Beendigung von Arbeitsverhältnissen leicht gemacht: Wie NPO Fallstricke vermeiden können 1 Dieser Fachartikel basiert teilweise auf dem Beitrag der Autorin lic. iur. Christa Kalbermatten, Rechtsanwältin, mit dem Titel «Stolpersteine bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Wie lassen sie sich umgehen?», der von EXPERTsuisse in der elektronischen Ausgabe von EXPERT FOCUS im September 2025 erstveröffentlicht wurde.

I. Beendigung durch ordentliche Kündigung durch die Arbeitgeberin

1. Allgemein

Die Kündigung ist eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung, die das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt hin aufhebt 2 Portmann W./Rudolph R., Widmer Lüchinger C./Oser D. (Hrsg.), Basler Kommentar Obligationenrecht I, 7. Auflage, Basel 2020, Art. 335 N 4;

Streiff U./von Kaenel A./Rudolph R., Arbeitsvertrag, Praxiskommentar zu Art. 319–362 OR, 7. Auflage, Zürich 2012, Art. 335 N 2. . Auch NPO als Arbeitgeberinnen benötigen für eine ordentliche Kündigung keinen besonderen Grund. Es gilt grundsätzlich die Kündigungsfreiheit. Diese wird jedoch durch das Verbot der missbräuchlichen Kündigung und durch die gesetzlichen Sperrfristen (siehe unten Ziff. I.4) eingeschränkt.

Schliesslich gelten auch für NPO die Vorschriften für Massenentlassungen, wenn die Arbeitgeberin innert 30 Tagen in einem Betrieb Kündigungen aus Gründen ausspricht, die in keinem Zusammenhang mit der Person der Arbeitnehmenden stehen und dabei folgende Grenzwerte überschritten werden (Art. 335d OR):

• mindestens 10 betroffene Arbeitnehmende in Betrieben, die 21 bis 99 Arbeitnehmende beschäftigen;
• mindestens 10% der Arbeitnehmenden in Betrieben, die 100 bis 299 Arbeitnehmende beschäftigen;
• mindestens 30 Arbeitnehmende in Betrieben, die mind. 300 Arbeitnehmende beschäftigen.

 

2. Zuständigkeit und Form

Die Kündigung ist durch die Vertragspartei oder eine Vertretung auszusprechen. Die Vertretung kann sich aus Organstellung (z.B. Vorstandsmitglied), Prokura (z.B. Prokuristin) oder einer gewillkürten Bevollmächtigung nach Art. 32 OR (z.B. HR-Fachperson, die vom Vorstand oder Verwaltungsrat eine Vollmacht zum Beendigen von Arbeitsverhältnissen erhält) ergeben 3 Streiff/von Kaenel/Rudolph (Fn. 2), Art. 335 N 8. . Empfehlenswert ist, dass die gemäss Handelsregister zeichnungsberechtigten Personen die Kündigung unterzeichnen. Bei Kollektivzeichnungsberechtigung zu zweien ist zwingend zu beachten, dass zwei Personen mit Kollektivzeichnungsberechtigung unterzeichnen.

Die Kündigung bedarf grundsätzlich keiner besonderen Form 4 Portmann/Rudolph (Fn. 2), BSK OR I, Art. 335 N 11. , sie kann also auch mündlich, per SMS, WhatsApp oder E-Mail ausgesprochen werden. Schreibt der Arbeitsvertrag oder ein Reglement, das Bestandteil des Arbeitsvertrags ist, jedoch Schriftform vor, wird Schriftlichkeit gemäss Art. 12 ff. OR verlangt. Das bedeutet, dass die Kündigung in Papierform ausgestellt werden muss und die handschriftliche Unterschrift der kündigenden Partei erforderlich ist. Eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder dergleichen genügt dann nicht.

Aus Beweis- und Reputationsgründen empfiehlt sich ein persönliches Gespräch, in dem die gekündigte Partei mündlich über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses informiert wird. Die Kündigung sollte anschliessend schriftlich eröffnet werden und entweder per Einschreiben zugestellt oder vor Ort gegen Empfangsbestätigung übergeben werden 5 Vgl. Art. 14 OR. Die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). . Wird die Kündigung in einer wertschätzenden Atmosphäre ausgesprochen und nachvollziehbar erläutert, erhöht dies in der Regel deren Akzeptanz.

