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La Verein Lernwerk a élaboré une stratégie de digitalisation détaillée. BDO a apporté une contribution essentielle à sa mise en œuvre en introduisant la solution ERP global d’Abacus et ainsi fait entrer les processus centraux et de support dans l’ère numérique.
La Verein Lernwerk accompagne l’intégration d’adultes dans le monde du travail et aide les jeunes à trouver une place d’apprentissage et à entrer dans la vie professionnelle. Les chômeurs de longue durée trouvent un emploi fixe dans des entreprises sociales dirigées dans un esprit entrepreneurial. Les personnes en recherche d’emploi travaillent dans différents domaines d’activité proposant des produits et des prestations pour une multitude de fournisseurs. Il s’agit notamment du montage de vélos, de la logistique de boutiques en ligne dans le domaine des start-up, la production de produits en bois et en textile, de l'entretien de bâtiment et de prestations dans le domaine de l’administration. Leur offre est complétée par l’exploitation d’une cantine et d’un take-away combiné à un service de livraison de repas.
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Stratégie de digitalisation comme point de départ
En vue de la transformation digitale, la Verein Lernwerk, association à but non lucratif, a développé une stratégie orientée vers l'avenir. Grâce à l’utilisation de technologies digitale, les processus internes et externes devraient soutenir les objectifs d’entreprise de manière optimale. Cela devrait également développer les compétences digitales des collaborateurs et des participants, et faciliter ainsi leur intégration dans le monde du travail. Le besoin de travail mobile représente également une part importante de la stratégie de digitalisation.
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BDO Abacus, connaît les défis auxquels sont confrontés les organisations à but non lucratif
Afin d’atteindre ses objectifs, la Verein Lernwerk a décidé d’adopter Abacus Business Software comme solution ERP globale. L’équipe de BDO Abacus a accompagné l’introduction de l’ERP de manière compétente et dans un esprit de partenariat. Lors de la mise en œuvre, les experts de BDO ont pu se référer, notamment, à leurs connaissances détaillées de la branche et à leur expérience confirmée auprès d’autres organisations à but non lucratif dont les exigences sont comparables.
L’une des principales exigences du projet consistait à consolider l’environnement logiciel hétérogène actuel et, lorsque c’était possible, de l’intégrer dans Abacus. Tous les processus de support de la comptabilité financière, comprenant le grand livre et les livres auxiliaires, les comptabilités analytique et salariale, ont été mis en œuvre dans Abacus. En outre, la solution moderne de portail RH MyAbacus a été intégrée afin de digitaliser des processus en libre-service tels que la gestion des frais et des absences.
Les exigences et les processus de base des différents domaines techniques tels que les services d'entretien, la gastronomie ou les ateliers de réparation de vélos ont pu être représentés dans les applications variées de la gestion des mandats. La fonctionnalité de la gestion des temps/performances a été mise en œuvre avec le module gestion de projet, ce qui augmente de manière significative la transparence et la sécurité de la planification. Par ailleurs, grâce à une interface standard il a été possible de connecter un logiciel externe de gestion des dossiers pour permettre la facturation et la gestion des adresses dans Abacus. Par conséquent, les fonctionnalités du CRM peuvent également être utilisées de manière optimale dans Abacus.
Conclusion
Après douze mois d’un travail intensif, l’équipe BDO Abacus est satisfaite de cette introduction plus que réussie. Nous sommes ravis d’avoir contribué de manière significative à la transformation digitale de processus opérationnels et de support de la Verein Lernwerk et de savoir que les solutions implémentées sont un réel avantage pour les collaborateurs et les participants. Les produits Abacus sont des outils flexibles et adaptés qui répondent aux exigences individuelles et en particulier à celles d’une organisation à but non lucratif avec différents domaines.