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Formulaire A1 - Les 10 questions les plus fréquemment posées sur les activités transfrontalières

21 mars 2019

Cyrill Habegger , Responsable commission spécialisée Expat |
Rafael Lötscher , Partner, Responsable commission spécialisée assurances sociales et prévoyance |

Pour chaque activité professionnelle transfrontalière à l'étranger, le travailleur concerné doit être titulaire d'un Formulaire A1. Depuis le début de l'année 2019, les contrôles des autorités étrangères ont considérablement augmenté, les infractions étant sanctionnées par des amendes prohibitives.

L'accord sur la libre circulation des personnes entre la Suisse et les Etats de l'UE est en vigueur depuis le 1er juin 2002. Les ressortissants suisses ainsi que ceux des États membres de l'UE ont le droit de choisir leur lieu de travail ou de résidence sur le territoire des parties contractantes. Cette simplification dans le domaine des activités transfrontalières a un impact important pour les employeurs. En effet, nombre d'entre eux ainsi que leurs "employés mobiles" ne savent pas clairement qui doit faire quoi et quelles preuves fournir aux autorités compétentes. Dans un bref aperçu, nous vous rendons ici attentifs à ce dont il faut tenir compte.

L'annexe II de l'accord UE-Suisse sur la libre circulation des personnes (ALCP) coordonne les systèmes de sécurité sociale de toutes les parties contractantes. L'objectif de cette annexe est de garantir la sécurité sociale des "travailleurs mobiles". Les règles de coordination stipulent qu'en cas d'activités transfrontalières, à de très rares exceptions près, tous les revenus sont assurés dans un seul pays de l'UE/AELE. Une assurance multiple est donc exclue, ce qui vise à simplifier le traitement des prestations en cas de sinistre ou de départ à la retraite.

Dans la présente communication, nous nous abstenons d'entrer dans le détail de la coordination de la législation en matière de sécurité sociale à laquelle une personne est soumise. Nous avons déjà informé et publié un certain nombre d'articles sur ce sujet. Nos spécialistes sont toujours à disposition pour clarifier les cas, veiller à ce qu'une assurance et une facturation correctes soient établies dans le pays approprié et protéger les clients contre des dommages considérables.

 

Depuis le 1er janvier 2019, les contrôles au sujet des affiliations aux systèmes de sécurité sociale sont devenus beaucoup plus stricts, ce qui a déjà créé des problèmes majeurs à de nombreux travailleurs en mission à l'étranger. La raison en est simple : la numérisation prend de l'importance dans ce domaine également, l'échange de données se fait facilement et les contrôles sont ainsi simples à réaliser. Depuis 2010, le règlement (CE) n°883/2004 stipule que les employeurs et les salariés sont légalement tenus de faire approuver toute activité transfrontalière au sein de l'UE/AELE et en Suisse par leur assurance au moyen d'un Formulaire A1. De nombreux lecteurs savent probablement qu'un Formulaire A1 est requis dans le cas d'un détachement. En effet, dans le cas d'un travailleur détaché, les règles générales de coordination sont "annulées" par un accord spécial. Il est ainsi évident dans ce cas que l'approbation de l'autorité compétente est nécessaire. Nous allons donc examiner ci-après tous les autres cas dans lesquels de nombreux conseillers et personnes concernées peuvent ne pas savoir qu'ils ont également besoin d'un Formulaire A1.

 

Toutes les activités transfrontalières sont concernées. Voici entre autres, des exemples tirés de la pratique:  

  • Employés de l'industrie des transports de toutes sortes, en particulier les voyages en autocars
  • Industrie de la construction
  • Les collaborateurs d'un groupe, les membres du conseil d'administration, les membres du conseil de surveillance, etc.
  • Employés affectés à des foires et congrès
  • Consultants de toutes sortes
  • Enseignants et conférenciers
  • Sportifs, musiciens, artistes et personnes travaillant dans le milieu culturel
  • Reporters, journalistes
  • Personnel de sécurité
  • etc.

 

Sécurité sociale - Certificats A1

Les 10 questions les plus fréquemment posées sur les activités transfrontalières

Pour toutes les questions suivantes, nous partons du principe que la personne est de nationalité suisse, de l'UE ou de l'AELE et qu'elle est employée à plein temps (100%) par un employeur suisse.