 

3. Wichtigster Inhalt

Von Gesetzes wegen kann eine Kündigung kurz und knapp gehalten werden, dennoch muss sie einigen inhaltlichen Anforderungen genügen, um wirksam zu sein. So muss sie den Willen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses klar und unmissverständlich zum Ausdruck bringen. Zudem darf sie keine Bedingungen enthalten, über deren Eintritt die kündigungsempfangende Partei nicht allein entscheiden kann 6 Portmann/Rudolph (Fn. 2), BSK OR I, Art. 335 N 8 und 9; Streiff/von Kaenel/Rudolph (Fn. 2), Art. 335 N 3. . Es ist zu empfehlen, dass das Enddatum genannt wird. Dies dient der Klarheit für beide Parteien.

Gesetzlich ist eine schriftliche Begründung der Kündigung nur auf Verlangen der anderen Partei erforderlich (Art. 335 Abs. 2 und Art. 337 Abs. 1 OR). Wird die Kündigung direkt begründet oder später eine Kündigungsbegründung ausgestellt, ist darauf zu achten, dass die angegebenen Gründe konsistent sind und nicht falsche Kündigungsgründe vorgeschoben werden.

Die Arbeitgeberin hat während der Kündigungsfrist über die Folgen des Austritts für die Unfall- und Krankentaggeldversicherung sowie die Pensionskasse zu informieren 7 Urteil des Bundesgerichts 4A_186/2010 vom 3. Juni 2010; Art. 72 Abs. 2 UVV. . Die Arbeitgeberin kann dieser Informationspflicht direkt im Kündigungsschreiben nachkommen. Bei Nichtbeachten der Informationspflichten kann die Arbeitgeberin schadenersatzpflichtig werden, was rasch kostspielig wird, wenn Arbeitnehmende verunfallen oder gravierend erkranken. Es empfiehlt sich daher, diese Informationen standardmässig und nachweisbar bei jeder Vertragsbeendigung zu kommunizieren.

 

4. Schranken

4.1 Schranke der missbräuchlichen Kündigung

Art. 336 OR umschreibt zahlreiche Motive, aus denen eine Kündigung unzulässig ist. Für NPO ist in der Praxis namentlich die Kündigung wegen persönlicher Eigenschaften der Arbeitnehmenden ohne arbeitsbezogenen Zusammenhang (z.B. Weltanschauung, politische oder religiöse Überzeugung) relevant. Die Missbräuchlichkeit ist dann nicht gegeben, wenn die Zusammenarbeit wesentlich beeinträchtigt wird oder die Eigenschaft arbeitsrelevant ist. Weiter praxisrelevant sind Kündigungen von älteren Arbeitnehmenden mit langer Betriebszugehörigkeit. Missbräuchlichkeit kann auch dann vorliegen, wenn die Kündigung in einer gegen Treu und Glauben verstossenen Weise ausgesprochen wird.

Missbräuchliche Kündigungen sind grundsätzlich rechtswirksam, ziehen jedoch Entschädigungsfolgen nach sich. Aus diesem Grund lohnt es sich, bei anstehenden Kündigungen frühzeitig die Gründe und allfällige Risiken für das Vorliegen von Missbräuchlichkeit zu analysieren beziehungsweise analysieren zu lassen.

 

4.2 Sperrfristen als Schranken

Art. 336c Abs. 1 OR nennt Gründe für Sperrfristen. Die Arbeitgeberin darf insbesondere nicht kündigen, solange die arbeitnehmende Partei ohne eigenes Verschulden durch Krankheit oder Unfall ganz oder teilweise arbeitsunfähig ist, und zwar im ersten Dienstjahr während maximal 30 Tagen, im zweiten bis fünften Dienstjahr während maximal 90 Tagen und anschliessend während maximal 180 Tagen sowie während der Schwangerschaft und in den 16 Wochen nach Niederkunft. Der 14-tägige Urlaub des anderen Elternteils gemäss Art. 329g OR löst hingegen keine Sperrfrist aus.

