Copilot und Agents im Unternehmen: Was es für den erfolgreichen Einsatz braucht
Copilot und Agents im Unternehmen: Was es für den erfolgreichen Einsatz braucht
Drei Perspektiven auf den M365 Summit 2026 in Mainz
Copilot und Agents entwickeln sich rasant. Der M365 Summit 2026 in Mainz zeigte jedoch: Für Unternehmen ist längst nicht mehr nur entscheidend, was technisch möglich ist. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Menschen, Informationen, Prozesse und Technik so zusammenzubringen, dass KI sicher, wirtschaftlich und im Arbeitsalltag wirksam eingesetzt werden kann.
Wir haben den Summit aus drei unterschiedlichen Perspektiven besucht: Digital Workplace, Change Management und User Adoption sowie Engineering. Trotz dieser unterschiedlichen Blickwinkel kamen wir zu einer gemeinsamen Erkenntnis:
- KI skaliert, was bereits vorhanden ist.
- Gute Grundlagen schaffen Nutzen.
- Unklare Prozesse, ungeordnete Informationen und fehlende Verantwortlichkeiten können durch KI dagegen noch sichtbarer werden.
Auch die Erkenntnisse aus den Summit-Sessions stützen diese Einschätzung. Sie zeigen unter anderem Lücken zwischen Erwartungen, Kompetenzen und Orientierung sowie die Bedeutung einer kontinuierlichen Adoption und klarer Governance.
Das Wichtigste in Kürze
- Grundlagen vor KI: Unklare Prozesse und ungeordnete Informationen werden durch Copilot und Agents nicht automatisch besser.
- Agents brauchen Governance: Je selbstständiger Systeme Aufgaben übernehmen, desto wichtiger werden klare Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und ein durchdachtes Lifecycle Management.
- Menschen entscheiden über die Wirkung: Orientierung, Kompetenzen, Beteiligung und psychologische Sicherheit gehören zur Einführung.
- Technik schafft Vertrauen: Identitäten, Daten, Geräte, Berechtigungen und stabile Plattformen bilden das Fundament.
- Das Problem kommt vor dem Produkt: Nicht jede Aufgabe benötigt KI oder einen Agent. Entscheidend ist zunächst, was tatsächlich verbessert werden soll.
KI verstärkt auch bestehende Unordnung
Mit Copilot und Agents wächst die Versuchung, schnell mit neuen Anwendungsfällen zu starten. Technisch ist heute vieles möglich. Doch genau darin liegt eine der zentralen Herausforderungen.
In vielen Unternehmen verteilen sich Informationen auf Teams, SharePoint, OneDrive, E-Mails, Fachsysteme und weitere Ablagen. Verantwortlichkeiten und Berechtigungen sind über Jahre gewachsen. Prozesse funktionieren, weil Mitarbeitende ihre informellen Abläufe kennen, nicht zwingend, weil diese effizient gestaltet und sauber dokumentiert sind.
KI beseitigt diese Ausgangslage nicht. Greift sie auf veraltete oder unklare Informationen zu, leidet die Qualität der Ergebnisse. Treffen komplexe Prozesse auf Automatisierung, verschwindet die Komplexität nicht automatisch. Und wenn Berechtigungen nicht sauber geregelt sind, gewinnt ihre korrekte Steuerung durch neue Zugriffsmöglichkeiten zusätzlich an Bedeutung.
Deshalb sollten Organisationen vor der breiten Skalierung von KI vier Fragen beantworten:
- Informationen: Wissen wir, welche Quellen verbindlich und aktuell sind?
- Berechtigungen: Haben die richtigen Personen und Systeme Zugriff auf die richtigen Inhalte?
- Prozesse: Ist der heutige Ablauf sinnvoll oder automatisieren wir bestehende Komplexität?
- Verantwortung: Wer trägt die fachliche und technische Verantwortung für die Lösung?
Die sinnvolle Reihenfolge lautet deshalb: verstehen, vereinfachen, strukturieren, automatisieren und anschliessend gezielt mit KI erweitern.
Gerade bei Meetings zeigt sich, wie wichtig ein strukturierter Umgang mit Wissen ist. Transkripte und Zusammenfassungen sind erst der Anfang. Nachhaltiger Mehrwert entsteht, wenn relevante Erkenntnisse gezielt weiterverarbeitet, strukturiert abgelegt und später wiedergefunden werden können.
