Als eigenständiger Verein mit Sitz in Luzern ist die Caritas Schweiz Mitglied des internationalen Caritas-Netzwerks, das weltweit 160 Organisationen umfasst.
Gesucht: Eine einheitliche Lösung trotz unterschiedlichen Voraussetzungen
Das bisherige Tool für die Zeiterfassung erfüllte die Anforderungen der verschiedenen Mitarbeiterzielgruppen nicht mehr. Für die Lohnverarbeitung und Personaldatenverwaltung war Abacus bereits im Einsatz, mit MyAbacus werden die Mitarbeitergespräche abgewickelt und für ihr Finanzcontrolling nutzt Caritas das Modul Projektverwaltung, welches als Basis für die künftige Lösung genutzt werden soll. Die neue Zeiterfassung sollte in die bestehenden Applikationen integriert werden, damit die rapportierten Zeitangaben auch auf die verschiedenen Projekte verteilt werden können.
Da Auswertungen im HR-Controlling immer mehr an Wichtigkeit gewinnen, sollte dieses Potenzial noch besser genutzt werden.
Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
Ziel des Projekts war es, für alle Anwendungen im HR und weiteren Bereichen eine einheitliche Applikation zu nutzen, um Schnittstellen gesamtbetrieblich zu minimieren. Eine weitere Herausforderung stellen die unterschiedlichen Standorte der Projekte dar: Von Haiti, über Äthiopien, Kambodscha, dem Libanon, Bolivien bis nach Burkina Faso sind Mitarbeitende im Einsatz. Dazu wurden die entsprechenden Feiertagskalender und Arbeitszeitmodelle für Länder hinterlegt. Zusätzlich sollte die einheitliche Lösung in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar sein, mit der die über 600 Mitarbeitenden einfach und ortsunabhängig arbeiten können.
Zusammenarbeit als Schlüssel zum Erfolg
Der Schlüssel zum Erfolg lag in der engen Zusammenarbeit zwischen BDO und Caritas Schweiz. Die Ausgangslage und Bedürfnisse von Caritas Schweiz wurden sehr genau eruiert. Eine enge und rasche Kommunikation zwischen den involvierten Personen ermöglichte es, pragmatische Lösungen zu finden und einen konstruktiven Austausch zu pflegen. Dabei wurden auch alternative Wege gegangen, um die auftretenden Herausforderungen gemeinsam zu meistern.
Aufgrund der Vorarbeit und der damit verbundenen Erfahrungen mit dem ersten Projekt, konnten innerhalb eines Monats zwei weitere Mandanten aufgebaut und eingeführt werden, für welche Caritas Schweiz die HR-Dienstleistungen erbringt. Weniger als ein halbes Jahr lag zwischen dem ersten Meeting und dem Go-live der neuen Zeiterfassungssysteme.
Sie möchten mehr über die Möglichkeiten mit MyAbacus erfahren?
Kontaktieren Sie BDO. Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen schweizweit an über 30 Standorten beratend zur Seite.