Finanzreporting und Finanzierungsmanagement: So erfüllen Sie die Anforderungen von Geldgebern

Organisationen, die von öffentlichen oder privaten Finanzierungen profitieren, bewegen sich in einem Umfeld, in dem die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftspflicht immer höher werden. Ob es sich um die Europäische Union, das Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) oder andere Förderorganisationen handelt: Die Qualität des Finanzreportings ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg, um die erhaltenen Finanzierungen zu sichern und die Glaubwürdigkeit der Institution zu wahren.

Finanzreporting: Mehr als eine administrative Verpflichtung

Ein sorgfältiges Finanzreporting ermöglicht es nicht nur, die ordnungsgemässe Verwendung der erhaltenen Mittel nachzuweisen, sondern bietet den Geldgebern auch einen klaren Überblick über den Projektfortschritt, die Ressourcennutzung und die Erreichung der gesetzten Ziele.
Von der Europäischen Union finanzierte Programme verlangen insbesondere die regelmässige Erstellung detaillierter technischer und finanzieller Berichte. Diese ermöglichen es, die angefallenen Kosten, deren Förderfähigkeit und deren direkten Bezug zu den finanzierten Aktivitäten zu rechtfertigen. Die Begünstigten müssen in der Lage sein, während des gesamten Projektzyklus und bei möglichen Audits eine vollständige und kohärente Dokumentation vorzulegen.

Sechs bewährte Praktiken für ein zuverlässiges Finanzreporting

1. Eine dedizierte Kostenrechnung einrichten

Jedes finanzierte Projekt sollte über Folgendes verfügen:

• eine spezifische Kostenstelle;
• eine separate Budgetüberwachung;
• eine dokumentierte Aufschlüsselung der direkten und indirekten Kosten.

Dieser Ansatz erleichtert die Abstimmung zwischen den gemeldeten Ausgaben und den Buchungssätzen und reduziert gleichzeitig das Risiko von Fehlern beim Reporting erheblich.

2. Die vollständige Nachvollziehbarkeit der Ausgaben sicherstellen

Jede gemeldete Ausgabe muss nachgewiesen werden durch:

• eine Rechnung oder einen Beleg;
• einen Zahlungsnachweis;
• einen Vertrag oder eine Vereinbarung, falls erforderlich;
• einen Nachweis des Bezugs zu den Projektaktivitäten.

Die Nachvollziehbarkeit ist einer der wichtigsten Kontrollpunkte bei Audits durch die Europäische Kommission oder beauftragte Organisationen.

3. Interne Richtlinien und Vorschriften einführen

Empfänger von Finanzierungen sollten interne Richtlinien und Vorschriften einführen, die insbesondere Reisekosten, die Inanspruchnahme externer Dienstleister, den Erwerb von Gütern sowie Investitionen in Ausrüstung und andere Anlagegüter regeln. Diese Dokumente sollten die Genehmigungsprozesse, die anwendbaren Förderkriterien und die vorzulegenden Nachweise klar definieren. Sie tragen dazu bei, die Einhaltung der Anforderungen der Geldgeber zu stärken und spätere Kontrollen und Audits zu erleichtern.

4. Personalkosten sorgfältig dokumentieren

Personalkosten stellen oft die wichtigste und zugleich am stärksten kontrollierte Ausgabenkategorie dar.

Bewährte Praktiken umfassen:

• die Führung von Stundennachweisen, sofern erforderlich, entweder in einem IT-System oder auf manuellen Blättern;
• klare Stellenbeschreibungen;
• eine dokumentierte Methodik zur Berechnung der Lohnkosten;
• die Aufbewahrung von Arbeitsverträgen und Gehaltsnachweisen.

5. Ein robustes internes Kontrollsystem einrichten

Es wird empfohlen, Folgendes zu definieren:

• die Verantwortlichkeiten der einzelnen Beteiligten;
• einen Ausgabenvalidierungsprozess durch die Projektleitung;
• periodische Kontrollen vor Einreichung der Berichte;
• eine unabhängige Überprüfung wichtiger finanzieller Erklärungen.

