Ils ont également besoin de repères: qu’est-ce qui est autorisé? Quelles sont les limites? À quels résultats puis-je me fier? Quand dois-je les vérifier? Et comment mes propres tâches évoluent-t-elles? Un autre enseignement majeur du Summit apparaît ici clairement: activer l’IA sur le plan technique ne signifie pas encore l'avoir adoptée. Trois dimensions sont déterminantes: comprendre, appliquer et renforcer. Un impact durable ne peut naître que lorsque l’on établit des repères, lorsque l’on développe des compétences et que les nouvelles méthodes de travail deviennent des habitudes.
Les formations au prompting peuvent constituer un élément de la démarche, mais elles ne répondent pas à l’enjeu de transformation proprement dit. Les collaboratrices et collaborateurs ont besoin de cas d’utilisation concrets, de temps pour apprendre et expérimenter, d’occasions d’échanger et de lignes directrices compréhensibles. La sécurité psychologique joue également un rôle essentiel car pour oser expérimenter, il faut pouvoir poser des questions et avoir le droit de faire des erreurs. L’adoption n’est donc pas un programme d’accompagnement qui intervient après le déploiement technique, mais c’est une composante de la conception.
L’innovation repose sur une base technique stable
Malgré toute l’attention portée aux nouvelles méthodes de travail, la base technique reste déterminante. Copilot et les agents ne fonctionnent pas indépendamment de l’environnement IT existant. Les informations, les identités, les autorisations, les terminaux, les plateformes et les interfaces demeurent des composantes essentielles.
L’IA transforme ainsi également la manière d’aborder la sécurité IT. Les entreprises doivent non seulement savoir qui est autorisé à accéder aux informations, mais aussi, à mesure que l’usage des agents se développe, elles doivent pouvoir déterminer quels accès sont pertinents dans chaque contexte d’utilisation et qui en assume la responsabilité.
Des plateformes stables, des identités et des appareils protégés, des autorisations traçables et des accès contrôlés ne freinent donc pas l’innovation, ils la rendent possible. La rapidité ne suffit pas à dire qu’une transformation est réussie.
Ce qui compte, c’est de pouvoir exploiter les nouvelles solutions de manière fiable, transparente et sûre.
Trois regards au sein de l’équipe BDO
Claudine Welti | Change Management et User Adoption, psychologue
«L’IA ne transforme pas uniquement les outils, mais aussi les rôles, les habitudes et les attentes. Les collaboratrices et collaborateurs ont donc besoin de bien plus qu’une présentation des nouvelles fonctionnalités. Il leur faut des repères, des cas d’utilisation pertinents et un cadre protégé dans lequel les questions, les incertitudes et les erreurs sont permises. La sécurité psychologique facilite le premier pas. Mais une adoption durable ne se produit que lorsque les personnes concernées participent activement et comprennent les bénéfices concrets du changement pour leur travail.» Une adoption réussie requiert davantage que des connaissances et des formations. Il est essentiel de fournir des repères, de développer les compétences, d’appliquer les acquis à des tâches réelles et de favoriser des échanges et des feedbacks en continu. C’est ainsi que les compétences acquises peuvent s’ancrer progressivement dans le quotidien professionnel.
Andy Frei | Responsable Digital Workplace
«Je constate une grande insécurité dans de nombreuses entreprises suisses. Les agents offrent de grandes opportunités et peuvent nettement accélérer les processus. Beaucoup d’organisations doivent toutefois commencer par poser les bases en structurant les informations, en assainissant les autorisations, en analysant les processus et en clarifiant les responsabilités. Celles qui négligent ces bases ne démultiplient pas la valeur ajoutée, mais le désordre existant.»
Du point de vue du Digital Workplace, c’est précisément là que se situe l’une des principales évolutions, car il ne s’agit plus d’introduire une fonctionnalité de manière isolée, mais de concevoir l’environnement de travail dans son ensemble. Copilot et les agents doivent être pensés conjointement avec l’environnement informationnel, les processus existants, la gouvernance et la plateforme technique.
Alexandre Cecilio da Costa | Engineering
«En tant qu’ingénieur, j’ai trouvé très enrichissant de suivre, en plus des sessions techniques, des présentations consacrées au changement, à l’adoption et à la gouvernance. La technologie n’en reste pas moins indispensable car les nouvelles méthodes de travail ne peuvent fonctionner que si les plateformes sont stables, les identités et les appareils protégés, et les accès traçables. L’innovation a besoin d’une base technique à laquelle les collaboratrices, les collaborateurs et les entreprises peuvent se fier.»
Ces trois regards mènent à la même conclusion: une organisation ne peut pas considérer séparément les dimensions technologique, humaine et organisationnelle.
Ce que les entreprises peuvent faire dès maintenant
1. Comprendre leur situation
Avant de lancer une nouvelle initiative d’IA, les entreprises devraient analyser leur situation: où en sont-elles aujourd’hui en matière d’informations, de processus, d’autorisations, de sécurité, de gouvernance et de compétences?
2. Commencer par un problème pertinent
Elles ne doivent pas se demander «Où pouvons-nous utiliser des agents?», mais plutôt: «Quel problème voulons-nous résoudre?»
Ce n’est qu’ensuite qu’il convient de déterminer quelle solution apporte la plus grande valeur ajoutée, Copilot, un agent, une automatisation classique ou une option plus simple.
3. Renforcer les bases de manière ciblée
Il n’est pas nécessaire de tout remettre en ordre avant de se lancer. En revanche, chaque cas d’utilisation doit reposer sur des bases solides, avec des informations pertinentes, les autorisations nécessaires, des processus clairs et des responsabilités bien définies.
4. Commencer de manière contrôlée et observer l’impact
Un cas d’utilisation concret permet d’évaluer conjointement la faisabilité technique, l’expérience utilisateur, la gouvernance et la valeur ajoutée réelle. Il ne suffit pas de savoir si une solution est utilisée, il faut déterminer si elle améliore véritablement le travail.
Conclusion: le véritable travail commence après la mise en œuvre technique
Copilot et les agents ouvrent de nouvelles perspectives pour les entreprises. Le M365 Summit à Mayence nous a surtout confortés dans un constat: la technologie seule ne suffit pas à créer de la valeur. Les organisations ont besoin de processus clairs et d’informations fiables. Les collaboratrices et collaborateurs doivent, quant à eux, disposer de repères, de compétences et de temps pour s’approprier de nouvelles méthodes de travail. Le tout doit s’appuyer sur un environnement technique stable, transparent et sécurisé. Organisation, personnes et technologie sont donc étroitement liés. C'est leur interaction qui crée les conditions nécessaires à une utilisation productive de l’IA.
Le principal enseignement que nous retenons de Mayence ne concerne donc pas une nouvelle fonctionnalité, mais l’évolution même du défi. Rendre la technologie disponible est devenu relativement simple. Le véritable enjeu consiste désormais à l’intégrer de manière responsable et durable dans le fonctionnement de l’organisation.
Votre organisation est-elle prête pour Copilot et les agents?
La bonne approche ne commence ni par une licence ni par un agent. Elle consiste d’abord à déterminer où l’IA peut réellement créer de la valeur et si les informations, les processus, les autorisations ainsi que les collaboratrices et collaborateurs sont prêts.
