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  • Endlich Einheitlichkeit

    Finanzmanual für Spitex-Organisationen

Artikel:

Endlich Einheitlichkeit – Finanzmanual für Spitex-Organisationen

11. Januar 2021

Remo Niederhauser, Spitex Service Center Mittelland |
5 min

Die ersten rund 20 Spitex-Organisationen wenden seit Anfang 2020 das neue Finanzmanual an und haben bereits erste Erfahrungen gesammelt. Die Feedbacks dieser Frühanwender fliessen nun laufend in die Überarbeitung des Handbuchs ein. Ab dem Geschäftsjahr 2021 werden weitere Organisationen mit der Umstellung auf das neue Finanzmanual beginnen.

Im Auftrag des Dachverbands Spitex Schweiz hat BDO massgeblich an der Überarbeitung des neuen Finanzmanuals 2020 mitgewirkt. Als externe Projektleitung war BDO zuständig für die konzeptionelle Projektabwicklung und die Redaktion.

 

Die Vergleichbarkeit der Arbeitszeit- und Kostenerhebung der Spitex-Organisationen setzt ein einheitliches Rechnungswesen über sämtliche Organisationen voraus. Deshalb wurde bereits im Jahr 2002 ein erstes Handbuch zum Rechnungswesen für Spitex-Organisationen geschaffen. Diese erste Version wurde in den vergangenen Jahren mehrfach überarbeitet. Da die letzte publizierte Version aus dem Jahr 2011 nicht die erwartete Datenqualität und auch keine vergleichbaren Kennzahlen lieferte, wurde das Projekt zur erneuten Überarbeitung des Handbuchs ins Leben gerufen. Ziel des Projektes war hauptsächlich, die vorhandenen Interpretationsspielräume zu eliminieren, allfällige Anpassungsbedürfnisse zu identifizieren und die Bedürfnisse der verschiedenen Anwendergruppen zu berücksichtigen. Um die tägliche Arbeit mit dem neuen Finanzmanual zu erleichtern, sollte die Umsetzung so praxistauglich wie möglich gestaltet werden. Im neuen Finanzmanual soll die Rechnungslegung in sämtlichen Spitex-Organisationen der Schweiz vereinheitlicht werden, damit die Qualität und Zuverlässigkeit der Datenbasis erhöht werden kann. Neben der besseren nationalen Vergleichbarkeit der Kostenstruktur soll das Handbuch die Grundlage für die strategische Führung schaffen respektive ergänzen.

 

Ein lernendes System

Sowohl Änderungswünsche der Kantonalverbände als auch Anpassungen in der rechtlichen Umgebung, wie beispielsweise die Neuordnung der Pflegefinanzierung, flossen in diese Überarbeitung ein. Das neue Finanzmanual soll laufend an die Branchenentwicklung und an aus der Praxis gewonnene Kenntnisse angepasst werden – ganz im Sinne eines lernenden Systems. Aus diesem Grund steht das Finanzmanual den Abonnenten ausschliesslich online in einem passwortgeschützten Bereich zur Verfügung.

Da sich der Umfang gegenüber der vorherigen Version ausgedehnt hat, ist eine thematische Unterteilung sinnvoll und erleichtert die Handhabung. Deshalb entstand ein 7-teiliges Finanzmanual. Die Herzstücke bilden die Teile «Finanzielles Rechnungswesen», «Zeit- und Leistungserfassung» und «Betriebliches Rechnungswesen». Ergänzt mit dem Teil «Auswertungen» wird ersichtlich, welche Kennzahlen daraus auf nationaler Ebene relevant sind und berechnet werden sollten.
 

Handbuch-zum-Rechnungswesen-für-Spitex-Organisationen
 

Die Unterschiede hinsichtlich Betriebsgrösse und Aufstellung sowie die individuellen Abläufe und Strukturen der einzelnen Spitex-Organisationen stellten bei der Überarbeitung des Finanzmanuals eine grosse Herausforderung dar - gleicht doch das Rechnungswesen der Spitex vom Grad der Komplexität einem Rezept mit 1'000 Zutaten. Dieser Heterogenität wurde durch die Einführung einer Harmonisierungsebene Rechnung getragen. Die Harmonisierungsebene definiert die Vorgaben an die nationale Vergleichbarkeit zwischen den einzelnen Spitex-Organisationen.

In verschiedenen Workshops mit Vertretern des Verbandes Spitex Schweiz, Spitex-Organisationen, Softwareanbietern sowie BDO wurden zuerst die Benchmark-relevanten Kennzahlen definiert. Anschliessend wurden die notwendigen Anpassungen im Finanzmanual im Detail eruiert. Somit wurde das gesamte Projekt von hinten aufgerollt, um festzulegen, welche Daten im Endeffekt für die Erhebung der Kennzahlen erforderlich sind und in welcher Auflösung sie benötigt werden.