Diese sogenannte Sperrfrist gilt allerdings erst nach Ablauf der Probezeit; während der Probezeit kann die Arbeitgeberin kündigen, selbst wenn die arbeitnehmende Partei krank oder schwanger ist. Zu beachten ist, dass jede neue Krankheit oder jeder neue Unfall eine neue Sperrfrist auslöst. Die arbeitnehmende Partei kann auch während einer laufenden Sperrfrist kündigen 8 Vgl. auch Streiff/von Kaenel/Rudolph (Fn. 2), Art. 336c N 2. .

Eine während einer Sperrfrist eingegangene Kündigung ist nichtig, entfaltet also keine Wirkung und muss nach Ablauf der Sperrfrist erneut ausgesprochen werden. Tritt die Sperrfrist erst nach Zugang der Kündigung ein, wird der Lauf der Kündigungsfrist unterbrochen und nach Ablauf der Sperrfrist fortgesetzt (Art. 336c Abs. 2 OR).

Die Sperrfristen sind zwingend zu beachten und es ist vorgängig abzuklären, ob solche bestehen beziehungsweise noch andauern.

 

4.3 Fristlose Kündigung als Option?

Eine fristlose Kündigung ist auch während einer andauernden Sperrfrist möglich. Sie hat zur Folge, dass das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung beendet wird. Es endet auch für den Fall, dass die fristlose Kündigung nachträglich als nicht gerechtfertigt qualifiziert wird. Die Rechtsprechung stellt an die gerechtfertigte fristlose Kündigung sehr hohe Anforderungen. Vorausgesetzt werden ein wichtiger Grund sowie ein unverzügliches Handeln der Arbeitgeberin. Bei ungerechtfertigter fristloser Entlassung schuldet die Arbeitgeberin Ersatz dessen, was verdient worden wäre, wenn das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der Kündigungsfrist gekündigt worden wäre (Art. 337c Abs. 2 OR). Insbesondere bei andauernden Sperrfristen kann dies teuer werden und für NPO eine unerwünschte finanzielle Belastung und ein relativ hohes Reputationsrisiko darstellen. Eine fristlose Kündigung ist daher nur mit grosser Zurückhaltung und idealerweise nach rechtlicher Beratung auszusprechen.

 

5. Zwischenfazit: Sorgfältige Prüfung und Dokumentation

Bei NPO als Arbeitgeberinnen ist es aus Reputations- und Governance-Gründen empfehlenswert, zu dokumentieren, was vorgängig unternommen wurde, um eine Kündigung zu vermeiden und welche Gründe zur Kündigung führten. Bei langjährigen Arbeitnehmenden, welche kurz vor der Pensionierung stehen, ist eine Dokumentation der Alternativen einer Kündigung und der Kündigungsgründe gar unumgänglich.

Eine vorgängige Analyse der möglichen Kündigung inklusive Reflektion der Art und Weise ihres Aussprechens ist hilfreich, um Vorwürfe einer missbräuchlichen Kündigung vorzubeugen, allfällige Sperrfristen zu erkennen, die einer Kündigung entgegenstehen, oder allfällige Grenzwerte für Massenentlassungen zu entdecken, die es strikt zu beachten gilt.

 

II. Beendigung durch Aufhebungsvereinbarung

1. Allgemein

In der Schweiz werden die meisten Arbeitsverhältnisse mittels ordentlicher Kündigungen und ohne Aufhebungsvereinbarungen beendet. Gleichwohl steht es den Parteien frei, während eines laufenden Arbeitsverhältnisses oder auch nach einer ausgesprochenen Kündigung eine Aufhebungsvereinbarung abzuschliessen. Insbesondere eine Vertragsbeendigung per beliebigem Zeitpunkt, ein rascher Stellenwechsel, eine vorzeitige Pensionierung oder die Bereinigung von Differenzen können eine Aufhebungsvereinbarung rechtfertigen.

