Stellvertretungsmandate als Chance
Stellvertretungsmandate als Chance
Ein Ausfall kommt selten gelegen. Doch gerade in solchen Situationen entstehen oft neue Chancen.
Fällt eine Schlüsselperson aufgrund von Krankheit, Mutterschaft oder einer vakanten Stelle aus, gerät das Tagesgeschäft schnell unter Druck. Viele Unternehmen unterschätzen jedoch, dass eine externe Fachperson nicht nur kurzfristig entlastet, sondern auch einen wertvollen Blick von aussen mitbringt. Sie hinterfragt Abläufe, die «schon immer so» funktionieren, und erkennt Potenziale in Strukturen, die intern längst als gesetzt gelten.
Genau darin liegt der Mehrwert eines Stellvertretungsmandats: Es geht nicht nur um eine temporäre Überbrückung, sondern oft auch um die Möglichkeit, Prozesse und Organisation gezielt weiterzuentwickeln.
Einsatzarten von Stellvertretungsmandaten
Die Einsatzmöglichkeiten für Stellvertretungsmandate sind vielfältig. Sie reichen von planbaren Abwesenheiten - etwa bei Mutterschaft oder unbezahltem Urlaub - bis hin zu kurzfristigen Ausfällen infolge von Krankheit oder Unfall.
Hinzu kommt der anhaltende Fachkräftemangel: Viele Unternehmen können offene Stellen nicht rechtzeitig oder nicht mit der passenden Person besetzen. Dadurch entstehen häufig hoher Handlungsdruck und operative Risiken, insbesondere wenn wichtiges Know-how oder zentrale Prozesse abgesichert werden müssen.
Ist eine interne Stellvertretung nicht möglich, kann auch das temporäre Outsourcing einzelner Aufgaben - beispielsweise im Finanz- und Rechnungswesen - eine sinnvolle Alternative darstellen.
Qualifikationen und Dauer von Stellvertretungsmandaten
Besonders verbreitet sind Einsätze als interimistische Geschäftsführung. Aber auch Funktionen in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Controlling oder Sachbearbeitung werden regelmässig im Rahmen von Interimsmandaten übernommen.
Die Dauer solcher Einsätze hängt stark von Art und Zielsetzung des Mandats ab. Gemäss dem Schweizerischen Dachverband für Interimsmanagement dauert rund die Hälfte aller Mandate bis zu vier Wochen, während die übrigen deutlich länger andauern - teilweise bis zu einem Jahr oder mehr.
Daraus lassen sich zwei typische Einsatzformen ableiten:
- Kurzfristige Mandate (bis ca. 4 Wochen):
Zur sofortigen Überbrückung akuter personeller Engpässe oder Führungslücken. - Längerfristige Mandate (mehrere Monate bis über ein Jahr):
Zur Vakanzüberbrückung, bei Nachfolgeregelungen oder im Rahmen von Restrukturierungen und Transformationen.
Von der Anfrage zur Unterstützung
Damit eine Stellvertretung schnell und wirkungsvoll eingesetzt werden kann, braucht es einen klaren und effizienten Ablauf. Nach der ersten Bedarfsanalyse werden Anforderungen, Einsatzdauer und Verantwortlichkeiten definiert. Anschliessend erfolgt die Auswahl der passenden Fachperson, bevor die operative Übergabe und der Einsatz starten. Eine strukturierte Begleitung während des Mandats stellt sicher, dass Unternehmen rasch entlastet werden und der Wissenstransfer funktioniert.
Der strukturierte Ablauf eines Stellvertretungsmandats – von der ersten Anfrage über Bedarfsanalyse und Offerte bis zur erfolgreichen Zusammenarbeit.
Welche Vorteile bietet eine externe Stellvertretung?
Der Einsatz einer externen Fachperson schafft nicht nur kurzfristige Entlastung, sondern bietet Unternehmen auch strategische Vorteile:
- Schnelle Verfügbarkeit: Interimsfachpersonen können meist kurzfristig eingesetzt werden. Sie sind es gewohnt, rasch Verantwortung zu übernehmen und sich effizient in bestehende Strukturen einzuarbeiten.
- Gezielte Fachexpertise: Dank ihrer Berufs- und Lebenserfahrung bringen sie genau das Wissen mit, das im Unternehmen aktuell fehlt – sei es im Personalbereich, im Finanz- und Rechnungswesen oder im Controlling.
- Neutraler Blick von aussen: Externe Fachpersonen beurteilen Situationen objektiv, bringen neue Perspektiven ein und erkennen Optimierungspotenziale oft schneller als interne Mitarbeitende.
- Entlastung der Organisation: Führungskräfte und Teams gewinnen Zeit und Stabilität, um sich weiterhin auf das operative Geschäft konzentrieren zu können.
Erfolgsfaktoren für einen gelungenen Interimseinsatz
Damit ein Stellvertretungsmandat erfolgreich verläuft, müssen die organisatorischen Rahmenbedingungen stimmen. Dazu gehören unter anderem ein funktionierender Zugang zu Hard- und Software, klare Zuständigkeiten sowie eine gute Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externer Fachperson.
Folgende Faktoren erhöhen die Erfolgschancen zusätzlich:
- Klare Rollen und Ziele: Bereits zu Beginn sollte definiert sein, welche Aufgaben übernommen werden, welche Ziele erreicht werden sollen und welche Entscheidungskompetenzen bestehen.
- Rückhalt durch die Führungsebene: Externe Fachpersonen benötigen die Unterstützung der Geschäftsleitung oder der direkten Vorgesetzten - insbesondere dann, wenn schwierige Entscheidungen getroffen oder Veränderungen umgesetzt werden müssen.
- Investition mit langfristigem Nutzen: Eine externe Stellvertretung verursacht zwar zusätzliche Kosten, kann aber grössere Schäden, Verzögerungen oder operative Risiken verhindern und damit langfristig einen hohen Mehrwert schaffen.
- Fachliche und persönliche Kompetenz: Erfahrung, Fachwissen und Empathie schaffen Vertrauen und Akzeptanz im Unternehmen. Gerade in Übergangsphasen sind diese Faktoren entscheidend.
- Ausreichend Zeit für Wirkung: Auch erfahrene Interimsfachpersonen benötigen eine gewisse Einarbeitungszeit. Einsätze sollten deshalb so geplant werden, dass nachhaltige Resultate möglich sind.
Rechtzeitig planen, was planbar ist
Im Sinne von «Make friends before you need them» lohnt es sich, mögliche Zusammenarbeitspartner frühzeitig kennenzulernen - bevor eine akute Situation entsteht.
Wer relevante Prozesse dokumentiert, Zuständigkeiten festhält und Informationen regelmässig aktualisiert, schafft die Grundlage dafür, dass externe Unterstützung im Ernstfall schnell und effizient übernehmen kann.
Besonders empfehlenswert ist dies bei Schlüsselpersonen, die ihre Funktion allein ausüben oder Zugriff auf vertrauliche Daten und kritisches Unternehmenswissen haben.