 

Vorgehensweise der Überarbeitung

Im Teil «Finanzielles Rechnungswesen» wurde bei der Überarbeitung des Kontenrahmens die Bilanz vollständig mit dem Schweizer KMU-Kontenrahmen harmonisiert. In der Erfolgsrechnung wurden punktuelle Anpassungen in diese Richtung gemacht. Nach wie vor ist der Spitex-Kontenrahmen massgebend. Die Verwendung des KMU-Kontenrahmens ist möglich. Der Grund, weshalb das neue Finanzmanual den KMU-Kontenrahmen nicht vollständig implementiert hat, liegt darin, dass bei den Heimen und Spitäler in nächster Zeit noch keine Umstellung vorgesehen ist und sich die Spitex mit der Branche bewegen sollte.

Bei der Überarbeitung des Teils zur «Zeit- und Leistungserfassung» hat sich die Projektgruppe intensiv mit den typischen Aktivitäten einer Spitex auseinandergesetzt und festgestellt, dass es zwischen den Organisationen sehr grosse Unterschiede gibt. Diese mussten auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden, um die nationale Harmonisierungsebene zu definieren. Die Personalkosten haben bei Spitex-Organisationen ein sehr hohes Gewicht. Der Kostenanteil beträgt etwa 85%. Daher ist es von zentraler Bedeutung, dass die Zeit- und Leistungserfassung möglichst präzis vorgenommen wird. Die Zuteilung der Kosten in der Kostenrechnung basiert auf dieser Erfassung. Die Erfassung gibt somit die Qualität der Kennzahlen vor.

Die Änderungen im Teil «betriebliches Rechnungswesen» sind umfangreicher. Es wurde grosser Wert auf die Kostenwahrheit sowie Elimination von Interpretationsspielräumen gelegt.

Hier spielt die korrekte Erfassung in der Finanzbuchhaltung und in der Zeit- und Leistungserfassung eine zentrale Rolle. Wie erwähnt gibt die Datenerfassung die Qualität der späteren Auswertung vor. Nur mit einer korrekten Datenerfassung kann gewährleistet werden, dass die nationalen Kennzahlen verlässlich sind und eine Vergleichbarkeit zwischen den Spitex-Organisationen erreicht werden kann. Eine Übersicht der Kostenrechnung zeigt die folgende Grafik:
 


 

Diese Abbildung zeigt auf, wie Kosten und Erlöse möglichst verursachergerecht auf die Kostenträger verbucht werden, um eine möglichst genaue Kostenwahrheit zu erzielen. Die direkten Kosten, die eindeutig einer Leistung bzw. einem Kostenträger zugeordnet werden können, fliessen direkt in die Kostenträgerrechnung ein. Die indirekten Kosten werden auf den verschiedenen Aktivitäten (z.B. Mobilität, Infrastruktur, Führung und Administration) gesammelt und anhand von Umlagen als sekundäre Kosten den Kostenträgern belastet. Im Finanzmanual werden Umlageschlüssel vorgeschlagen. Besteht für einzelne Spitex-Organisationen die Möglichkeit, die Sekundärkosten genauer den Kostenträgern zu belasten, können und sollten die eigenen Schlüssel verwendet werden.

Optional besteht auch die Möglichkeit, Kostenstellen einzurichten, welche die Organisationsstruktur abbilden. Dadurch erhöht sich die Genauigkeit der Kostenumlage, weil die Kostenträger nur mit jenen indirekten Kosten belastet werden, die von der entsprechenden leistungserbringenden Abteilung verursacht wurden.
 

Zitate aus dem Spitex Magazin Nr. 3/2020:

«Das Rechnungswesen bei der Spitex wirkt zeitweise so kompliziert wie ein Rezept mit 1'000 Zutaten, muss doch jede noch so kleine Handlung einer der zahlreichen Kostenstellen zugeteilt werden. Das von Spitex Schweiz herausgegebene neue Handbuch zum Rechnungswesen für die Spitex (auch: Finanzmanual) verspricht nun Ordnung ins drohende Chaos zu bringen.»

«Eine national einheitliche Struktur ist viel wert, weil es endlich die Möglichkeit für nationale Vergleiche gibt. Bei der immer wiederkehrenden Diskussion über die Kosten der Spitex können solche Vergleiche helfen, die eigenen Kosten zu rechtfertigen.» Philippe Creux, AVASAD