Virtuelle Generalversammlungen rechtssicher durchführen
Virtuelle Generalversammlungen rechtssicher durchführen
Was Verwaltungsräte zu Statuten, Einberufung und Technik wissen müssen
Lässt sich die nächste Generalversammlung (GV) per Video durchführen? Kann eine GV per WhatsApp gültige Beschlüsse fassen? Schweizer Aktiengesellschaften dürfen heute auf einen physischen Tagungsort verzichten und Beschlüsse auch auf schriftlichem Weg ohne Versammlung treffen. Doch wie funktioniert das und welche Voraussetzungen sind einzuhalten?
Seit 2023 bietet das Gesetz Schweizer Unternehmen mehrere Möglichkeiten zur Durchführung der Generalversammlung. Dabei sind aber gewisse gesetzliche Anforderungen zu beachten. Die folgenden Ausführungen zeigen, worauf es ankommt.
Welche GV-Form passt zu Ihrem Unternehmen?
Das Obligationenrecht kennt drei Formen der Generalversammlung:
- die klassische Präsenz-GV mit Tagungsort,
- die hybride GV mit physischem Tagungsort und elektronischer Zuschaltung sowie
- die rein virtuelle GV ohne physischen Tagungsort.
Allen drei Formen gemeinsam ist, dass sie einer Einberufung durch den Verwaltungsrat gemäss den gesetzlichen und statutarischen Vorschriften bedürfen.
Nehmen sämtliche Aktionärinnen und Aktionäre an der GV teil, kann auf die Einhaltung der Einberufungsvorschriften verzichtet werden (sog. Universalversammlung). Eine Generalversammlung kann zudem auch ohne Versammlung durchgeführt werden, indem die Beschlüsse schriftlich auf Papier oder in elektronischer Form gefasst werden, sofern keine Aktionärin und kein Aktionär eine mündliche Beratung verlangt.
Wann hybride und virtuelle GV zulässig sind
Die Durchführung einer hybriden GV ist ohne besondere Statutenbestimmung möglich: Das Gesetz erlaubt es dem Verwaltungsrat zu entscheiden, ob er den Aktionärinnen und Aktionären, die nicht am Tagungsort anwesend sind, die Möglichkeit einräumen will, auf elektronischem Weg an der GV teilzunehmen. Ein entsprechender Verwaltungsratsbeschluss zur Vorbereitung der GV genügt.
Eine rein virtuelle GV ohne physischen Tagungsort ist hingegen nur zulässig, wenn die Statuten dies ausdrücklich vorsehen. Ohne entsprechende Statutenbestimmung sind GV-Beschlüsse an virtuellen Versammlungen anfechtbar oder - unter bestimmten Voraussetzungen - gar nichtig, das heisst rechtlich unwirksam.
Zudem muss der Verwaltungsrat bei einer virtuellen GV in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnen, sofern die Statuten keinen Verzicht darauf vorsehen. Eine entsprechende Formulierung in den Statuten empfiehlt sich insbesondere bei kleineren Unternehmen, da die Bestellung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters organisatorisch aufwändig und kostenintensiv sein kann. Eine mögliche Formulierung lautet:
«Bei einer virtuellen Generalversammlung kann der Verwaltungsrat beschliessen, auf die Bezeichnung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters zu verzichten.»
So läuft die virtuelle GV reibungslos ab
In der Einladung zur virtuellen Generalversammlung ist insbesondere darauf hinzuweisen, dass die Durchführung ohne physischen Tagungsort erfolgt. Zudem sind der unabhängige Stimmrechtsvertreter (sofern vorgesehen) zu bezeichnen sowie Angaben zur Zustellung der persönlichen Zugangsdaten zu machen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einwahl als Beilage zur Einladung senkt die Hemmschwelle und hilft, technische Pannen zu vermeiden.
Während der Versammlung muss der Verwaltungsrat sicherstellen, dass:
- die Identität der Teilnehmenden feststeht;
- die Voten in der Generalversammlung unmittelbar übertragen werden;
- alle Teilnehmenden Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen können;
- das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.
Insbesondere die Sicherstellung des Unmittelbarkeitsprinzips (Ziffer 2 und 3) kann in der Praxis herausfordernd sein. Der Verwaltungsrat ist deshalb gut beraten, klare Regeln für die Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel zu erlassen.
Das Gesetz macht keine technischen Vorgaben. Eine reine Tonübertragung genügt; eine Bildübertragung ist nicht erforderlich. Bei einem überschaubaren Aktionariat reicht meist handelsübliche Video- oder Telefonkonferenzsoftware aus.
Erst bei grösseren Aktionariaten lohnt sich der Einsatz spezialisierter Plattformen mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und integriertem Abstimmungstool. Vor jeder virtuellen GV empfiehlt sich ein Probelauf mit Einwahl, Wortmeldungen und Abstimmungen. Der Verwaltungsrat protokolliert die Beschlüsse wie bei einer Präsenz-GV und hält allfällige technische Probleme im Protokoll fest.
