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Quels sont les devoirs d'annonce aux OS/FINMA après l'obtention de la licence?
Analyse des différents types d'annonce
Certains Organismes de Surveillance (ci-après "OS") ont publié sur leur site internet, les différents types de modifications et les devoirs d'annonce y-relatifs.
Nous relevons trois types de faits:
- Les modifications sujettes à autorisation et déclaration
- Les modifications sujettes à déclaration uniquement
- Les modifications non sujettes à autorisation ou déclaration
Le type d'annonce dépend du degré d'importance dans le maintien des conditions d'obtention de la licence. Le tableau ci-dessous récapitule les principaux faits et leurs conséquences en termes de devoir d'annonce:
|
Type de modifications |
Exemple (liste non exhaustive) |
Modifications sujettes
à autorisation et déclaration |
Modifications des documents relatifs à l'organisation et aux associés Changement des personnes responsables de l’administration et de la direction des affaires Faits susceptibles de porter atteinte à la bonne réputation ou à la garantie d’une activité irréprochable de l’établissement financier ou des personnes chargées des tâches de direction ainsi que des détenteurs d’une participation qualifiée, notamment l’ouverture de procédures pénales Faits susceptibles de porter atteinte à la bonne réputation ou à la garantie d’une activité irréprochable de l’établissement financier ou des personnes chargées des tâches de direction ainsi que des détenteurs d’une participation qualifiée, notamment l’ouverture de procédures pénales Faits susceptibles de porter atteinte à la gestion prudente et saine de l’établissement financier en raison des prises d’influence par les détenteurs d’une participation qualifiée Nouveaux détenteurs d’une participation qualifiée Modifications du capital minimal et des fonds propres, en particulier la non-observation des exigences minimales Résiliation ou modification de l’assurance responsabilité civile professionnelle Délégation de tout type de tâches (examen au cas par cas pour déterminer s’il s’agit de tâches essentielles):
Affaires à l’étranger:
Changement d’Organisme de Surveillance |
| Type de modifications | Exemple (liste non exhaustive) |
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Modifications sujettes uniquement à déclaration |
Départ d’une personne détenant une participation qualifiée Changement de la personne responsable de la gestion des risques ou du contrôle interne Changement de la personne responsable de la compliance Création, acquisition ou cession de filiales et de participations qualifiées dans des sociétés en Suisse Attribution d’un mandat à une société d’audit ou changement de celle-ci Affiliation à un organe de médiation ou changement de celui-ci Changements d’adresse de l’établissement financier |
| Type de modifications | Exemple (liste non exhaustive) |
Modifications
non sujettes à déclaration |
Nouveaux mandats isolés de gestion de fortune qui n’ont aucune incidence sur le secteur d’activité selon le règlement d’organisation Modifications des parts des personnes détenant une participation qualifiée Autres changements au sein du personnel (changement au niveau de la Gestion de portefeuilles, Administration, etc.) Autres changements concernant les locaux (extension ou déménagement de certains locaux de bureaux à la même adresse) Autres changements concernant l’infrastructure (changement des principales applications telles que le système de gestion – PMS / CRM) Acquisition de matériel d’exploitation, d’installations informatiques, de logiciels (telles que les solutions standard de Microsoft), d’équipements et de mobilier de bureau ainsi que de véhicules |
Quelles sont les démarches à entreprendre?
Les démarches à entreprendre sont différentes en fonction que la surveillance soit effectuée directement par la FINMA ou par un Organisme de Surveillance.
Gestionnaires de fortune collective, gestionnaires de fortune et trustees autorisés et surveillés par la FINMA
Pour ces établissements, les annonces se font sur la plateforme EHP de la FINMA tant pour les modifications soumises à autorisation que pour celles soumises uniquement à déclaration.
Les gestionnaires de fortune collective ont chacun un contact qui leur est attribué à la FINMA. Un contact préalable aux annonces de modifications significative est le bienvenu.
Gestionnaires de fortune et trustees autorisés par la FINMA et surveillés par un Organisme de Surveillance
Pour ces établissements, le processus est différent :
1. Pour les annonces soumises à autorisation, le dossier doit être déposé sur la plateforme EHP de la FINMA. L'OS recevra une notification l'invitant à prendre position sur cette demande de modification (maintien des conditions de la licence après la modification). En cas d'accord de l'OS, celui-ci enverra son approbation à l'assujetti par courriel qui l'utilisera pour compléter sa demande sur la plateforme EHP et la télécharger pour approbation de la FINMA. Ce processus est similaire à celui rencontré lors de la demande de licence.
En cas de refus de l'OS, l'assujetti devra modifier sa requête pour que celle-ci soit conforme aux attentes de l'OS et de la FINMA.
2. Pour les annonces soumises uniquement à déclaration, les assujettis devront les envoyer par
courriel à l'OS. Trimestriellement, les OS communiqueront ces modifications à la FINMA.
Comment présenter les annonces?
Les annonces doivent permettre à l'OS ou la FINMA de comprendre le changement requis. Elles doivent être claires et justifiées et décrire et distinctement:
- L'état actuel
- L'état désiré
- Le motif de ces changements
Les documents justificatifs et corroboratifs devront être ajoutés à la demande.
Conclusion
La surveillance continue implique de communiquer proactivement à l'OS et la FINMA les modifications apportées au sein de sa société.
D'une manière générale, en cas de doute, il est toujours préférable de prendre conseil auprès de société d'audit ou des cabinets d'avocats spécialisés.
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