Agents brauchen klare Verantwortlichkeiten
Agents gehören zu den spannendsten Entwicklungen rund um Microsoft 365. Sie können Informationen verarbeiten und Aufgaben unterstützen. Entscheidend ist jedoch nicht nur, einen Agent zu erstellen. Ausgangspunkt sollte vielmehr eine konkrete Geschäftsfrage sein: Welches Problem wollen wir lösen? Ist ein Agent dafür tatsächlich die passende Lösung? Welche Informationen benötigt er? Auf welche Daten darf er zugreifen? Wer trägt die Verantwortung? Und wie stellen wir sicher, dass eine produktive Lösung auch langfristig beherrschbar bleibt?
Nicht jede Aufgabe braucht einen Agent. Manchmal liegt die bessere Lösung in einem klareren Prozess, einer strukturierten Informationsablage oder klassischer Automatisierung. Microsoft Lists, SharePoint und Power Automate bleiben deshalb relevant. Erst das konkrete Problem gibt vor, welche Technologie sinnvoll ist. Damit verändert sich auch die Governance. Wenn immer mehr Mitarbeitende KI-Lösungen erstellen können, braucht ein Unternehmen nicht weniger Steuerung, sondern eine pragmatische und verständliche Form davon. Dazu gehört der gesamte Lebenszyklus einer Lösung: von der Bewertung einer Idee über die Prüfung von Daten, Berechtigungen und Security bis hin zu Freigabe, Betrieb, Wirkungskontrolle und Ausserbetriebnahme.
Kurz gesagt: Aus der Frage «Wie bauen wir einen Agent?» wird die wichtigere Frage «Wie betreiben wir Agents verantwortungsvoll?»
Adoption beginnt nicht mit Prompt-Training
Die Transformation betrifft jedoch nicht nur Prozesse und Governance. KI verändert Arbeitsweisen, Routinen, Kompetenzen und Erwartungen. Mitarbeitende müssen verstehen, welchen Nutzen die neuen Werkzeuge für ihre konkrete Arbeit haben. Gleichzeitig benötigen sie Orientierung: Was ist erlaubt? Wo liegen die Grenzen? Welchen Ergebnissen kann ich vertrauen? Wann muss ich Ergebnisse überprüfen? Und was verändert sich an meiner eigenen Aufgabe? Genau hier zeigt sich eine weitere wichtige Erkenntnis aus dem Summit: Eine technische Aktivierung ist noch keine Adoption. Entscheidend sind drei Ebenen: Verstehen, Anwenden und Verstärken. Erst wenn Orientierung geschaffen, Kompetenzen aufgebaut und neue Arbeitsweisen zur Routine werden, entsteht nachhaltige Wirkung.
Prompt-Trainings können ein Baustein sein. Sie lösen die eigentliche Veränderungsaufgabe aber nicht. Mitarbeitende brauchen konkrete Anwendungsfälle, Zeit zum Lernen und Experimentieren, Möglichkeiten zum Austausch und verständliche Leitplanken. Dazu gehört auch psychologische Sicherheit. Wer Neues ausprobieren soll, muss Fragen stellen können und Fehler machen dürfen. Adoption ist deshalb kein Begleitprogramm nach einer technischen Einführung, sondern Teil des Designs.
Innovation braucht ein stabiles technisches Fundament
Bei aller Aufmerksamkeit für neue Arbeitsweisen bleibt die technische Basis entscheidend. Copilot und Agents funktionieren nicht losgelöst von der bestehenden IT-Landschaft. Informationen, Identitäten, Berechtigungen, Endgeräte, Plattformen und Schnittstellen bleiben zentrale Bestandteile.
Damit verändert KI auch die Perspektive auf IT-Sicherheit. Unternehmen müssen nicht nur verstehen, wer auf Informationen zugreifen darf. Mit zunehmender Nutzung von Agents müssen sie ebenso klären, welche Zugriffe im jeweiligen Anwendungskontext sinnvoll sind und wer dafür die Verantwortung trägt.
Stabile Plattformen, geschützte Identitäten und Geräte, nachvollziehbare Berechtigungen und kontrollierte Zugriffe sind deshalb kein Gegengewicht zur Innovation. Sie ermöglichen sie.
Geschwindigkeit allein ist kein Zeichen einer erfolgreichen Transformation. Entscheidend ist, ob neue Lösungen zuverlässig, nachvollziehbar und sicher betrieben werden können.
