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  • Forderungsverluste verhindern

    Welche Massnahmen Sie treffen sollten | 2. Teil

Artikel:

Wie können Forderungsverluste verhindert werden? (2. Teil)

24. August 2020

Hanspeter Baumann, Dipl. Treuhandexperte |

6 min

Die Bewirtschaftung der Kundenguthaben ist eine vielfach unterschätzte Aufgabe. Durch die sich abzeichnende Rezession und die damit einhergehenden Liquiditätsengpässe oder gar Konkurse von Kunden ist diese Aufgabe noch wichtiger geworden.

Im BDO Newsletter vom August 2020 publizierten wir den ersten Teil dieses Artikels: «Wie können Forderungsverluste verhindert werden (1. Teil)».

Ein Kundenauftrag ist erst abgeschlossen, wenn der Kunde die erhaltene Leistung bezahlt hat. Bis dann wird das Kundenguthaben in der Debitorenbuchhaltung als offene Forderung geführt.

 

Debitorenmanagement

Die Debitorenbuchhaltung ist ein wichtiges Dokumentations- und Frühwarnsystem für das Unternehmen und ist als Datenbank zur Beurteilung und Bewertung der Kunden unerlässlich. Das Debitorenmanagement beinhaltet die Adresspflege, die Überwachung der offenen Beträge und der Zahlungsfristen sowie die Risikoeinstufung der Kunden. Mahnläufe sind in regelmässigen Abständen durchzuführen.

Zu den weiteren Präventionsmöglichkeiten zählt die Festlegung einer Kreditlimite. Mit der Überschreitung der Kreditlimite kann eine Liefersperre für einen Kunden verbunden sein. Eine solche kann aber auch verhängt werden, wenn der Kunde, unabhängig von seiner Kreditlimite, seine Zahlungsverpflichtungen aus früheren Geschäften nicht oder nur schleppend erfüllt.

 

Mahnwesen

Fristgerechte Zahlungen sind natürlich nie ein Problem. Das Mahn- und Inkassowesen beschäftigt sich denn auch nur mit den offenen, nicht fristgerecht beglichenen Forderungen. Dabei ist nicht zu vergessen, dass zufriedene Kunden im heutigen Käufermarkt die entscheidende Grundlage für das Unternehmen sind. Im Rahmen einer guten Kundenbeziehung sollten deshalb zunächst alle Möglichkeiten der Zahlungserinnerung ausgeschöpft werden, um den Kunden nicht unnötig zu verärgern. Eine Zahlungsstörung sollte nicht zu einer nachhaltigen Beeinträchtigung der Beziehung mit dem Kunden führen. Der Gläubiger befindet sich in einer «Zwickmühle», auch wenn er ein Recht auf Bezahlung seiner Leistungen hat.

Das Mahnwesen ist in der Regel ein automatisiertes Massenverfahren. Einzelne Kunden sind jedoch individuell zu betreuen. Je nach Situation sind ausgewählte Kunden nicht oder erst in Absprache mit der für die Kundenbeziehung verantwortlichen Person zu mahnen.

In der Praxis hat sich die Zustellung von drei Mahnungen durchgesetzt. Die dritte Mahnung erfolgt in der Regel per Einschreiben und sollte eine Kopie der Rechnung und des Einzahlungsscheines beinhalten. Allenfalls kann die Einleitung einer Betreibung angekündigt werden, falls diese Rechnung nach Ablauf der Nachfrist immer noch offen sein sollte.

Es empfiehlt sich, die wesentlichen Zahlungsverzögerungen detailliert zu verfolgen. Viele Unternehmen erstellen eine sogenannte «60-Tage-Liste» zur Verfolgung der überfälligen Ausstände. Genauer verfolgt werden Rechnungen, die seit 60 oder mehr Tagen offen sind und somit das Zahlungsziel von 30 Tagen deutlich überschritten haben. Auf dieser Liste werden die ergriffenen Massnahmen und deren Erfolg dokumentiert. Die «60-Tage-Liste» sollte Traktandum in jeder Geschäftsleitungssitzung sein.

