Le 16 mars 2020, lorsque le Conseil fédéral a qualifié la situation en Suisse de «situation extraordinaire» et que la vie publique s'est arrêtée, ce n'est pas uniquement la vie privée de nombreuses personnes qui a changé du jour au lendemain, mais également le monde professionnel. L'audit interne, que la crise du coronavirus n'a pas non plus épargné, doit s'adapter à la situation. Aujourd'hui encore, plus d'un an et demi plus tard, les recommandations de télétravail, les restrictions en matière de voyages et de contacts rendent difficile la réalisation d'audits internes sur site. Compte tenu de ces conditions, il n'est guère surprenant de constater que les audits dits à distance sont toujours plus nombreux. Ainsi, les interventions de l’audit interne ont lieu autant que possible par canal digital ou par vidéoconférence. Cet article présente les avantages et les défis des audits à distance ainsi que les éléments dont il faut tenir compte lors de leur planification et de leur réalisation.
Par le passé, les audits étaient généralement réalisés dans les locaux de l'organisation auditée. Il était déjà arrivés que des parties d'audit soient réalisées à distance, mais il s'agissait le plus souvent d'audits de préparation, de suivi ou de soutien durant lesquels les auditeurs effectuaient du traitement de données, des évaluations d'échantillonnages ou de certaines parties du rapport. Depuis quelques mois, l'audit interne est contraint de s'adapter aux circonstances et les audits réalisés à distance ne concernent plus uniquement des parties d’audit, mais également des audits complets. La crise du coronavirus a fait apparaître des défis et des risques totalement nouveaux pour les entreprises. On peut citer, par exemple, la modification des processus et des canaux de communication en raison du télétravail, le changement de fournisseur liés aux difficultés d'approvisionnement ou aux arrêts de livraison ou encore la diminution de l'efficacité des mécanismes de contrôle (par exemple, le principe du double contrôle en cas d'interdiction de contact ou l'accès limité aux équipements techniques). Dans ce contexte de risques émergents, prendre la décision de ne pas réaliser un audit n'est pas une option.
Avantages des audits à distance
L’avantage le plus évident des audits à distance est le gain de temps et d'argent qu'ils permettent de réaliser en supprimant les longs trajets et les frais d'hébergement. Les audits à distance sont donc plus intéressants financièrement et la réduction des déplacements ménage l’environnement. Par ailleurs, les auditeurs sont plus facilement disponibles, ce qui offre une plus grande flexibilité dans la planification des audits. Il est également possible de faire appel ponctuellement à des experts si nécessaire (par exemple, des experts interdisciplinaires) et de compenser plus facilement les absences de personnel. L'entité auditée dispose quant à elle d'une plus grande marge de manœuvre: il n'est pas nécessaire que toutes les personnes clés se tiennent à disposition pour des entretiens dans le même laps de temps très restreint au risque de voir les affaires courantes ralentir. En général, la charge de travail des équipes ou des entreprises auditées est moindre, car leurs entretiens dans le cadre de l’audit peuvent se dérouler de manière très ciblée et avec une flexibilité horaire importante.
S'agissant des mandats de cosourcing et d’outsourcing, la suppression des déplacements offre également de nouvelles perspectives aux sociétés d'audit et à leurs collaborateurs. Les collaborateurs qui ne souhaitent pas se déplacer sur une longue période pour des raisons familiales ou autres peuvent ainsi être affectés à des audits à distance et continuer à apporter leur expertise.
Défis des audits à distance
L'absence de contact personnel avec l'unité à auditer peut constituer un obstacle à un échange spontané d'informations. La relation personnelle, et en particulier le langage corporel et les mimiques de l'interlocuteur, sont souvent un moyen important d’obtenir des informations non officielles, mais précieuses pour l’audit. La préparation requise pour des audits à distance est encore plus élevée que pour les audits sur site. L’efficacité d’un audit repose sur une préparation solide qui permet d’instaurer la confiance car l’unité auditée peut se préparer à ce qui l’attend. Pour que l’unité auditée et les auditeurs soient prêts, ils doivent disposer de suffisamment de temps. Il faut donc veiller à annoncer l’audit dans les meilleurs délais. Toutefois, le défi est de taille car en annonçant l’audit trop tôt, l’auditeur risque de se voir présenter des documents «optimisés». Ce point faible de l'audit à distance se manifeste également sur le plan de l'inventaire ou des contrôles de sécurité. Etant donné qu’une inspection sur site n’est pas possible, le contrôle peut tout au plus s’effectuer par vidéoconférence ou sur la base d’images. Dans ce cas, le risque existe que les images ou les données soient falsifiées.