Drei Perspektiven aus dem BDO Team
Claudine Welti | Change Management und User Adoption, Psychologin
«KI verändert nicht nur Werkzeuge, sondern auch Rollen, Routinen und Erwartungen. Mitarbeitende brauchen deshalb mehr als eine Einführung in neue Funktionen. Sie benötigen Orientierung, relevante Anwendungsfälle und einen geschützten Raum, in dem Fragen, Unsicherheit und Fehler erlaubt sind. Psychologische Sicherheit erleichtert den ersten Schritt. Nachhaltige Adoption entsteht aber erst, wenn Menschen aktiv beteiligt werden und erkennen, welchen konkreten Nutzen die Veränderung für ihre Arbeit hat.» Erfolgreiche Adoption braucht mehr als Wissen und Schulungen. Entscheidend sind Orientierung, der Aufbau von Kompetenzen, die Anwendung an realen Aufgaben sowie kontinuierlicher Austausch und Feedback. So lässt sich das Gelernte Schritt für Schritt im Arbeitsalltag verankern.
Andy Frei | Lead Digital Workplace
«Ich spüre bei vielen Schweizer Unternehmen eine erhebliche Unsicherheit. Agents bieten grosse Chancen und können Prozesse deutlich beschleunigen. Viele Organisationen müssen jedoch zuerst ihre Hausaufgaben machen: Informationen strukturieren, Berechtigungen bereinigen, Prozesse verstehen und Verantwortlichkeiten klären. Wer diese Grundlagen überspringt, skaliert nicht den Nutzen, sondern bestehende Unordnung.»
Alexandre Cecilio da Costa | Engineering
«Für mich als Engineer war es wertvoll, neben den technischen Sessions auch Einblicke in Change, Adoption und Governance zu erhalten. Gleichzeitig bleibt die Technik unverzichtbar: Neue Arbeitsweisen funktionieren nur, wenn Plattformen stabil laufen, Identitäten und Geräte geschützt sind und Zugriffe nachvollziehbar bleiben. Innovation braucht eine technische Basis, der Mitarbeitende und Unternehmen vertrauen können.»
Die drei Perspektiven führen zur gleichen Schlussfolgerung: Eine Organisation kann die technologische, menschliche und organisatorische Dimension nicht getrennt voneinander betrachten.
Was Unternehmen jetzt tun können
1. Ausgangslage verstehen
Vor der nächsten KI-Initiative sollten Unternehmen ihre Ausgangslage analysieren: Wo stehen sie heute bei Informationen, Prozessen, Berechtigungen, Security, Governance und Kompetenzen?
2. Mit einem relevanten Problem beginnen
Nicht «Wo können wir Agents einsetzen?», sondern: «Welches Problem möchten wir lösen?»
Erst danach sollte entschieden werden, ob Copilot, ein Agent, klassische Automatisierung oder eine einfachere Lösung den grössten Nutzen bringt.
3. Grundlagen gezielt verbessern
Nicht jede Organisation muss zuerst jahrelang aufräumen. Die Grundlagen, von denen ein konkreter Use Case abhängt, müssen jedoch stimmen: relevante Informationen, die notwendigen Berechtigungen, verständliche Prozesse und klare Verantwortlichkeiten.
4. Kontrolliert starten und Wirkung beobachten
Ein konkreter Anwendungsfall ermöglicht es, technische Machbarkeit, Nutzererfahrung, Governance und tatsächlichen Nutzen gemeinsam zu beurteilen. Entscheidend ist nicht allein, ob eine Lösung genutzt wird, sondern ob sie die Arbeit tatsächlich verbessert.
Fazit: Die eigentliche Aufgabe beginnt nach der technischen Umsetzung
Copilot und Agents eröffnen Unternehmen neue Möglichkeiten. Der M365 Summit in Mainz hat für uns vor allem eine Entwicklung bestätigt: Technologie allein entscheidet nicht darüber, ob daraus Mehrwert entsteht. Organisationen benötigen verständliche Prozesse und verlässliche Informationen. Mitarbeitende brauchen Orientierung, Kompetenzen und Raum, neue Arbeitsweisen zu erlernen. Beides setzt eine technische Umgebung voraus, die stabil, nachvollziehbar und sicher funktioniert. Organisation, Mensch und Technik sind deshalb keine voneinander getrennten Themen. Erst ihr Zusammenspiel schafft die Grundlage dafür, KI produktiv zu nutzen.
Die spannendste Erkenntnis aus Mainz war deshalb keine neue Funktion. Vielmehr hat sich gezeigt, dass sich die Aufgabe verändert hat: Technologie verfügbar zu machen, ist vergleichsweise einfach geworden. Sie verantwortungsvoll in eine funktionierende Organisation zu integrieren, ist die eigentliche Disziplin.
Ist Ihre Organisation bereit für Copilot und Agents?
Der richtige Einstieg beginnt nicht mit einer Lizenz oder einem Agent. Er beginnt mit der Frage, wo KI tatsächlich Mehrwert schaffen kann und ob Informationen, Prozesse, Berechtigungen und Mitarbeitende dafür bereit sind.