 

2. Zulässigkeit

Die Aufhebungsvereinbarung ist nur zulässig, wenn der Abschluss der Aufhebungsvereinbarung nicht der Gesetzesumgehung dient und wenn beide Parteien ein vernünftiges Interesse am Abschluss der Aufhebungsvereinbarung haben 9 Portmann/Rudolph (Fn. 2), BSK OR I, Art. 335 N 29 und 31; BGE 118 II 58 E. 2. . Es muss sich um einen echten Vergleich handeln, der auf gegenseitigem Entgegenkommen und Zugeständnissen beider Seiten beruht und zu einer angemessenen Lösung führt 10 BGE 118 II 58 E. 2; BGE 110 II 168 E. 3. . Die Aufhebungsvereinbarung muss folglich ausgewogen und fair sein und es muss ein Interessengleichgewicht bestehen.

Die arbeitnehmende Partei muss die Aufhebungsvereinbarung freiwillig eingehen, was nur möglich ist, wenn sie vollständig informiert ist. Zudem ist ihr nach Vorlage der Aufhebungsvereinbarung eine Bedenkfrist von mindestens mehreren Tagen einzuräumen 11 Urteil des Bundesgerichts 8C_176/2022 vom 21. September 2022. .

Ein Verzicht der arbeitnehmenden Partei muss durch Leistungen oder ein Entgegenkommen der Arbeitgeberin aufgewogen werden. Beispielsweise ist ein anderweitiges Entgegenkommen der Arbeitgeberin nötig, wenn die arbeitnehmende Partei darauf verzichtet, dass sich das in der Aufhebungsvereinbarung festgelegte Enddatum auch bei einer Arbeitsunfähigkeit aus einem Grund nach Art. 336c OR nicht verschiebt. Bei NPO stellt sich die Frage, ob die Arbeitgeberin finanziell zu einer solch zusätzlichen Leistung bereit und in der Lage ist und sie diese gegenüber Geldgeberinnen und Geldgebern rechtfertigen kann.

 

3. Aufhebungsvereinbarung als Beendigungslösung bei arbeitsunfähigen Arbeitnehmenden?

Die Parteien können während einer andauernden Sperrfrist eine Aufhebungsvereinbarung eingehen 12 Streiff/von Kaenel/Rudolph (Fn. 2), Art. 336c N 2, m. w. H. , die aber ebenso die Vorgaben an die Gültigkeit gemäss Ziff. II.2. erfüllen muss. Um den Anforderungen an Ausgewogenheit und Fairness gerecht zu werden, ist die arbeitnehmende Partei nach Ansicht der Autorin mindestens in dem Umfang zu entschädigen, der ihr zustünde, wenn das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Sperrfrist durch ordentliche Kündigung beendet würde. Gerade für NPO empfiehlt sich eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Abwägung, um solche teilweise erheblichen zusätzlichen finanziellen Aufwendungen gegenüber Geldgeberinnen und Geldgebern rechtfertigen zu können.

 

III. Fazit: Der letzte Eindruck bleibt

Sowohl Arbeitgeberinnen als auch Arbeitnehmende wünschen sich in aller Regel eine reibungslose Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Berücksichtigen NPO als Arbeitgeberinnen die vorstehend dargestellten Aspekte, lassen sich rechtliche und kommunikative Fallstricke häufig vermeiden oder zumindest frühzeitig erkennen. Darüber hinaus lohnt es sich, vor einer Kündigung stets auch Alternativen wie eine Versetzung oder eine Anpassung des Beschäftigungsgrads zu prüfen.

Zu den letzten Schritten eines Arbeitsverhältnisses gehört die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Arbeitnehmende haben darauf einen gesetzlichen Anspruch (Art. 330a OR). Gerade für NPO, deren Aussenwirkung besonders sensibel sein kann, empfiehlt es sich, scheidenden Mitarbeitenden proaktiv ein sorgfältig formuliertes, wahres und zugleich wohlwollendes Arbeitszeugnis auszustellen. Für viele ehemalige Arbeitnehmende prägt dieser letzte Kontakt ihr Bild der Arbeitgeberin nachhaltig - und damit letztlich auch deren Reputation.