Die drei häufigsten Fehler bei virtuellen GVs
In der Praxis treten insbesondere drei Stolpersteine immer wieder auf:
1. Fehlende Statutenbestimmung
Wer die erste virtuelle GV ohne entsprechende Statutenänderung durchführt, riskiert anfechtbare oder sogar nichtige Beschlüsse.
2. Fehlender Notfallplan bei technischen Problemen
Technische Probleme während einer virtuellen GV können erhebliche Folgen haben. Stört eine Panne im Verantwortungsbereich der Gesellschaft den Ablauf der Generalversammlung, kann der Verwaltungsrat versuchen, den Mangel noch während der Versammlung zu beheben. Ist dies nicht möglich, muss die Versammlung abgebrochen und die GV zu einem neuen Termin wiederholt werden.
Alle von der Panne betroffenen Abstimmungen sind erneut durchzuführen. Bei einer Fortsetzung an einem Ersatztermin empfiehlt es sich, die Einberufungsfrist erneut einzuhalten, selbst wenn die Traktandenliste unverändert bleibt. Der Verwaltungsrat muss zudem sicherstellen, dass der Teilnehmerkreis durch den neuen Termin nicht wesentlich verändert und dass das Datum nicht rechtsmissbräuchlich festgelegt wird. Beschlüsse, die vor Eintritt der technischen Störung gültig gefasst wurden, bleiben hingegen wirksam.
3. Fehlende oder fehlerhafte Verzichtsklausel
Fehlt eine Statutenbestimmung zum Verzicht auf die Bezeichnung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters, muss ein solcher zwingend bestellt werden, damit eine virtuelle GV durchgeführt werden kann. Die Bestellung und Instruktion des Stimmrechtsvertreters kann insbesondere für kleinere Unternehmen mit erheblichem Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden sein. Eine sorgfältig formulierte Statutenklausel schafft hier frühzeitig Klarheit.
Wann ein schriftlicher GV-Beschluss sinnvoller ist
Die Aktionärinnen und Aktionäre können auch vollständig auf die Durchführung einer Versammlung verzichten. Das Gesetzt erlaubt Beschlüsse schriftlich auf Papier oder in elektronischer Form. Voraussetzung dafür ist, dass keine Aktionärin und kein Aktionär eine mündliche Beratung verlangt. Eine statutarische Grundlage ist dafür nicht erforderlich.
Das Verfahren kann entweder als Zirkularbeschluss oder als Urabstimmung durchgeführt werden:
- Beim Zirkularbeschluss unterzeichnen die Aktionärinnen und Aktionäre den umlaufenden Beschlusstext und retournieren ihn an den Verwaltungsrat.
- Bei der Urabstimmung erhalten die Aktionärinnen und Aktionäre einen Beschlussantrag mit den entsprechenden Abstimmungsunterlagen und stimmen innerhalb einer festgelegten Frist darüber ab.
Dieses Verfahren eignet sich vor allem für Gesellschaften mit kleinem Aktionariat sowie für weniger komplexe Geschäfte, bei denen das Unmittelbarkeitsprinzip eine untergeordnete Rolle spielt. Da das Gesetz technologieneutral ausgestaltet ist, können Beschlüsse grundsätzlich auch per WhatsApp, Instagram oder E-Mail rechtsgültig gefasst werden. Der Verwaltungsrat muss jedoch vorgängig sicherstellen, dass die abstimmenden Personen zweifelsfrei identifiziert werden können und legitimiert sind.
Achtung: Müssen Beschlüsse im Handelsregister eingetragen werden - etwa bei der Wahl eines Verwaltungsratsmitglieds - verlangt das Eidgenössische Handelsregisteramt eine positiv erklärte Einstimmigkeit zur Beschlussfassung auf schriftlichem bzw. elektronischem Weg. Das bedeutet, dass jede Aktionärin und jeder Aktionär ausdrücklich erklären muss, mit dem Verfahren einverstanden zu sein - unabhängig davon, wie über den Antrag abgestimmt wird. Dies ist durch den Verwaltungsrat in einem Protokoll entsprechend festzuhalten.
Ist Ihr Unternehmen bereit für die digitale GV?
Die virtuelle Generalversammlung kann für KMU eine attraktive Möglichkeit sein, wichtige Gesellschaftsbeschlüsse effizient und flexibel zu fassen. Gleichzeitig erfordert sie eine sorgfältige Vorbereitung, damit sie nicht mehr Probleme schafft, als sie löst.
Unternehmen mit kleinem Gesellschafterkreis sollten zudem prüfen, ob ein schriftlicher Beschluss allenfalls die einfachere und geeignetere Lösung darstellt.
Ziehen Sie frühzeitig qualifizierte Expertinnen und Experten bei, um die richtigen gesellschaftsrechtlichen Weichen für Ihre nächste GV zu stellen und damit mögliche zeitaufwändige und teure rechtliche Auseinandersetzungen über eine Nichtigkeit eines GV-Beschlusses zu vermeiden.
