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Conception d’un contrat de home office

17 novembre 2020

Nicolas Duc, responsable Fiscalité et Droit pour la Suisse romande |
Myriam Minnig, Responsable commission spécialisée Assurances sociales et prévoyance |
Christa Kalbermatten, lic. en droit, avocate, responsable du groupe spécialisé en droit du travail et en droit du bail |
5 min

À la suite des recommandations du Conseil fédéral, de nombreux employeurs permettent le home office. Nous vous proposons un aperçu des aspects contractuels de ce modèle de travail.

Les employeurs étaient déjà nombreux, avant la pandémie de Covid-19, à offrir à leurs employés la possibilité de travailler de temps en temps depuis leur domicile. Généralement, le supérieur hiérarchique convenait oralement des détails avec ses employés. Dans la plupart des cas, aucun accord écrit n’était conclu entre les parties, que ce soit une convention écrite sur le home office ou un règlement définissant des normes spécifiques.

La pandémie a redonné du souffle au home office. En effet, il semblerait qu’à l’avenir, les employés souhaiteront régulièrement effectuer au moins une partie de leur activité depuis leur domicile et qu’un employeur qui proposera cette possibilité gagnera en attractivité. Outre cette «attractivité» accrue de l’employeur, d’autres aspects s’avèrent intéressants: diminution des déplacements, accroissement de la flexibilité et économies de loyer en raison de la diminution des locaux commerciaux.

Ces derniers mois, le home office est devenu un peu partout la règle plutôt que l'exception. Il a été mis à l'épreuve, adapté aux besoins à plusieurs reprises et remis en question. Compte tenu de ces expériences, de l’étendue des possibilités d'organisation, de l'expansion attendue et des risques inhérents au home office organisé uniquement sur la base d’un accord oral, il peut être souhaitable pour les employeurs de définir un cadre écrit.

 

1. Home office ou télétravail?

Certains employeurs parlent de télétravail et d’autres de home office. Quelle sont les différences? Le télétravail est un travail qui s’effectue régulièrement, en principe à distance, grâce à des moyens de télécommunications, mais il est aussi possible dans les locaux de l’organisation [1]. Par conséquent, le télétravail peut s’effectuer en tout lieu: dans le train, dans les locaux d'une autre succursale ou d'une autre agence ou dans un espace dit de «coworking», etc.

Effectué depuis le domicile, le télétravail est alors assimilé à du home office. La notion de home office recouvre tout travail que l’employé accompli en totalité ou en partie, de manière régulière ou irrégulière depuis son domicile. Le lieu de travail domestique est généralement relié au lieu de travail opérationnel par des moyens de communication électroniques [2].

 

2. Réglementation juridique

Le Code des obligations ne mentionne pas explicitement le home office dans les dispositions du droit du travail. Il n’existe ainsi aucune règle spécifique au home office et pas non plus de droit au home office. Voilà pourquoi il est d'autant plus important de réglementer cette pratique par écrit et de définir des normes pour éviter tout malentendu.

 

3. Droits et obligations

Le home office ne libère pas l’employeur de ses devoirs d’assistance. Ce dernier doit protéger la santé de l'employé, mais il peut l’obliger à collaborer. Les dispositions du droit du travail concernant la durée du travail et du repos, les dimanches, les jours fériés, le travail de nuit, de jour et du soir s'appliquent. Les heures de travail effectuées en home office doivent également être enregistrées.

Les systèmes de surveillance et de contrôle dont l’unique but est de surveiller les employés dans leurs activités professionnelles ne sont pas autorisés.

Il convient également de veiller à ce que les obligations de garder le secret et de confidentialité ainsi que les règles sur le traitement des données sensibles soient respectées.

 

4. Adéquation

Ces derniers mois, le home office est devenu un peu partout la règle plutôt que l'exception. Toutefois, contrairement à ce que les employeurs ou les employés avaient prévu, certaines activités spécifiques se sont révélées moins adaptées au home office et il a fallu se rendre à l’évidence, ce modèle de travail n'est pas fait pour tous les employés. En vue de l’introduction d’une activité de home office régulière et de sa règlementation écrite, il conviendrait de revoir en détail la question de l’adéquation.

