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  • Forderungsverluste verhindern

    Welche Massnahmen Sie treffen sollten | 1. Teil

Artikel:

Wie Sie Forderungsverluste verhindern können (1. Teil)

20. August 2020

8 min

Die Bewirtschaftung der Kundenguthaben wird vielfach unterschätzt. Durch die sich abzeichnende Rezession und die damit einhergehenden Liquiditätsengpässe oder gar Konkurse von Kunden ist diese Aufgabe noch wichtiger geworden.
 

Was ist ein Kundenguthaben?

Die Antwort scheint einfach. Als Gläubiger wird der Erbringer der Leistung bezeichnet, als Schuldner der Kunde (Debitor), der den vereinbarten Betrag - also die Rechnung - für die erbrachte Leistung zu bezahlen hat. Ist nicht Barzahlung vereinbart, stellt der Gläubiger dem Kunden eine Rechnung. Meist enthalten die Rechnungen des Gläubigers einen Hinweis wie etwa «zahlbar innert 30 Tagen» oder ähnlich. Vielfach sind sich die Gläubiger nicht bewusst, dass sie damit dem Schuldner einen Kredit vergeben, also Bank spielen.

Mit der Einräumung eines «Kredits» geht der Gläubiger immer ein gewisses Risiko ein. Ein zufriedenstellender Abschluss des Geschäfts hängt letztlich davon ab, dass der Kunde bezahlt.  Oft werden diese «Kredite» zu leichtfertig vergeben. Wenn überfällige Guthaben augenfällig werden, wurden sie in den meisten Fällen weder ausreichend überwacht noch konsequent bearbeitet.

Merke: Das Forderungsmanagement fängt nicht erst in der Buchhaltung an. Die Kreditvergabe ist «Chefsache».
 

Wirkungen von Debitorenverlusten

Nicht bezahlte Forderungen werden in der Buchhaltung als «Debitoren» ausgewiesen. Debitorenverluste wirken sich direkt auf die Liquidität aus. Sie sind nicht nur ärgerlich, sie können sogar existenzbedrohend werden. Debitorenverluste schlagen zudem direkt auf den Gewinn durch. Da viele Unternehmen mit engen Margen und kleinen Gewinnen operieren, können sich Debitorenverluste überproportional auswirken. Die Prävention muss deshalb schon sehr früh in der Wertschöpfungskette beginnen.
 

Prävention - Wie kann ich mich schützen?

Die Abwicklung eines sogenannten Zug-um-Zug-Geschäfts würde die Risiken vollumfänglich eliminieren. Sogenannte Bargeschäfte (hier Ware - da Geld) werden zunehmend selten durchgeführt. Sie sind häufig auch keine valable Alternative. Risiken hängen mit jeglicher Geschäftstätigkeit zusammen. Wichtig ist es, diese zu erkennen und mit adäquaten Massnahmen vorzubeugen. Mit folgenden Vorkehrungen können die Risiken eingeschätzt und minimiert werden:
 

  • Bonitätsprüfung des Kunden

  • Allgemeine Informationsbeschaffung über den Kunden (z.B. Handelsregister)

  • Vertragsgestaltung (von der Offerte zum Vertrag)

  • Dokumentation der Leistungen

  • Sicherungsmittel

  • Weitere präventive Möglichkeiten
     

Bonitätsprüfung

Die meisten Schuldner begleichen ihre Verbindlichkeiten klaglos, allenfalls einige Tage nach dem vereinbarten Zahlungsziel. Probleme bereitet eine kleine Minderheit. Es gibt Schuldner, die Produkte oder Dienstleistungen bestellen, im Wissen, dass sie die Rechnungen nicht werden bezahlen können. Andere versuchen mit allen Tricks, ihre Gegenleistung hinauszuzögern oder den Anspruch des Leistungserbringers zu verkürzen. Zum Beispiel mit ungerechtfertigten Abzügen oder Mängelrügen, sie geben eine falsche Adresse an oder «tauchen unter». Diese Schuldner wissen genau, dass Unternehmen kleinere Beträge mit der Zeit ausbuchen, weil der Nachforschungsaufwand unverhältnismässig hoch ist. Leider kennt wohl jedes Unternehmen solche Versuche, den Gläubiger zum eigenen Vorteil zu schädigen.