Bleibt auch die zweite Mahnung erfolglos, ist, je nach Sachlage, der persönliche Kontakt mit dem Kunden zu suchen. Dies vor allem bei hohen Ausständen und bedeutenden Kunden. Im persönlichen Kontakt können allfällige Unzufriedenheiten und die Gründe der Zahlungsverzögerungen aufgeklärt werden. Natürlich müssen Probleme, die im Verantwortungsbereich des Lieferanten liegen, vor Durchsetzung der Forderung behoben sein.

Es kann sein, dass der Kunde mit der Leistung zufrieden, aber knapp bei Kasse ist und selbst seinerseits auf das Geld seiner Kunden warten muss. Wichtig ist deshalb die Unterscheidung in grundsätzlich zahlungswillige Kunden und solche, welche die bestens bekannten «Schuldnertricks» anwenden und alle Hebel in Bewegung setzen, den Anspruch des Leistungserbringers mit mehr oder weniger originellen Einreden, ungerechtfertigten Abzügen und Verzögerungen jeglicher Art zu mindern.

 

Forderungssicherung mittels Schuldanerkennung

Die meisten Kunden sind erfahrungsgemäss zahlungswillig und die Verzögerungen sind ihnen oft peinlich. In diesen Fällen kann ein längeres Zahlungsziel oder Teilzahlungen die Lösung sein. Falls Ratenzahlungen vereinbart werden, sollte dies mittels einer vom Schuldner unterzeichneten Schuldanerkennung dokumentiert werden. Im Gegenzug kann auf die Verrechnung von Kosten und Zinsen verzichtet werden.
 

Möglicher Inhalt einer Schuldanerkennung

Der Schuldner (Adresse einfügen) anerkennt, der Gläubigerin die Summe von CHF xxx gemäss nachfolgender Aufstellung zu schulden:

.....

Der Schuldner sichert zu, diesen Betrag in x monatlichen Raten à je CHF xxx zu bezahlen, erstmals am Datum xx. Ist der Schuldner mit einer Rate mehr als einen Monat in Verzug, wird der gesamte Restbetrag sofort fällig. Die Gläubigerin behält sich für diesen Fall die Einleitung rechtlicher Schritte vor.


Eine Zahlungsvereinbarung mit Schuldanerkennung fördert das Vertrauen und bietet dem Gläubiger eine höhere Sicherheit. Eine schriftliche Schuldanerkennung stellt überdies einen sogenannten provisorischen Rechtsöffnungstitel dar, welcher die gerichtliche Durchsetzung einer Forderung wesentlich erleichtern kann (Art. 82 Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs; SchKG).

 

Vorteil der Schuldanerkennung

 

Krisensignale eines Schuldners

Bei regelmässigen Kunden, die oft den wesentlichen Umsatz ausmachen, kündigen sich Probleme in der Regel an. Es gilt, diese Krisensignale zu erkennen und richtig zu interpretieren.

Ein Kunde in einem Liquiditätsengpass wird alles daransetzen, mit seinem Betrieb weiterarbeiten zu können, denn dies ist letztlich essenziell für das Überleben in der Krise. Er wird deshalb prioritär die Forderungen von denjenigen bezahlen, deren Leistungen für seinen Betrieb unentbehrlich sind. Er wird somit weiterhin Löhne und Sozialversicherungen der Mitarbeitenden, die Miete und die Forderungen von nicht ersetzbaren Lieferanten bezahlen. Alle anderen Forderungen werden aufgeschoben und die Lieferanten vertröstet.

Dabei verengen sich die finanziellen Mittel des Schuldners nach und nach, da einzelne Leistungserbringer Bar- oder Vorauszahlung verlangen. Mit der Zeit werden die Zahlungsprobleme immer grösser. Wie lässt sich eine solche Krise beim Kunden erkennen?
 