 

Question 1: Dans le cadre de mon travail dans le conseil, je dois effectuer une mission très courte (deux heures de consultation) pour un client en Allemagne. Faut-il pour cela un certificat A1 ?

Oui. Toute activité transfrontalière - même un séjour d'une heure - doit être justifiée au moyen d'un Formulaire A1. Cela inclut également les cas tels que les réunions de courte durée, les réunions administratives/de gestion, les ateliers et même le ravitaillement en carburant lors d'un voyage d'affaires dans l'UE/AELE. En l'absence d'un Formulaire A1, l'accès aux entreprises, aux chantiers de construction ou aux sites d'exposition peut être refusé.

 

Question 2: Existe-t-il une durée de mission minimale pendant laquelle un Formulaire A1 n'est pas nécessaire pour une activité transfrontalière ?

Non. Comme mentionné ci-dessus, un Formulaire A1 est requis pour chaque activité transfrontalière.

 

Question 3: Ai-je également besoin d'un Formulaire A1 si je voyage avec ma famille à Europa Park à Rust (DE) pendant mes vacances ?

Non. Bien que le passage d'une frontière ait également lieu dans ce cas, ce n'est pas dans le cadre d'une activité professionnelle, mais pendant le temps libre. Dans de tels cas, il est fortement recommandé d'avoir sur soi la carte européenne d'assurance maladie (CEAM) pour tous les membres de la famille. Cette carte sert de preuve que vous êtes assuré en Suisse (ou dans un pays de l'UE/AELE). Si nécessaire, prenez contact en temps utile avec votre caisse d'assurance maladie. De plus amples informations sont également disponibles à l'adresse www.kvg.org.

Remarque : si vous traversez la frontière en voiture privée, vous devez également avoir l'autocollant ovale "CH" sur votre voiture. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez être amendé par le pays dans lequel vous vous rendez.

 

Question 4: Mon employeur m'envoie en France pour 18 mois dans le cadre d'un projet. Durant cette période, je m'installerai en France, mais je retournerai ensuite en Suisse. Les conditions d'un détachement temporaire sont remplies. Ai-je quand même besoin d'un Formulaire A1?

Oui. L'expérience a montré que dans de tels cas, un changement temporaire du système de sécurité sociale n'a aucun sens. Au moyen d'un Formulaire A1, vous pouvez rester assuré dans votre pays d'origine pendant toute la durée du détachement temporaire. C'est la seule exception au principe d'assurance habituel qui consiste à être assujetti au système de sécurité sociale du lieu de travail.

Un détachement n'est possible que pour une durée limitée et cette durée n'excède généralement pas 24 mois. Si le délai de 24 mois est dépassé, l'Etat ayant détaché l'employé et le pays où il travaille temporairement peuvent conclure un accord et prévoir une prolongation de cinq à six ans. Une interruption temporaire d'activité pour cause de maladie, de vacances ou d'emploi dans l'entreprise de détachement ne constitue pas une interruption du détachement.

Avant leur détachement, les employés doivent avoir été soumis à la législation de sécurité sociale du pays d'origine. Dans la pratique, la période d'assurance précédant le détachement est considérée comme accomplie si le travailleur a été soumis à la législation de sécurité sociale du pays d'origine pendant au moins un mois. Les travailleurs indépendants peuvent également travailler temporairement à l'étranger dans le cadre d'un détachement. Dans ce cas, cette période d'assurance dans le pays d'origine avant le détachement doit être de deux mois.

 

Question 5: A quoi sert un Formulaire A1?

Un Formulaire A1 prouve que les employés sont couverts par l'assurance sociale d'un pays ou l'autre. Le Formulaire A1 sert de preuve afin d'éviter les lacunes dans la couverture d'assurance et les doubles cotisations. On peut en fait le comparer à un document d'immatriculation d'un véhicule. Un véhicule ne peut être utilisé sur la route que si une compagnie d'assurance délivre une confirmation d'assurance et que le bureau d'immatriculation délivre ensuite un document d'immatriculation. Pas de mobilité sans certificat d'immatriculation - pas d'activité transfrontalière sans Formulaire A1. 

 

Question 6: Où puis-je me procurer un Formulaire A1?

