1. Obligation d’établir un certificat de travail.
En vertu du droit suisse du travail, l’employeur a l’obligation d’établir un certificat de travail. Les employés peuvent demander un certificat de travail à tout moment. Le certificat est établi comme certificat intermédiaire pendant la durée des rapports de travail et comme certificat final au terme de ceux-ci.
2. Délai de remise
La loi ne prévoit pas de délai pour établir un certificat de travail. Dans la pratique, lorsqu’un employé en fait la demande expresse, le certificat est établi en l'espace de quelques jours. Dans le cas du certificat de travail final dont l’établissement intervient à la fin des rapports de travail, il doit être remis dans un délai raisonnable. Les employés ont la possibilité de demander un certificat de travail pendant dix ans à partir de la fin des rapports de travail.
3. Indications nécessaires
L’employeur doit mentionner les indications suivantes:
- Identités de l'employé et de l’employeur
- Début et fin des rapports de travail
- Liste détaillée des fonctions importantes et des principales activités de l’employé au cours des rapports de travail ainsi que leur durée
- Appréciation concluante des performances de l'employé (qualité et quantité du travail)
- Appréciation du comportement
- Signature légale de l’employeur y compris la date d’établissement (normalement le certificat de travail est daté et signé le dernier jour du rapport de travail)
4. Forme
Le certificat de travail doit être établi sous forme écrite (dactylographiée), il est généralement imprimé. L'exactitude linguistique est essentielle. Il faut non seulement éviter les fautes d’orthographe ou de style, mais la formulation doit être claire et compréhensible.
5. Exhaustivité
Chaque employé peut prétendre à un certificat de travail complet. Cela signifie, par exemple, que l'employeur ne peut pas omettre l’appréciation du comportement ou de la qualité du travail. Le contenu du certificat se limitera aux indications nécessaires à l’appréciation des performances ou du comportement de l'employé. Il est interdit de mentionner des informations qui n’ont pas de lien direct avec les rapports de travail.
6. Véridique et bienveillant
En outre, le certificat de travail doit contenir uniquement des affirmations véridiques formulées de manière bienveillante. En cas de faits négatifs, cette condition n’est pas toujours évidente à respecter dans la pratique car l’employeur est tenu de dire la vérité. Les faits négatifs peuvent et doivent donc être mentionnés dans le certificat, mais uniquement s'ils sont pertinents à l'appréciation globale de l'employé. Les incidents isolés ou les faits anodins n’ont pas à figurer dans le certificat de travail. Régulièrement, la question des absences prolongées dues à une longue maladie refait surface. Peuvent-elles être mentionnées? Selon le Tribunal fédéral, un fait négatif peut et doit être mentionné s’il est pertinent pour l'appréciation globale. Certaines situations sont considérées comme une raison objective de mettre fin aux rapports de travail, par exemple, lorsqu’une maladie a eu des effets importants sur les performances ou le comportement ou que des doutes ont été exprimés quant à l'aptitude d’une personne à exercer ses fonctions. Le certificat de travail doit faire mention des interruptions de travail prolongées pour cause de maladie lorsque celles-ci sont importantes en proportion de la durée totale du contrat et lorsque le fait de ne pas les mentionner peut induire en erreur quant à l’expérience professionnelle acquise. L'exemple suivant illustre la situation: le certificat final d’un employé ayant occupé une fonction dirigeante pendant quatre ans et demi mentionnait qu’il avait été malade pendant près d’un an et demi et que, à la fin du contrat, il était toujours en incapacité de travail et son rétablissement était difficilement prévisible.
Néanmoins, il est nécessaire de considérer les circonstances au cas par cas.
7. Aucun code
Les codes propres au certificat de travail et par lesquels des expressions apparemment neutres ou positives transmettent des messages négatifs à l'attention des initiés ne sont pas autorisés et ne doivent pas être utilisés.
8. Concernant le certificat d’apprentissage en particulier
En vertu de la loi, le certificat d’apprentissage doit indiquer l’activité professionnelle apprise ainsi que la durée de l'apprentissage. L’apprenti peut aussi demander un certificat complet qui donnera en plus un aperçu des tâches accomplies durant l’apprentissage et une appréciation des performances, des aptitudes et du comportement. Le certificat d’apprentissage doit aussi contenir des affirmations véridiques et être formulé de manière bienveillante. Dans la pratique, le certificat d’apprentissage inclut les éléments suivants:
- Nom, prénom, date de naissance, lieu d’origine
- Description de l’apprentissage, Indication du secteur, durée et profil
- Liste des activités et axes essentiels de la formation
- Appréciation de la qualité du travail en tenant compte des compétences techniques, méthodologiques, de la rapidité d’apprentissage, des compétences d’apprentissage, de l’indépendance, de la fiabilité.
- Appréciation de la qualification, du comportement, des compétences sociales, du savoir-vivre, de la collaboration avec les employés et les supérieurs hiérarchiques, en particulier les formateurs.
- Indications relatives à la poursuite d’une activité après l’apprentissage
- Recommandation et souhaits
- Date et signature du formateur en entreprise
9. Concernant le certificat de travail intermédiaire en particulier
Comme précédemment mentionné, l’employé peut demander un certificat intermédiaire à tout moment. De l'avis général, l’employé doit quand même démontrer un intérêt légitime. Les situations suivantes peuvent justifier la demande: changement de supérieur hiérarchique, transfert dans une autre unité commerciale, restructuration affectant l’employé, demande d’admission dans un établissement formateur, intention sérieuse de changer d'emploi et imminence de la fin du contrat. Le certificat intermédiaire est rédigé au présent, même si la fin des rapports de travail est prévisible au moment de sa rédaction (par exemple durant le délai de préavis). Il n’existe aucun droit à un certificat périodique. Le contenu du certificat intermédiaire est le même que celui du certificat de travail final.
10. Limites de l’attestation de travail
L’attestation de travail est délivrée uniquement sur demande de l’employé. Il peut arriver qu’elle soit demandée en plus du certificat complet. Les seules informations qu’elle fournit sont la durée de l'emploi et la fonction exercée. En général, l’employé demande en une lorsqu’il est en désaccord avec le certificat établi et qu’il ne peut ou ne souhaite pas le faire corriger. Il est interdit de mentionner le motif de la résiliation du contrat de travail dans l’attestation de travail (p. ex. résiliation avec effet immédiat, même si c’est le cas).
Check-list pour établir un certificat de travail
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1. Structure
2. Contenu
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