Quand la confiance est rompue: mesures de prévention essentielles pour les NPO

L’approbation des paiements selon le principe du double contrôle ainsi que la signature collective pour les contrats et les engagements constituent pourtant le strict minimum en matière de sécurité. Au-delà des pertes financières, un détournement de fonds porte généralement une atteinte considérable à la réputation de l’organisation concernée. Les conséquences peuvent se traduire par une baisse des dons, une diminution du nombre de membres ou, dans les cas les plus graves, par la perte de conventions de prestations avec les pouvoirs publics. Une telle situation peut rapidement fragiliser l’équilibre financier de l’organisation et compromettre la réalisation de sa mission.

Quatre yeux valent mieux que deux: l’importance d’une validation des paiements à deux niveaux

L’expression «La confiance n’exclut pas le contrôle » reste plus actuelle que jamais. Pourtant, de nombreuses organisations continuent de fonctionner sur la seule base de la confiance. Les organes stratégiques, tels que le comité de l’organisation ou le conseil de fondation, ont la responsabilité de mettre en place des mesures préventives et d’assurer un niveau de contrôle adéquat. Des mécanismes de surveillance efficaces permettent de réduire sensiblement les risques de fraude, d’erreurs et de dommages financiers importants.

Les causes des abus financiers sont nombreuses. Elles peuvent être liées à une situation de dépendance, à des difficultés financières personnelles ou à d’autres circonstances exceptionnelles. Dans certains cas, puiser dans les fonds de l’organisation apparaît comme une solution temporaire, sans que les montants prélevés ne soient finalement remboursés. Même des personnes de confiance, engagées depuis de nombreuses années au sein de l’organisation, peuvent traverser des périodes difficiles. Il est donc essentiel de protéger non seulement l’organisation, mais aussi les personnes qui ont accès aux ressources financières. Même si cela implique des procédures légèrement plus lourdes, toute opération de paiement devrait être validée par une seconde personne autorisée.

L’approbation des paiements selon le principe des quatre yeux implique que chaque transaction financière soit contrôlée et validée indépendamment par deux personnes autorisées. Cette mesure renforce la sécurité et réduit à la fois les risques de fraude et les erreurs involontaires. La plupart des systèmes d’e-banking permettent aujourd’hui de mettre en œuvre facilement ce principe, pour autant qu’il soit correctement paramétré.

Dans d’autres domaines, une signature individuelle peut se justifier pour des raisons pratiques. Dans ce cas, les compétences et limites de cette autorisation doivent être clairement définies dans des directives internes ou dans une décision formelle de l’organe stratégique.

Un contrat, deux signatures: comment éviter des décisions coûteuses

Imaginons qu’un président signe seul un bail commercial de dix ans, assorti d’un loyer largement supérieur aux capacités financières de son association. Dans la pratique, de telles situations auraient pu être évitées grâce à la mise en place de règles internes appropriées.

De manière générale, il est déconseillé d’autoriser la signature individuelle pour conclure des contrats ou passer des commandes. La bonne pratique, y compris pour les petites et moyennes organisations, consiste à exiger une signature collective des membres de l’organe stratégique (le cas échéant conjointement avec la direction opérationnelle). Un contrat ou un engagement ne devient alors juridiquement contraignant qu’après avoir été signé par deux personnes dûment autorisées.

Si les statuts ne précisent aucune disposition relative au pouvoir de signature, il est recommandé d’adopter un règlement de signature. Pour les organisations inscrites au registre du commerce, les pouvoirs de signature sont définis dans le cadre de l’inscription au registre. Cette situation implique toutefois l’obligation de maintenir ces informations à jour, notamment en cas de changement au sein du comité, du conseil de fondation ou de la direction. Il est également conseillé de vérifier régulièrement les pouvoirs de signature enregistrés auprès des établissements bancaires, par exemple dans le cadre des travaux de clôture des comptes.

Lorsqu’une personne disposant d’un pouvoir de signature quitte l’organisation, la suppression de ses droits de signature auprès de la banque et, le cas échéant, au registre du commerce, doit faire partie intégrante de la procédure de départ.

Identifier les risques avant qu'un dommage ne suivienne

Une gestion moderne d’une organisations à but non lucratif repose notamment sur un système structuré de gestion des risques (Risk Management, RM) ainsi que sur un système de contrôle interne (SCI). Ces outils déploient toute leur efficacité lorsqu’ils font l’objet d’un examen régulier et d’une mise à jour continue, intégrés de manière naturelle aux responsabilités du comité, du conseil de fondation et de la direction.

Le SCI regroupe l’ensemble des mesures de contrôle interne visant à surveiller et à maîtriser les processus financiers de l’organisation. Son objectif est d’identifier et de corriger rapidement les erreurs et les risques présents dans les activités opérationnelles. Il contribue ainsi à protéger le patrimoine de l’organisation et à garantir la fiabilité des informations financières. L’essentiel est de ne pas considérer le SCI comme une activité de contrôle isolée, mais comme un élément à part entière des processus de gestion.

Une gestion des risques efficace commence par l’identification et l’évaluation des principaux risques liés aux activités de l’organisation. Sur cette base, il est possible de définir des mesures appropriées. L’analyse des risques permet ensuite de déterminer les processus qui doivent être pris en compte dans le SCI. Ceux-ci sont documentés puis examinés sous l’angle des risques financiers et des mécanismes de contrôle déjà en place.

Le SCI apporte ainsi une contribution essentielle à:

• la protection du patrimoine de l’organisation;
• la fiabilité et la sécurité des processus;
• la prévention des erreurs et des irrégularités.

Responsabilité du comité et du conseil de fondation: le bénévolat n'exclut responsabilité

Le comité ou le conseil de fondation dirige les affaires de l’organisation et est responsable de son organisation adéquate. Les activités doivent être exercées avec diligence et dans l’intérêt de l’organisation. Toute violation du devoir de diligence, qu’elle résulte d’un acte intentionnel ou d’une négligence grave, peut engager la responsabilité de ses auteurs lorsqu’elle cause un dommage à l’organisation ou à des tiers. Cela peut également s’appliquer individuellement aux membres du comité ou du conseil de fondation.

Lorsqu’un dommage découle d’un contrat valablement signé, l’organisation répond en principe de ses engagements sur son patrimoine propre. Toutefois, si la personne signataire cause un dommage, par négligence ou délibérément (faute au sens de l’art. 41 CO), sa responsabilité personnelle peut également être engagée.

La mise en place de mécanismes de contrôle, tels que le principe des quatre yeux pour la validation des paiements ou la signature collective pour les contrats et les engagements, correspond aujourd’hui à des standards reconnus de bonne gouvernance. Si les tribunaux ne se sont pas prononcés de manière définitive sur la question de savoir si l’absence de telles mesures constitue systématiquement une violation du devoir de diligence, il est néanmoins probable qu’un manque de contrôles élémentaires soit apprécié de manière critique en cas de litige relatif à la responsabilité.