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MWST-Abrechnung – in Zukunft nur noch online möglich

21. August 2018

German Boschung, MWST-Experte, BDO AG, Bern |

Die Deklaration der Mehrwertsteuerabrechnung wird auf ein Online-Verfahren umgestellt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Online-Deklaration der Mehrwertsteuer funktioniert und welche Schritte Sie für die Umstellung einleiten müssen.

«Die Online-Deklaration der MWST-Abrechnung wird zum Standard» titelte die Medienmitteilung der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) vom 19. Juni 2018. Anfang Juli teilte die ESTV zudem mit: «FISCAL-IT biegt auf Zielgerade ein – Informatikprogramm bis Ende 2018 abgeschlossen». Ganz so schnell wird die Umstellung von der bisherigen Papier- zur neu vorgeschriebenen elektronischen MWST-Abrechnung trotzdem nicht gehen. Die ESTV rechnet mit dem 1.1.2020. Die bisherigen Formulare in Papierform sind voraussichtlich also noch bis Ende 2019 im Einsatz.

Lesen Sie nachfolgend den Stand der Dinge sowie einige praktische Informationen zu den Änderungen bei der MWST-Abrechnung:

 

Das Wichtigste in Kürze

Funktionen der Online-MWST-Abrechnung

  • Elektronische Einreichung der MWST-Abrechnung.
  • Nachträgliche Korrekturabrechnungen sind möglich.
  • Ein PDF der Abrechnung kann heruntergeladen werden. Es ist auch möglich, die Abrechnung mit Einzahlungsschein auszudrucken.
  • Zugriff für einen (externen) Beauftragten (z.B. eine Treuhänderin oder einen Treuhänder) zur Erfassung der MWST-Abrechnung. Die Einreichung erfolgt anschliessend durch den Steuerpflichtigen.
  • Beantragen von Fristverlängerungen - ab dem 1. Januar 2019 nur noch elektronisch möglich.
  • Nachverfolgung und Übersicht über die eingereichten Abrechnungen.
  • Bestellen von Unternehmer- und Eintragungsbescheinigungen. 

 

Verfügbare User-Rollen

Es stehen drei Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen/Vollmachten zur Verfügung. Eine bestimmte Rolle/Berechtigung kann mehreren Personen zugewiesen werden.

  1. Superuser:

Pro Steuerbereich (z.B. MWST oder Verrechnungssteuer), muss bei der ESTV mindestens ein Superuser beantragt werden. Der Superuser verfügt über sämtliche Berechtigungen und kann Formulare elektronisch ausfüllen und bei der ESTV einreichen.

Für die Rolle des Superusers kann neben eigenen Mitarbeitenden auch ein externer Treuhänder eingesetzt werden.

Hinweis für die Revisionsstelle: Angestellte der Revisionsstelle dürfen nicht als Superuser eingesetzt werden, selbst wenn keine MWST-Abrechnungen ausgefüllt oder eingereicht werden (Verletzung der Unabhängigkeitsvorschriften).

  1. Ausfüller:

Kann Formulare elektronisch ausfüllen.

  1. Einreicher:

Kann Formulare elektronisch ausfüllen und bei der ESTV einreichen.

Der Superuser kann Einreicher und Ausfüller einladen oder bei der ESTV abmelden. Das entscheidende Zuordnungskriterium ist die E-Mail-Adresse.

 

Zusammenarbeit mit Treuhänder

Die Zusammenarbeit mit einem (externen) Beauftragten, z.B. einem Treuhänder oder einer Treuhänderin, gestaltet sich sehr einfach. Durch Zuweisung der Berechtigung "Ausfüller" können Beauftragte die Abrechnung bei der ESTV erstellen, nicht aber einreichen.

Da der Superuser mittels E-Mails der ESTV immer über die Aktivitäten des oder der Beauftragten auf dem Laufenden ist, müssen keine zusätzlichen E-Mails mehr ausgetauscht werden. Der Superuser wird automatisch über die Ausfüllung der MWST-Anmeldung für das laufende Quartal oder Semester informiert und kann anschliessend die Einreichung (Genehmigung) vornehmen.

Bei Bedarf können externe Beauftragte mit der Vollmacht als Superuser ausgestattet werden. So kann der ganze Prozess vom Ausfüllen bis zur Einreichung der MWST-Abrechnung delegiert werden.

 

Anmeldung zur elektronischen MWST-Abrechnung und Autorisierung von Personen

Die Registrierung erscheint auf den ersten Blick etwas aufwendig, sie ist aber einfach und unproblematisch.

Die ersten Schritte:

  • Anmeldung bei: https://www.gate.estv.admin.ch/suissetax/mwst
  • Durchlaufen des Registrierungsprozesses (es wird ein Code per SMS an Ihr Handy gesendet).
  • Beantragung einer Vollmacht für den oder die vorgesehenen Superuser.
  • Nach Eingang der Vollmacht bei der ESTV (Postweg), wird die Applikation i.d.R. innert 24 Stunden von der ESTV freigeschaltet.

Eine übersichtliche Anleitung für die Anmeldung zur elektronischen MWST-Abrechnung sowie das Zuweisen von User-Rollen finden Sie unter folgendem Link:

 

Hintergrundinformationen zur Online-MWST-Abrechnung

«FISCAL-IT» und die Online-MWST-Abrechnung der ESTV sind Teil der E-Governance des Bundes. Durch den Abschluss des 111 Millionen Franken teuren Programms «FISCAL-IT» vereinheitlichte die ESTV ihre IT-Landschaft für die Anwendungen der direkten Bundessteuer, der Verrechnungssteuer, der Stempelabgaben und der Mehrwertsteuer (MWST). Neben dieser Neuerung hat die ESTV zudem das Online-Portal «ESTV SuisseTax» geschaffen, welches den Zugriff auf verschiedene elektronische Dienstleistungen der ESTV ermöglicht. Durch das Online-Angebot von Standarddienstleistungen verspricht sich die ESTV eine nicht unerhebliche Ressourceneinsparung.

 

Datenupload direkt aus der Buchhaltungssoftware

Neu lassen sich die Daten für die elektronische MWST-Abrechnung direkt aus der Buchhaltungs-Software hochladen. Möglich macht dies ein neuer eCH-Standard (eCH-0217) für die einheitliche Übermittlung im XML-Format. Die Funktion wird von den meisten grossen Software-Anbietern, wie zum Beispiel Abacus, unterstützt. Mit dieser Vorwärtsstrategie verspricht sich die ESTV eine zunehmende Verbreitung der elektronischen MWST-Abrechnung auf freiwilliger Basis.

 

Fazit

Die Digitalisierung erreicht immer mehr administrative Abläufe zwischen Bund und Unternehmen. Wichtig ist es, die Chancen zu erkennen und diese wahrzunehmen. Die Online-MWST-Abrechnung wird in absehbarer Zeit zur Pflicht erhoben. Die Abwicklung der MWST wird dadurch für Sie und Ihr Unternehmen vereinfacht. Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung vor. Wir empfehlen, sich frühzeitig mit der Materie zu befassen oder bereits heute auf das neue Verfahren umzustellen.

Wenn Sie Fragen zur Umstellung haben, nehmen Sie mit uns oder Ihrem Softwarelieferanten Kontakt auf. Wir sind selbstverständlich bei allen MWST-Themen gerne für Sie da.

 

Nützliche Links:

 

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