Krisensignale
  • Schleichende Verlängerung der Zahlungsintervalle: Die Zahlungsfristen verlängern sich von 30 auf 45 Tage und dann schleichend auf 60 Tage und mehr.
  • Sprunghaftes Ansteigen der Bestellungen: Der Hintergrund von Zusatzbestellungen kann die Umstellung anderer Lieferanten auf Bar- oder Vorauszahlung oder gar ein Lieferstopp sein. Wird ein Kunde wegen Zahlungsschwierigkeiten nicht mehr beliefert, sucht er sich einen neuen Lieferanten oder weitet die Bestellungen bei bisherigen Lieferanten aus.
  • Zuständige Personen verleugnen sich bei telefonischer Nachfrage oder halten Vereinbarungen nicht ein.
  • Sitzverlegung, Änderung des Firmenzwecks, Abgang der massgeblichen Mitarbeitenden, Wechsel der Revisionsstelle sind weitere mögliche Krisensignale.


 

Was tun, wenn der Zahlungseingang überfällig ist?

Wenn alle Möglichkeiten ausgeschöpft sind, muss die Firma handeln. Der Kunde ist auf Bar- oder Vorauszahlung zu setzen. Es werden ab sofort erst nach Zahlung Leistungen erbracht, Auslieferungen werden zurückgehalten. Nicht zulässig ist das Zurückbehalten von Unterlagen des Kunden, denn das Retentionsrecht an nicht verwertbaren Gegenständen als Druckmittel ist nicht zulässig.

Normalisiert sich die Situation nicht innert vernünftiger Frist, ist der letzte Schritt die Einleitung einer Betreibung.

 

Die 10 Grundsätze des Forderungsmanagements

  1. Bonitätsprüfung des Kunden vor Auftragsannahme bzw. Lieferung und Festlegen einer allfälligen Kreditlimite.
  2. Zweifelsfreie Identifikatikon des Kunden (z.B. Adresse, Vertretungsberechtigungen). Dies ist vor allem bei Neukunden sehr wichtig. Bei bestehenden Kunden sind die Mutationen laufend vorzunehmen.
  3. Informationsbeschaffung zur Situation des Kunden. Sehr hilfreich kann ein Betreibungsauszug sein.
  4. Klar definiertes Vertragswerk (Umschreibung der Leistung, Termine, Preise, Zahlungsziel etc.). Allgemeine Geschäftsbedingungen können hilfreich sein. Klar definierte Vorgaben bei Vertragsänderungen oder -erweiterungen durch den Kunden. Allenfalls besteht die Möglichkeit einer Anzahlung oder es können Sicherheiten vereinbart werden.
  5. Dokumentation der Leistungserbringung (Rapporte, Schriftverkehr, Notizen, vom Kunden visierte Lieferscheine, Fotographien etc.)
  6. Zügige Rechnungsstellung nach Lieferung oder Abschluss der Leistungserbringung. Stellen von Teilrechnungen bei grösseren Aufträgen.
  7. Permanente Forderungsüberwachung: es ist dabei besonders auf allfällige Krisensignale des Schuldners zu achten.
  8. Konsequentes Mahnwesen. Mahnungen sollten höflich, aber auch bestimmt sein. Schliesslich hat Ihr Unternehmen fristgerecht geliefert. Jetzt ist es am Geschäftspartner, seinen Teil der Vereinbarung einzuhalten. Bei wesentlichen Ausständen, langen Verzögerungen und wichtigen Kunden ist der Kontakt mit dem Kunden zu suchen.
  9. Allenfalls ist es sinnvoll, eine Abzahlungsvereinbarung mit Schuldanerkennung zu treffen.
  10. Betreibung der Forderung, sofern alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft sind.


In der nächsten Ausgabe des BDO Newsletters stellen wir dar, wie eine Betreibung eingeleitet wird und worauf dabei zu achten ist.

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