Les autres défis rencontrés dans le cadre des audits à distance sont principalement de nature technique. Premièrement, il peut arriver que les systèmes informatiques de l'auditeur et de l'entité à auditer ne soient pas compatibles, ou que les sauvegardes de données ne soient pas accessibles en raison de directives de sécurité informatique. Deuxièmement, le manque de connaissances des systèmes ou des fonctions des outils de communication, comme Microsoft Teams, peut entraver la réalisation efficace de l'audit. C'est également la conclusion formulée par Eulerich et al. (2021) dans une étude sur les facteurs de réussite des audits à distance.
Les aspects mentionnés ci-dessus, et en particulier l’éventualité de falsifications et de manipulations, peuvent entraîner une diminution de l’assurance, c’est-à-dire de la sécurité ou de la fiabilité d’un audit. Cela se reflète également dans les résultats de l’étude d’Eulerich et al. (2021). Après avoir interrogé les parties prenantes sur leur perception des audits à distance, les chercheurs ont constaté que celles-ci sont satisfaites des audits à distance et que ceux-ci bénéficient de leur soutien. Cependant, la perception des parties prenantes est neutre quant à la fiabilité des audits à distance. Les parties prenantes sont composées de personnes issues d’unités auditées, de membres de comités d'audit et de membres de la direction.
Une perception plus faible de la fiabilité des audits à distance ne signifie toutefois pas qu’il n'est pas possible d’en réaliser ou que leurs résultats ne sont pas exploitables. Lors de la préparation et de la réalisation d'audits à distance, il est important d'évaluer les différentes situations, d'adapter ses modes d'action et de tenir compte de certains éléments présentés ci-dessous.
Audits à distance: de quoi faudrait-il tenir compte - best practice
La préparation d’un audit à distance est d’une importance capitale. Elle permet également de s'assurer que l'on dispose d'infrastructures appropriées pour le réaliser: fiabilité de la bande passante, rapidité de la transmission des données et, en particulier, bon déroulement des entretiens en ligne. Il faut également déterminer à l'avance les canaux de communication et les outils qui seront utilisés pour l'échange de données. Sans oublier de tester les systèmes informatiques pour s'assurer que les deux parties peuvent y accéder.
Pour favoriser le bon déroulement des entretiens, les auditeurs doivent communiquer un calendrier clairement défini sur lequel sont indiqués la date et l’heure de chaque entretien. Ils établiront aussi un ordre du jour clair et structuré des entretiens eux-mêmes. Il convient de noter que la durée d’attention lors d’un entretien en ligne est généralement plus courte que pour un entretien sur site. Par conséquent, la durée d'un entretien en ligne devrait se situer entre une heure et une heure et demie afin de garantir la qualité des déclarations. Lorsque l’audit s’effectue dans un pays de langue étrangère, il est conseillé pour les entretiens en ligne d’être accompagné d’une personne parlant la langue du pays ainsi que l’anglais. Cela facilite la communication et instaure un climat de confiance.
Comme pour les audits classiques sur site, il faut également établir une liste PBC clairement définie pour les audits à distance - c’est-à-dire une liste des documents que l’unité à auditer doit mettre à disposition - et la communiquer à l'avance. Examiner les documents reçus de manière critique avant l’audit permet d’acquérir une première vue d'ensemble et de réclamer des documents manquants si nécessaire.
Compte tenu des circonstances actuelles, de nombreux collaborateurs travaillent également depuis leur domicile, ce qui implique des risques en matière de sécurité et de protection des données. Les deux parties doivent donc veiller au respect des processus de validation.
Enfin, lors des audits à distance, l’équipe d’audit doit régulièrement effectuer un assurance assessment qualitatif ou, en français, une vérification de la fiabilité de l’audit. Cette vérification doit garantir que l’audit a été réalisé correctement et avec un niveau de pertinence suffisant. A cette occasion, l’équipe d’audit tiendra compte de l'objet ainsi que de l'objectif de l'audit et des circonstances. L'objectif de cet assessment consiste à identifier et évaluer le risque d'une assurance réduite ou aussi les limites de la pertinence d'un audit à distance. Cette base permet alors de planifier la suite de la procédure de l'audit en question.
Conclusion
En résumé, les audits à distance sont globalement susceptibles de présenter des avantages considérables en matière de coûts et d'efficacité, à la condition que les deux parties puissent agir dans un rapport de confiance et que l’audit bénéficie d’une préparation consciencieuse. En tant qu’outil adéquat et flexible, l’audit à distance devrait perdurer même après la fin de la pandémie. A l'avenir, il est également possible qu’une forme mixte s’impose, dans laquelle l’audit initial aurait lieu sur site pour être remplacé par des audits à distance les années suivantes.
Source: Eulerich, Marc & Wagener, Martin & Wood, David. (2021). Evidence on Internal Audit Effectiveness from Transitioning to Remote Audits because of COVID-19. - (PDF) Evidence on Internal Audit Effectiveness from Transitioning to Remote Audits because of COVID-19 (researchgate.net)