Comptabilité et fiduciaire: l’IA au service de l’efficacité

Des chiffres gravés dans la pierre il y a plus de 3’500 ans aux solutions logicielles intelligentes, la comptabilité n’a cessé d’évoluer. Ce qui relevait encore de scénarios futurs est aujourd’hui une composante du quotidien des entreprises. L’intelligence artificielle (IA) intervient déjà dans de nombreux processus et transforme ainsi le rôle des spécialistes de la finance, de la comptabilité et du conseil fiduciaire.

L’époque où le comptable, manches protégées, tenait ses livres à la main, ou celle où il fallait alimenter de volumineuses machines comptables feuille après feuille, est révolue. Il y a quelques décennies encore, il fallait établir les ordres de paiement manuellement et remplir les bulletins de versement avant de les déposer au guichet postal. Aujourd’hui, quelques clics dans l’e-banking suffisent pour régler une facture. Cette évolution montre clairement que l’utilisation cohérente des technologies transforme les processus en profondeur.

Digitalisation, automatisation, intelligence artificielle et machine learning (ou apprentissage automatique) sont des termes omniprésents. Mais que recouvrent-ils concrètement en comptabilité? À partir de quand peut-on parler de comptabilité digitale et de traitement des justificatifs véritablement automatisé? Et quelles conséquences ces évolutions ont-elles sur les activités quotidiennes, les tâches des collaboratrices et collaborateurs ainsi que le rôle du conseil fiduciaire?

Des justificatifs papier aux processus intelligents

La comptabilité repose sur des principes clairs: débit et crédit, augmentations et diminutions. Toutefois, pendant longtemps, les données devaient être saisies en grande partie manuellement dans le logiciel comptable. Les justificatifs étaient tamponnés, transmis pour visa, enregistrés et traités, on y ajoutait ensuite la date de paiement avant de les classer dans des classeurs. Les informations n’existaient presque que sur papier.

L’automatisation suppose que les données soient disponibles sous forme digitale et, dans la mesure du possible, de manière structurée. Scanner un justificatif produit d’abord un fichier digital, par exemple un PDF. Les technologies de reconnaissance de texte permettent ensuite d’en extraire des informations utiles, telles que le numéro de facture, le montant ou le taux de TVA, et de les mettre à disposition sous une forme standardisée. Ce n’est qu’à cette condition qu’il est ensuite possible de les traiter de manière fiable.

Enfin, ces données peuvent être comparées aux écritures antérieures afin d’identifier des schémas récurrents. Prenons un exemple: jusqu’ici, les factures d’un opérateur de télécommunications ont toujours été comptabilisées sur le même compte et avec le même taux de TVA. Lorsqu’une nouvelle facture de cet opérateur est réceptionnée, un logiciel fondé sur l’IA et plus précisément, un modèle de machine learning, reconnaît ce schéma et propose l’imputation appropriée. Plus un modèle dispose de données pertinentes et plus son entraînement est performant, plus ses propositions sont fiables.

Que signifie cette évolution pour les PME?

Les nouvelles technologies déploient tout leur potentiel lorsqu’elles génèrent une valeur ajoutée concrète. La digitalisation et l’automatisation ne sont pas une fin en soi. Elles doivent être envisagées dans leur ensemble et mises en œuvre de manière cohérente au-delà des interfaces entre systèmes et processus.

Les processus assistés par logiciel prennent progressivement en charge des tâches répétitives, telles que la saisie des factures et la comptabilisation des opérations. Les missions des collaboratrices et collaborateurs évoluent donc en profondeur. Malgré ces avancées, l’humain conserve la responsabilité de la qualité des données et de l’interprétation des résultats. L’expérience, la capacité à porter un jugement éclairé et le sens des responsabilités gagnent ainsi encore en importance.

Automatiser les tâches répétitives libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée, des analyses approfondies et un accompagnement personnalisé. Les entreprises peuvent ainsi se recentrer davantage sur leur cœur de métier.

Nouvelle répartition des coûts entre l’humain et la technologie

La digitalisation et l’automatisation ne réduisent pas automatiquement les coûts à hauteur du temps de travail économisé. Une partie des ressources consacrées jusque-là aux tâches manuelles est désormais affectée aux logiciels, aux interfaces, à la gestion des données, à la sécurité informatique ainsi qu’à la maintenance et au développement continu des systèmes. Il est donc essentiel d’adopter une vision globale: les avantages ne se limitent pas aux économies potentielles, mais résident surtout dans une efficacité accrue des processus, une meilleure qualité des données, une capacité d’adaptation renforcée et davantage de temps pour les activités à valeur ajoutée.

Évoluer au rythme qui convient

Les besoins et les objectifs varient d’une entreprise à l’autre, tout comme l’ampleur et le rythme des changements. Chaque entreprise choisit les questions qu’elle souhaite aborder et le type de soutien dont elle entend bénéficier. Qu’il s’agisse de digitaliser certains processus ou d’en optimiser l’ensemble, les spécialistes fiduciaires de BDO proposent un accompagnement professionnel à chaque étape de la mise en œuvre.

La collaboration s’adapte à la situation et aux objectifs de l’entreprise. Les solutions développées ensemble s’intègrent aux processus existants et se prêtent à une mise en œuvre concrète au quotidien. La digitalisation et l’optimisation des processus peuvent ainsi être abordées de manière progressive ou dans le cadre d’une approche plus globale, en fonction des besoins et des ressources disponibles. L’objectif étant de simplifier les processus, fluidifier les opérations et dégager du temps pour d’autres tâches.