Die 10 wichtigsten Fragen zum Lohnausweis

In der Schweiz bildet der Lohnausweis die wichtigste Grundlage für die Steuerveranlagung von Arbeitnehmenden. Diese, aber auch die Steuerbehörden, vertrauen darauf, dass der Lohnausweis korrekt erstellt wurde. Formale Anforderungen und gesetzliche Regelungen in Bezug auf den Lohnausweis werden oft unterschätzt. Das kann gefährlich sein, denn der Lohnausweis stellt eine Urkunde dar, die von Arbeitgebenden in grosser Anzahl ausgestellt wird und als Grundlage für die Steuerveranlagung der Arbeitnehmenden dient. Daher ist es sowohl für Arbeitgebende wie auch für Arbeitnehmende wichtig, die gesetzlichen Vorgaben im Detail zu kennen. Nachfolgend gehen wir auf die wichtigsten Fragestellungen ein.
 

1. Muss die Arbeitgeberin einen Lohnausweis ausstellen?

Artikel 127 Abs. 1 lit. a DBG (Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer) verpflichtet Arbeitgebende, den Arbeitnehmenden eine schriftliche Bescheinigung über deren Einkommen auszustellen. Daraus ergibt sich, dass die Arbeitgeberin von Gesetzes wegen einen Lohnausweis erstellen und dem Mitarbeiter zeitnah abgeben muss. Die darauf gemachten Angaben sollen wahr und klar sein.

Bei Verletzung der Bescheinigungspflicht droht der Arbeitgeberin eine Busse von bis zu 10'000 Schweizer Franken (Art. 174 Abs. 1 lit. b DBG) und ihr Verhalten kann als Mithilfe zur Steuerhinterziehung geahndet werden (Art. 175f. DBG).

Aber auch der Arbeitnehmer ist verpflichtet, den Erhalt eines vorschriftsgemäss erstellten Lohnausweises zu überwachen und diesen auf seine Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

2. Welche rechtliche Bedeutung hat der Lohnausweis?

Beim Lohnausweis handelt es sich um eine Urkunde im strafrechtlichen Sinn. Urkunden sind dazu bestimmt, Tatsachen von rechtlicher Bedeutung zu beweisen (Art. 110 Abs. 4 Satz 1 StGB Schweizerisches Strafgesetzbuch). Das unrichtige Ausfüllen eines Lohnausweises ist demnach nicht nur steuerrechtlich, sondern auch strafrechtlich relevant.

Arbeitgebende tun daher gut daran, ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, dass jeder Lohnausweis vollständig und korrekt ausgestellt wird.

3. Was passiert bei falschen Angaben im Lohnausweis?

Wird ein nicht korrekt ausgestellter Lohnausweis der Steuerbehörde eingereicht, kann dies als versuchte oder vollendete Steuerhinterziehung oder sogar als Steuerbetrug qualifizieren. Die Sanktionen betreffen sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende.

4. Haftet nur der Aussteller für die Richtigkeit des Lohnausweises?

Wie oben erläutert, sind alle Beteiligten potenziell haftbar für falsch oder unvollständig ausgestellte Lohnausweise. Jeder Lohnausweis muss den Namen der verantwortlichen Person seitens Arbeitgeber enthalten. Diese Person bestätigt die Vollständigkeit und Richtigkeit. Naturgemäss sollte es sich dabei um eine Person handeln, die über genügend Kenntnisse verfügt, um diese Bestätigung ausstellen zu können. Dies dürfte beispielsweise bei externen Beauftragten regelmässig nicht der Fall sein.

Je nach Situation stehen die verantwortlichen Personen in der Pflicht bzw. haften mit. Neben einer Busse droht die Solidarhaftung für die hinterzogene Steuer, auch wenn es sich um die private Steuer der Empfängerin des Lohnausweises handelt. Sollten allfällige Nachsteuern bei der Steuerpflichtigen nicht erhoben werden können, kann sich das Steueramt an den Ersteller des Lohnausweises persönlich oder an den Arbeitgeber bzw. dessen Vertreter wenden. Bei externen Beauftragten (beispielsweise einem Treuhandbüro) ist eine Sorgfaltspflichtverletzung gemäss Auftragsrecht zu prüfen.

5. Muss der Lohnausweis unterzeichnet sein?

Manuell erstellte Lohnausweise müssen von Hand rechtsgültig unterzeichnet werden. Werden die Lohnausweise jedoch mithilfe einer Software im Massenverfahren erstellt, genügt der elektronische Andruck der verantwortlichen Person. Die vollständige juristische Firma (Name der Arbeitgeberin) muss in jedem Fall aufgeführt werden. Am effizientesten werden Lohnausweise mittels Lohnprogramm erstellt, welches im Idealfall swissdec-zertifiziert ist. Die Formulare sind aber auch auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung oder im e-Lohnausweisprogramm der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK verfügbar.