Eine frühzeitige Erkennung von Unregelmässigkeiten ermöglicht es, kostspielige Korrekturen bei Audits zu vermeiden.

6. Das Audit bereits ab Projektbeginn vorbereiten

Ein häufiger Fehler besteht darin, die Dokumentation erst zum Zeitpunkt der Kontrolle vorzubereiten.

Im Gegenteil: Eine «auditbereite» Organisation ermöglicht es,

• Belege systematisch zu ordnen;
• Beweismittel in sicherem elektronischem Format aufzubewahren;
• wichtige Entscheidungen zu dokumentieren;
• eine vollständige und aktuelle Projektdokumentation zu führen.

Die Europäische Union kann während der Projektlaufzeit sowie mehrere Jahre nach Abschluss des Projekts Kontrollen und Audits durchführen.

BDO empfiehlt, bereits bei Unterzeichnung des Finanzierungsvertrags Kontakt mit einer Revisionsgesellschaft aufzunehmen und das Audit entsprechend zu planen. Die Frist für die Einreichung des Abschlussberichts ist häufig sehr kurz und kann je nach Förderprogramm lediglich rund 60 Tage nach Projektende betragen. Abschliessend weisen wir darauf hin, dass die von den Geldgebern, insbesondere der EU und dem SBFI, geforderten Projektprüfungen spezifischen Anforderungen an die Qualifikation und Unabhängigkeit der Prüfenden unterliegen und je nach den anwendbaren Förderbedingungen durch zugelassene Revisionsexpertinnen und Revisionsexperten durchgeführt werden müssen.

EU- und SBFI-Finanzierungen: Darauf sollten Schweizer Begünstigte achten

Für Schweizer Begünstigte, die an europäischen Programmen teilnehmen oder von Finanzierungen über das SBFI profitieren, verdienen mehrere Aspekte besondere Aufmerksamkeit.

Förderkriterien strikt einhalten

Eine tatsächlich getätigte Ausgabe ist nicht zwangsläufig förderfähig.

Die gemeldeten Kosten müssen insbesondere:

• in der Fördervereinbarung vorgesehen sein;
• während des abgedeckten Zeitraums anfallen;
• für die Durchführung des Projekts erforderlich sein;
• ordnungsgemäss in der Buchhaltung der Organisation erfasst sein.

Reporting-Fristen einhalten

Finanz- und technische Berichte unterliegen festen Fristen. Jede Verzögerung kann zur Folge haben:

• eine Verschiebung der Zahlungen;
• die Anforderungen zusätzlicher Informationen;
• in bestimmten Fällen finanzielle Korrekturen.

Subunternehmer und Partner richtig managen

Über externe Partner oder Subunternehmer getätigte Ausgaben müssen:

• durch angemessene Verträge geregelt sein;
• den geltenden Auswahlregeln entsprechen;
• durch eine Dokumentation, die den Mehrwert der Leistungen belegt, nachgewiesen werden.

Dokumente vollständig aufbewahren

Die Begünstigten müssen alle Belege aufbewahren, um auf mögliche Kontrollen nach Projektabschluss reagieren zu können. Eine klare Regelung zur Dokumentenaufbewahrung ist ein unverzichtbares Element der Governance.

Fazit

Das Management von Fördermitteln sollte nicht als blosse Übung zur Einhaltung von Vorschriften betrachtet werden. Es ist ein echtes Steuerungsinstrument, das die optimale Nutzung der Ressourcen, die Sicherung zukünftiger Finanzierungen und die Stärkung des Vertrauens institutioneller Partner ermöglicht.

Organisationen, die in zuverlässige Reporting-Prozesse, eine sorgfältige Dokumentation und eine kontinuierliche Vorbereitung auf Audits investieren, reduzieren ihre finanziellen Risiken erheblich und verbessern gleichzeitig ihre Fähigkeit, neue Finanzierungsmöglichkeiten zu erschliessen. In einem Umfeld, in dem die Anforderungen der Geldgeber weiter steigen, bleiben vorausschauendes Handeln und die Qualität der Finanzinformationen die besten Verbündeten der Begünstigten.