 

5. Indemnisation

En avril 2019, le Tribunal fédéral a traité une affaire dans laquelle l'employé ne disposait pas d’une place de travail au bureau. Il utilisait une pièce de son appartement comme bureau et archive et a exigé de son employeur qu’il l’indemnise pour le loyer. A l'époque, le Tribunal fédéral s'était prononcé en faveur d'une obligation d’indemnisation en vertu de l'art. 327a CO. Cette obligation s’applique dans la mesure où l'employeur n'offre pas de place de travail appropriée à l'employé et, dans ce cas, il est nécessaire qu’il dispose d’une infrastructure de travail à domicile pour exercer sa profession. 

Hormis cette situation, il est possible de conclure une convention d’indemnisation concernant le home office. Mais dans quelle mesure un salarié doit-il être indemnisé si, par exemple, il travaille depuis son domicile à sa seule demande et en accord avec son employeur, alors que ce dernier tient en permanence à sa disposition une place de travail entièrement équipée au bureau? Ou, l'employé a-t-il droit à une indemnisation s’il accepte de travailler à domicile, mais uniquement pour se conformer à une volonté explicite de son employeur?

Faut-il prévoir une indemnité et quel devrait en être le montant?

Une fois les éventuelles indemnités définies, il convient de déterminer lesquelles sont des dépenses (frais ou dépenses professionnelles) au sens de la législation sur les assurances sociales et lesquelles font partie du salaire déterminant pour le calcul des contributions à ces mêmes assurances.

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6. Couverture de l’assurance sociale

Il est conseillé de préciser par écrit le lieu où le home office est permis.

Partant du principe que ce lieu se trouve en Suisse, l’employé est couvert par l’AVS/AI/APG/AC/LPP quel que soit le lieu depuis lequel il travaille.

Il bénéficie aussi de la couverture de l’assurance accident (LAA). En principe, le home office peut être considéré comme un «lieu de travail».

Les accidents qui surviennent pendant les heures de travail sont des accidents professionnels. Cela s'applique également aux pauses et au home office.

Toutefois, les accidents survenant lors d'activités non professionnelles sont des accidents non professionnels et dans le cas d’une activité dont la durée moyenne hebdomadaire est inférieure à huit heures cela signifie qu’il n’y a aucune couverture.

Les accidents survenant pendant l’activité dévolue à un autre employeur doivent être assurés par l'intermédiaire de cet employeur.

 

7. Assujettissement aux assurances sociales du home office effectué à l’étranger

Lorsque l’activité est effectuée en home office à l’étranger, se pose alors le problème de la part substantielle de l’activité (> 25 %) exercée dans le pays de résidence. Cela peut entraîner un assujettissement aux assurances sociales du pays de résidence impliquant des conséquences financières et des risques.

 

Certains pays ont conclus des accords spéciaux en raison de la pandémie de Covid-19. L'Office fédéral des assurances sociales (OFAS) part du principe que, dans un premier temps jusqu'à fin 2020, l'assujettissement devrait être relativement souple au sein de l'UE et de l'AELE. On peut également supposer que dans la plupart des pays tiers, les règles d’assujettissement sont flexibles lorsqu’il n’est pas possible d'exercer son activité sur place. Toutefois cela doit être prouvé et c’est la raison pour laquelle nous vous recommandons de bien vous documenter et de procéder à des clarifications par pays en cas de doute.

 

8. Règlement ou convention?

Vous vous demandez sûrement quelle forme donner au règlement écrit. Un règlement présente l’avantage d’établir des normes pouvant s'appliquer de la même manière à tous les employés. Une convention conclue avec un employé en particulier peut s’avérer très mince si un règlement existe.

Lorsque le home office repose exclusivement sur une convention écrite, tous les points importants doivent être réglés individuellement pour chaque employé.

 

Conclusion

La mise en place d’un cadre réglementé écrit concernant le home office est recommandée pour tout employeur permettant ce modèle de travail. Le règlement doit couvrir les besoins des différents domaines d'activité et être adapté aussi bien à la structure qu’à la culture de l'entreprise. Un règlement écrit réduit non seulement les risques, mais peut aussi contribuer à accroître l’attractivité d’un employeur.

N’hésitez pas à contacter nos juristes si vous avez besoin de conseils pour rédiger ou réviser une convention ou un règlement de home office.

 


 

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Prendre Contact

 

[1] Conséquences juridiques du télétravail. Rapport du Conseil fédéral en réponse au postulat 12.3166 Meier-Schatz

[2] Secrétariat d’État à l’économie SECO, brochure Travailler chez soi - Home office