Bonität bedeutet eine Einschätzung der Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde in Zukunft seiner Zahlungspflicht nachkommen kann (und will). Ein Unternehmen muss Strategien entwickeln, um die Bonität der Gegenpartei abschätzen und potenzielle Risiken schon vor Vertragsabschluss erkennen zu können. Nach dem Grundsatz «kenne deinen Kunden» ist die Erhebung von Daten über bestehende oder potenzielle Kunden deshalb ein legitimes Bedürfnis jedes Unternehmens.

In der Praxis handelt es sich bei der Fakturierung einer Leistung und der damit zusammenhängenden Gewährung einer Zahlungsfrist von in der Regel 30 Tagen um ein Massengeschäft. Je nach Bedeutung des Kunden und der in Frage stehenden Summe sind differenzierte Verfahren zu entwickeln. Es geht nicht darum, jedes mögliche Risiko auszuschliessen, sondern potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen, um anschliessend die dem Risiko angepassten unternehmerisch richtigen Entscheide fällen zu können.
 

Allgemeine Informationsbeschaffung über den Kunden

Bei bestehenden Kunden ist die Debitorenbuchhaltung ein sehr wertvolles Archiv, welches das finanzielle Verhalten der Kunden in der Vergangenheit aufzeigt. Bei regelmässigen Lieferungen werden zunehmende Liquiditätsprobleme des Kunden in der Regel durch länger werdende Zahlungsfristen deutlich.

Bei einmaligen oder neuen Kunden ist die zweifelsfreie Identifikation der Gegenpartei entscheidend. Wer bestellt die Leistung und wer empfängt sie? Stimmt die Adresse? Bestellt der Besteller für sich selbst privat, für ein Unternehmen oder eine einfache Gesellschaft? Kauft ein Architekt auf Rechnung und im Auftrag seines Bauherrn? Letztlich ist festzustellen, ob der Besteller zur Vertretung der Firma oder Organisation berechtigt ist. Wertvolle Hinweise kann bei Unternehmen das Handelsregister geben, denn dort ist ersichtlich, wer zur Vertretung befugt ist und ob es Beschränkungen gibt.
 

Externe Informationsbeschaffung
  • Telefonbuch (z.B. tel search oder tel.search.ch), Teledata
  • Recherche im Internet (z.B. Homepage)
  • Gute Hinweise können auch die sozialen Medien (xing, linkedin, Facebook) liefern
  • Einholen einer Betreibungsauskunft (siehe nachfolgend)
  • Einholen von Auskünften beim Unternehmen selbst. Bei Aktiengesellschaften können Gläubiger, die ein schutzwürdiges Interesse nachweisen, Einsicht in die Jahresrechnung und den Revisionsbericht verlangen (Art. 958e Abs. 2 OR). Verweigert die Gesellschaft die Einsichtnahme, entscheidet der Richter. Aus diesem Grunde ist dieses Einsichtsrecht in der Praxis wenig bekannt.

  • Weitere Möglichkeiten sind Veröffentlichungen über das Unternehmen, Erfahrungen des Aussendienstes, Auskünfte der Branchenorganisation, Industrie- und Handelskammer, Gewerbeverbände, Informationen der Mitbewerber etc.

  • Einholen von Auskünften bei Wirtschaftsauskunfteien.

 