Le pays de résidence du salarié concerné est toujours responsable de la délivrance du Formulaire A1. Le Formulaire A1 doit être demandé auprès de la caisse de compensation AVS de l'employeur via la plate-forme en ligne correspondante (ALPS).

ALPS (Applicable Legislation Portal Switzerland) est une application web qui permet aux entreprises, aux indépendants, aux caisses de compensation et à l'Office fédéral des assurances sociales (OFAS) de gérer les missions à l'étranger. En Suisse, l'échange de données entre l'entreprise et la caisse de compensation ou l'OFAS s'effectue exclusivement via ALPS. Les données ne sont plus échangées sous forme papier. Enfin, la plate-forme ALPS assure l'important échange transfrontalier de données. On peut supposer que d'autres autorités indirectement concernées bénéficieront de la mise en réseau et recevront des informations, par exemple sur les permis de séjour et les obligations fiscales (impôt à la source).

 

Question 7:  Est-il obligatoire qu'un Formulaire A1 soit délivré via la plate-forme en ligne ou peut-il également être demandé et rempli à la main à l'aide d'un formulaire papier ?

En Suisse, le Formulaire A1 ne peut être demandé qu'en ligne. Étant donné que plusieurs pays de l'UE ne sont pas encore techniquement prêts, l'UE a décidé d'introduire une période transitoire jusqu'au 30 juin 2019. Ainsi, dans des cas individuels justifiés, le Formulaire A1 peut donc encore être demandé dans l'UE jusqu'au 30 juin 2019 en utilisant le formulaire papier existant.

 

Question 8: Est-ce que des vérifications sont effectuées à l'étranger afin de contrôler si les employés possèdent un Formulaire A1?

Oui. D'après les premiers retours de divers clients, depuis le 1er janvier 2019, les contrôles ont été renforcés dans divers pays de l'UE/AELE, par exemple aux douanes (trajets en voiture professionnelle), dans les aéroports et même dans des hôtels usuellement réservés pour des employés, sur la base des listes des clients. Afin de renforcer la sécurité contre la contrefaçon, la Commission Européenne a recommandé aux États membres de l'UE d'inclure un numéro de série ou d'identification sur tous les Formulaires A1.

 

Question 9: Dois-je être en possession du Formulaire A1 avant le début de mon voyage d'affaires à l'étranger ? Et si oui, sous quelle forme ?

Oui. Vous devez être en possession du Formulaire A1 avant de commencer un voyage d'affaires ou une mission à l'étranger.

En Autriche et en France en particulier, les contrôles concernant la possession du Formulaire A1 sont de plus en plus nombreux. Une amende ne sera toutefois pas infligée s'il peut être prouvé que le Formulaire A1 a été demandé avant le début d'un voyage d'affaires à l'étranger ou d'une affectation à l'étranger.

 

Question 10: A quelles sanctions faut-il s'attendre si vous travaillez à l'étranger sans être en mesure de présenter un Formulaire A1 ?

Cela dépend. Certains pays sanctionnent les employeurs et les employés par des amendes parfois très élevées dans le cadre de procédures administratives ou pénales. D'autres - comme la France - font parvenir aux employeurs une facture estimative des cotisations de sécurité sociale dues. Dans un cas concret, un employeur - dans une affaire apparemment de moindre importance - s'est vu signifier une facture (estimation discrétionnaire) pour des cotisations de sécurité sociale dues estimées à un peu plus de 200'000 euros. Cela a été un coup dur pour l'employeur, l'autorité en question ayant obtenu de sa part qu'il n'envoie plus aucun de ses employés de l'autre côté de la frontière sans être en possession d'un Formulaire A1.

 

Conclusion

Dans le domaine de la sécurité sociale, il n'existe aucune tolérance pour les activités transfrontalières sans Formulaire A1. La preuve d'assurance pour le passage de la frontière pour des raisons professionnelles est obligatoire. Un contrôle par les autorités étrangères peut avoir des conséquences très fastidieuses et extrêmement coûteuses. Les Formulaires A1 doivent donc être intégrés dans tous les processus RH avec effet immédiat et lorsqu'ils traversent la frontière à des fins professionnelles, les employés doivent recevoir un Formulaire A1. C'est la seule façon d'éviter les risques et les coûts liés à cette problématique.