Buchhaltung und Treuhand im Wandel: Mit KI zu mehr Effizienz

Von in Stein gemeisselten Zahlen vor über 3’500 Jahren bis zu intelligenten Softwarelösungen: Die Buchhaltung hat sich stetig weiterentwickelt. Was lange nach Zukunftsmusik klang, gehört heute zum Geschäftsalltag. Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt bereits zahlreiche Prozesse – und verändert damit auch die Rolle von Fachpersonen im Finanz- und Rechnungswesen sowie in der Treuhandberatung.

Die Zeiten, in denen Buchhalter Nötzli mit Ärmelschonern Geschäftsbücher von Hand führte oder sperrige Buchungsautomaten Blatt für Blatt bestückt werden mussten, sind vorbei. Noch vor wenigen Jahrzehnten wurden Zahlungsaufträge erstellt, Einzahlungsscheine ausgefüllt und am Postschalter eingereicht. Heute lassen sich Rechnungen mit wenigen Klicks im E-Banking bezahlen. Dieser Wandel zeigt: Prozesse verändern sich grundlegend, wenn Technologie konsequent eingesetzt wird.

Begriffe wie Digitalisierung, Automatisierung, künstliche Intelligenz und Machine Learning sind allgegenwärtig. Doch was bedeuten sie konkret für das Rechnungswesen? Wann ist eine Buchhaltung digital, wann die Belegverarbeitung tatsächlich automatisiert? Und wie verändern sich das Tagesgeschäft, die Aufgaben der Mitarbeitenden und die Rolle der Treuhandberatung?

Von Papierbelegen zu intelligenten Prozessen

Buchhaltung folgt klaren Prinzipien: Soll und Haben, Zu- und Abnahmen. Die Daten mussten jedoch lange grösstenteils manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Belege wurden gestempelt, zur Visierung weitergereicht, erfasst, verarbeitet, nach der Zahlung mit dem Zahldatum versehen und in Ordnern abgelegt. Die Informationen lagen fast ausschliesslich auf Papier vor.

Automatisierung setzt digital verfügbare, möglichst strukturierte Daten voraus. Durch das Scannen eines Belegs entsteht zunächst eine digitale Datei, beispielsweise ein PDF. Technologien zur Texterkennung können daraus relevante Angaben wie Rechnungsnummer, Betrag oder Mehrwertsteuersatz auslesen und in einer standardisierten Form bereitstellen. Erst dann lassen sich die Informationen zuverlässig weiterverarbeiten.

Diese Daten lassen sich anschliessend mit historischen Buchungen abgleichen, um wiederkehrende Muster zu erkennen. Ein Beispiel: Rechnungen eines Telekommunikationsanbieters wurden bisher stets auf dasselbe Konto und mit demselben Mehrwertsteuersatz verbucht. Geht eine neue Rechnung dieses Anbieters ein, erkennt eine KI-gestützte Software – genauer: ein Machine-Learning-Modell – das Muster und schlägt eine passende Kontierung vor. Je mehr geeignete Daten verfügbar sind und je besser das Modell trainiert ist, desto zuverlässiger können die Vorschläge ausfallen.

Was bedeutet der Wandel für KMU?

Neue Technologien entfalten ihren Nutzen dort, wo sie einen konkreten Mehrwert schaffen. Digitalisierung und Automatisierung sind kein Selbstzweck. Sie müssen ganzheitlich gedacht und über System- und Prozessschnittstellen hinweg konsequent umgesetzt werden.

Softwaregestützte Prozesse unterstützen oder übernehmen zunehmend Routinetätigkeiten wie das Erfassen von Rechnungen und das Verbuchen von Geschäftsfällen. Dadurch verändern sich die Aufgaben der Mitarbeitenden grundlegend. Die Verantwortung für die Datenqualität und die Interpretation der Ergebnisse bleibt jedoch beim Menschen. Erfahrung, fundiertes Urteilsvermögen und Verantwortungsbewusstsein gewinnen deshalb weiter an Bedeutung.

Wer repetitive Arbeiten automatisiert, gewinnt Freiräume für wertschöpfende Aufgaben, fundierte Analysen und die persönliche Beratung. So können sich Unternehmen stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Verlagerung der Produktionskosten vom Menschen zur IT

Die Digitalisierung und Automatisierung führen nicht automatisch zu einer Kostenreduktion im Umfang der eingesparten Arbeitszeit. Vielmehr verlagert sich ein Teil des Aufwands von manuellen Tätigkeiten hin zu Softwarelösungen, Schnittstellen, Datenmanagement, IT-Sicherheit sowie zur kontinuierlichen Pflege und Weiterentwicklung der Systeme. Eine ganzheitliche Betrachtung ist daher entscheidend: Der Nutzen zeigt sich nicht nur in potenziellen Kosteneinsparungen, sondern insbesondere in effizienteren Prozessen, höherer Datenqualität, besserer Skalierbarkeit sowie zusätzlichen Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten.

Veränderung im passenden Tempo

Die Bedürfnisse und Ziele von Unternehmen sind unterschiedlich. Entsprechend können auch Umfang und Tempo von Veränderungsprozessen variieren. Unternehmen entscheiden selbst, welche Themen sie angehen und in welcher Form sie dabei unterstützt werden möchten. Ob es um die Digitalisierung einzelner Prozesse oder um eine umfassende Prozessoptimierung geht: Die Treuhand-Fachpersonen von BDO begleiten die jeweiligen Schritte und unterstützen bei der Umsetzung.

Die Zusammenarbeit lässt sich dabei an die Ausgangslage und die Ziele des Unternehmens anpassen. Gemeinsam werden Lösungen entwickelt, die sich in bestehende Abläufe integrieren und im Arbeitsalltag umsetzen lassen. So können Digitalisierung und Prozessoptimierung schrittweise oder umfassender angegangen werden – je nach Bedarf und verfügbaren Ressourcen. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen, Abläufe effizienter zu gestalten und Freiräume für andere Aufgaben zu schaffen.