Der Betreibungsregisterauszug

Diese Möglichkeit wird in der Praxis viel zu selten genutzt, dabei wäre das Einholen eines Auszuges aus dem Betreibungsregister eine sehr einfache Vorkehrung mit grossem Nutzen. Natürlich ist der Betreibungsauszug nur ein Beurteilungselement. Ein Betreibungsauszug ohne Eintragung ist keine Garantie für eine problemlose Abwicklung mit dem Kunden. Ein umfangreicher Auszug weist jedoch auf «grosse Herausforderungen» bei der Realisierung der Forderung hin. Wie holt man einen Auszug ein? Unter «Betreibungsschalter.ch» finden Sie alle nötigen Informationen. Das Auskunftsgesuch wird am Bildschirm erstellt. Nach Ausdruck und Unterzeichnung kann das Gesuch elektronisch oder per Post versandt werden. Eine Betreibungsauskunft kostet 17 Franken zuzüglich Versandkosten. In jedem Fall ist ein Interessensnachweis erforderlich. Dies kann beispielsweise eine Offerte, eine Bestellung oder eine offene Rechnung sein. Der Betreibungsauszug wird innert weniger Tage per Post zugestellt. Wichtig ist es, das Begehren beim richtigen Betreibungsamt einzureichen, denn es erfolgt keine schweizweite Prüfung der Zuständigkeit und es gibt kein zentrales Register für die ganze Schweiz. Das zuständige Betreibungsamt ist dasjenige, welches am Sitz bzw. am Wohnsitz des Schuldners zuständig ist.
 

Von der Offerte zum Vertrag

Die Wertschöpfungskette und damit die Debitorenbewirtschaftung beginnt eigentlich schon bei der Offertstellung. Dort werden bereits entscheidende Weichen gestellt und «Problemkunden» und mögliche Reputationsrisiken sind auszumachen. Die Vertragsgestaltung ist insbesondere bei Werkverträgen oder komplexen Dienstleistungen, wie etwa von Architekten und Ingenieuren oder Beratungsdienstleistungen, entscheidend. Als wesentliche Vertragsinhalte gelten regelmässig der Vertragsgegenstand, der Preis und die Liefer- und Zahlungskonditionen. Die Kreditsicherung als Vertragsgegenstand wird leider häufig vernachlässigt. Diese und klare Bedingungen für den Vollzug des Vertrages haben jedoch einen erheblichen Einfluss auf die Sicherung und Durchsetzung der Forderung. Je nach Branche und Vertragsgegenstand kann sich der Umfang des Vertrags stark unterscheiden: von der formlosen mündlichen Abmachung bis zum mehrere Hundert Seiten dicken Werkvertrag. Nach schweizerischem Recht sind Verträge - mit wenigen Ausnahmen - formlos, also ohne schriftliche Grundlage, gültig. Um sicherzustellen, dass Kunde und Lieferant dasselbe Verständnis vom zu erledigenden Auftrag und von den Konditionen haben, empfiehlt sich zumindest eine schriftliche und vom Kunden gegengezeichnete Auftragsbestätigung.
 

Möglicher Vertragsinhalt:
  • Detaillierte Umschreibung des Leistungsumfangs. Allenfalls ist aufzuführen, was nicht zum Leistungsumfang gehört (z.B. Inbetriebnahme einer gelieferten Maschine).
  • Zugesicherte Produkteigenschaften und Garantien
  • Termine
  • Vorgehen bei Leistungsstörungen (z.B. Nichteinhalten der Termine, Mängel am Vertragsgegenstand)
  • Preis (Fixpreis, Kostendach, Verrechnung nach Aufwand)
  • Zahlungsmodalitäten und Konditionen
  • Vereinbarung von Sicherheiten
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) können mithelfen, Klarheit über die vertraglichen Vereinbarungen zu schaffen.
  • Mit Vereinbarung einer für den Leistungserbringer günstigen Gerichtstandklausel lässt sich die Stellung des Gläubigers weiter verbessern.


Bei Vertragsanpassungen (z.B. Auftragspräzisierungen, zusätzliche Bestellungen oder nachträgliche Änderungen am Vertragsgegenstand) ist immer ein schriftlicher Nachtrag zu erstellen und vom Kunden unterzeichnen zu lassen, sodass kein Zweifel besteht, was vereinbart wurde und welches die finanziellen Auswirkungen sind. Es versteht sich, dass die Unterschrift des Kunden vor Beginn dieser Zusatzarbeiten vorliegen sollte.
 