6. Warum ist die Angabe der verantwortlichen Person erforderlich?

In der «Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung»,* herausgegeben von der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK und der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV (nachfolgend «Wegleitung Lohnausweis»), wird explizit verlangt, dass die für den Lohnausweis zuständige Person sowie deren Telefonnummer anzugeben ist (Rz 12, Wegleitung Lohnausweis).

Auf diese Weise kann die verantwortliche Person ermittelt werden, sollte sich der Lohnausweis als unvollständig oder inkorrekt herausstellen.

7. Ist es zulässig, zwei Lohnausweise in einem Jahr zu erstellen?

In der Regel soll und darf nur ein Lohnausweis pro Mitarbeiter und Jahr erstellt werden. Falls aus sachlichen Gründen mehrere Lohnausweise erstellt werden müssen, ist auf allen Lohnausweisen unter Ziffer 15 darauf hinzuweisen (Beispiel: «Einer von zwei Lohnausweisen»).

8. Wie ist bei mehreren Ein- und Austritten während eines Jahres zu verfahren?

Der Lohnausweis ist grundsätzlich bei Austritt geschuldet. Im Feld «E» ist jeweils der erste und letzte Tag des Arbeitsverhältnisses anzugeben. Wird nur ein Lohnausweis für das ganze Jahr ausgestellt, so ist in Feld «E» der erste und letzte Arbeitstag des Jahres zu nennen. Zusätzlich ist in Ziffer 15 des entsprechenden Lohnausweises zu erwähnen, dass es sich nicht um ein durchgehendes Arbeitsverhältnis handelte.

9. Wie kann mit Lohnbestandteilen verfahren werden, die erst im neuen Geschäftsjahr ausbezahlt werden?

Lohnzahlungen für das Jahr x gehören in den Lohnausweis des Jahres x, sofern die Höhe bekannt ist und die Zahlung nicht gefährdet ist, auch wenn die Zahlung erst im Folgejahr erfolgt. Beispiele dafür sind VR-Entschädigungen, Abgangsentschädigungen oder Gratifikationen. Diese Elemente sind somit bei Entstehung des Rechtsanspruchs zu bescheinigen. Wenn die Höhe der Lohnzahlung (z.B. einer Gewinnbeteiligung) jedoch erst nach Erstellung des Jahresabschlusses im Folgejahr bekannt ist, so ist der Lohnbestandteil zum Zeitpunkt des Zuflusses zu bescheinigen, also im Jahr x + 1. Oft ist dies bei variablen Lohnbestandteilen der Fall (Bonus, Gewinnbeteiligung, freiwillige Sondervergütung). Diese Lösung ist auch anwendbar, wenn die Arbeitgeberin Liquiditätsprobleme hat und somit unsicher ist, ob sie die geschuldeten Löhne überhaupt noch auszahlen kann.

Falls die Lohnbestandteile bereits im alten Jahr persönlich zugeteilt worden sind oder wenn die Verbuchung der Gewinnanteile auf dem Kontokorrent der Teilhaberinnen oder Aktionäre im alten Jahr erfolgte, gelten diese Lohnbestandteile als im alten Jahr erworben und müssen im Lohnausweis des alten Jahres (Jahr x) bescheinigt werden. 

Werden variable Lohnbestandteile an Mitarbeitende ausbezahlt, die das Unternehmen zwischenzeitlich verlassen haben, sind diese als «Nachzahlung» zu deklarieren. Dies hat zur Folge, dass bestimmte Grenzwerte und Ansätze zum Zeitpunkt des Austritts angewendet werden und nicht zum Zeitpunkt der Auszahlung (z.B. maximal versicherter Lohn ALV/UVG).

10. Müssen auch Privatpersonen unter Umständen einen Lohnausweis erstellen?

Auch eine Privatperson kann Arbeitgeber sein, ohne sich dessen bewusst zu sein. Wer Personen beschäftigt und ihnen dafür einen Geld- oder Naturallohn zahlt, ist Arbeitgeber. Er hat die Pflicht, die Person zu versichern, Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten und einen Lohnausweis zu erstellen. Typische Beispiele für von Privatpersonen beschäftigte Arbeitnehmende sind Raumpflegerinnen, Haushaltshilfen, Gärtner, Handwerkerinnen, Babysitter, etc. Ein Lohnausweis muss jedoch nicht ausgestellt werden, wenn das vereinfachte Abrechnungsverfahren angewendet wird.

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