Genaue Dokumentation der Leistungen

Gemäss Art. 8 ZGB hat derjenige eine behauptete Tatsache zu beweisen, der daraus Rechte ableitet. Das bedeutet, der Unternehmer hat die Vereinbarung und die eigene Leistung im Streitfall zu beweisen. Aus diesem Grund sollte die Leistungserbringung laufend dokumentiert werden. Die Dokumentation muss den individuellen Gegebenheiten entsprechen:
 

  • Arbeitsrapporte, Abnahmeprotokolle, Empfangsbescheinigungen (allenfalls vom Kunden unterzeichnet)
  • Schriftverkehr. Bei E-Mails ist sicherzustellen, dass diese auffindbar sind
  • Weitere Aufzeichnungen wie Handnotizen, Notizen zu Telefongesprächen, Lieferscheine.


Je nach Sachlage ist das Arbeitsergebnis auch fotografisch zu dokumentieren (z.B. Baufortschritt). Der Kunde soll über den Arbeitsfortschritt und allenfalls bei der Auftragsabwicklung aufgetauchte Fragen und Probleme umgehend und angemessen informiert werden. Bei Problemen, die nicht in den Verantwortungsbereich des Leistungserbringers fallen (z.B. unsachgemässe Vorarbeiten eines Dritten, unverschuldete Verzögerungen etc.), sind eingeschriebene Abmahnungen zuzustellen. Eine umfassende Dokumentation erleichtert die Nachvollziehbarkeit und die Fakturierung. Zudem dient sie als Beweismittel zur Forderungsdurchsetzung oder bei der Schadenabwehr.
 

Sicherungsmittel nicht vergessen

Sicherungsmittel müssen in der Regel vor der Lieferung oder Leistungserbringung vorgesehen und mit dem Kunden vereinbart werden. Eine umfassende Darstellung der Möglichkeiten würde diesen Artikel bei weitem sprengen. Deshalb führen wir hier nur ein paar Stichworte auf:
 

  • Eigentumsvorbehalt
  • Retentionsrecht
  • Faustpfand
  • Bürgschaft
  • Bankgarantien
  • Akkreditive
  • Schuldbriefe, Sicherungsübereignungen
  • Kautionen
  • Kreditversicherung
  • Wechsel
  • Bauhandwerkerpfandrecht


Diese Sicherungsmöglichkeiten sind wohl überlegt und fallweise einzusetzen, denn sie sind oft mit erheblichen Umtrieben verbunden. Eine Kategorie von Leistungserbringern hat jedoch eine starke Rechtsstellung: Der Bauhandwerker. Siehe dazu: «Das Bauhandwerkerpfandrecht - ein starker Trumpf im Ärmel des Handwerkers».

 

Weitere präventive Möglichkeiten, Rechnungsstellung

Barzahlung oder Kreditkartenzahlung, ein sogenanntes Zug-um-Zug-Geschäft, kann in gewissen Situationen eine gute Möglichkeit sein, statt einer Lieferung gegen Rechnung (z.B. bei einer Reparatur). Allenfalls ist eine Vorauszahlung zu vereinbaren oder - je nach Art der Leistung - kann ein Akontobetrag einverlangt werden. Bei Werklohnforderungen empfiehlt sich eine Etappierung im Verhältnis der geleisteten Arbeiten. Für jede Teilleistung sollte eine separate Rechnung gestellt werden.

Eine weitere ganz banale Möglichkeit ist eine schnelle Fakturierung. Bei Warenlieferungen ist dies der Normalfall. Handwerker und Dienstleister tun sich indes manchmal schwer mit der Rechnungstellung. Bei zeitnaher Rechnungsstellung tritt aber die Fälligkeit rascher ein und Zahlungsverzögerungen werden schneller erkannt. Weitere Lieferungen können verhindert bzw. es können rechtzeitig geeignete Massnahmen eingeleitet werden. Der letzte Schritt ist die Rechnungstellung. Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit für den Kunden. Er soll die von ihm bestellten Leistungen zweifelsfrei erkennen können. Die Leistung ist klar zu umschreiben. Der Lieferzeitpunkt oder der Zeitraum der Leistungserbringung können im Streitfall wichtig werden. Der Rechnungstyp sollte erkennbar sein: Akontorechnung, Zwischenrechnung, Teilrechnung oder Schlussrechnung.

In der nächsten Ausgabe des BDO Newsletters zeigen wir auf, wie die Kundenguthaben überwacht und bewirtschaftet werden können.

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