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  • Strategische Führung

    Ehrenamt statt Last

Artikel:

Strategische Führung –
Ehrenamt statt Last

11. Januar 2021

Patrick Deicher, Leiter Branchencenter NPO |

4 min

Non-Profit-Organisationen und Institutionen im Gesundheitswesen leben vom ehrenamtlichen Engagement in strategischen Führungsgremien. Das Ehrenamt gilt es zu planen und zu managen. Damit vermeiden Sie Missverständnisse, Frustration und Konflikte.

 

Eine in der Schweiz sehr weit verbreitete Form der Freiwilligenarbeit ist das ehrenamtliche Engagement in Form eines gewählten Amtes im strategischen Führungsorgan (z.B. im Vereins-/Genossenschaftsvorstand oder im Stiftungsrat). Ehrenamtliche bringen ihr Know-how, ihre Zeit und ihre Netzwerke zugunsten der Organisation ein. Die Motivation der Ehrenamtlichen ergibt sich aus denselben Erwartungen wie bei anderen Freiwilligen. Auch sie möchten etwas sinnvolles arbeiten, ihren Horizont erweitern, Verantwortung tragen, Entscheidungen treffen und sich vernetzen. Demotivierende Erlebnisse und Zeitfresser sind möglichst zu vermeiden. Wichtig ist es daher auch, darauf zu achten, dass Sitzungen effizient durchgeführt und Konflikte im Gremium frühzeitig angegangen werden. Eine zentrale Rolle hat hierbei die Präsidentin respektive der Präsident.

 

Qualitative Professionalisierung

Moderne Führung wird dem Spannungsverhältnis zwischen Erwartungen, Motivationen und betriebswirtschaftlichen Erfordernissen gerecht. Sie baut auf Konzentration auf die Kernaufgaben, auf Vertrauen, auf dem Delegationsprinzip sowie auf dem richtigen Mass an Überwachung und Risikomanagement. Klare Organisationsinstrumente wie Kompetenzregelungen und Pflichtenhefte erleichtern die Zusammenarbeit und tragen zum Erfolg der Organisation bei.

Unabhängig von der Grösse einer Organisation muss eine qualitative Professionalisierung erfolgen, um effektiv und effizient zu arbeiten. Bei der Professionalisierung im Ehrenamt geht es darum, dass man den Anforderungen an moderne Führung gerecht wird. Erfahrungsgemäss lohnt es sich, auch bei Ehrenamtlichen in Aus- und Weiterbildung zu investieren und daher Zusatzqualifizierungen bei Amtsantritt, Weiterbildungsmassnahmen oder Förderungsmassnahmen zu planen.

Die Ehrenamtlichen sollen sich auf das Wesentliche beschränken können und die Grundsätze und Schwerpunkte für die Organisation gemeinsam mit der operativen Ebene erarbeiten. Es ist dabei empfehlenswert, ein Pflichtenheft für Mitglieder ehrenamtlicher Gremien hinsichtlich Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zu erstellen. Ein einfaches Funktionendiagramm mit Aufgabenverteilung, Vorbereitungsverantwortung, Entscheidungsbefugnissen, Informationsrechten (aktiv, passiv), Ausführungsverantwortung und Kontrollaufgaben schafft für alle Seiten Klarheit.

 

Steuerung als Hauptaufgabe

Die Steuerung ist wohl die wichtigste Aufgabe der Führungsgremien einer NPO. Dazu gehört, dass sich die Organisation mit ihrem Umfeld auseinandersetzt, in die Zukunft blickt und sich langfristige Ziele setzt. Bei der Steuerung ist wesentlich, dass nicht nur Ziele gesetzt werden, sondern auch konkrete Massnahmen und die dazu notwendigen Mittel und Ressourcen geplant werden. Steuerung bedingt, dass die gesetzten Ziele auch auf ihre Zielerreichung hin kontrolliert werden. Zur Steuerung gehört auch das Controlling.

Die Kunst des Zielsetzungsprozesses besteht darin, die auf der strategischen Ebene gesetzten Ziele auf die operative Ebene herunterzubrechen bis hin zu Zielen für die Mitarbeitenden. Die Mitarbeitenden können durch die Übernahme von Zielen, die zum Erreichen von Gesamtzielen der Organisation dienen, motiviert werden.

 

Ehrenamt oder Teilentschädigung?

Die Ausrichtung von Entschädigungen und Sitzungsgeldern ist grundsätzlich erlaubt, sofern diese moderat sind. Sie können aber - gerade angesichts der jüngsten Aktienrechtsrevision - einen negativen Einfluss auf die allfällige Steuerbefreiung der Organisation haben. Spesen sind gemäss dem Spesenreglement der Institution zu entschädigen. Bei der Ausrichtung von Entschädigungen ist jedoch Zurückhaltung geboten. Bei «normaler» Vorstandsarbeit wird grundsätzlich Unentgeltlichkeit angenommen. Entschädigungen für operative Projekte und Sonderaufgaben sind von der eigentlichen Vorstands- oder Stiftungsratsaufgabe zu unterscheiden und können moderat entschädigt werden. Die Motivation der Ehrenamtlichen ist aber nicht finanziell begründet. Andere Zeichen von Wertschätzung und das Sichtbarmachen von Leistungen sind langfristig motivierender.

 

Zusammenarbeit mit operativ tätigen Mitarbeitenden

In der Zusammenarbeit des strategischen Führungsorgans mit den Angestellten oder freiwilligen Mitarbeitenden steckt ein Konfliktpotenzial. Dem ehrenamtlichen Führungsgremium steht eine hohe Entscheidungskompetenz zu, während die Mitarbeitenden aufgrund ihres zeitlich und inhaltlich intensiveren Einsatzes über einen Wissensvorsprung gegenüber den Mitgliedern im Vorstand oder dem Stiftungsrat verfügen. Üblicherweise wird eine Abgrenzung der Rolle von ehrenamtlichem Gremium und angestellter Leitung entlang des Begriffspaars operativ und strategisch vorgenommen. Die Mitglieder des Führungsorgans beschränken sich darauf, die Rahmenbedingungen zu prüfen, festzulegen und zu justieren. Operative Mitarbeitende setzen die Beschlüsse effizient um und bemühen sich um das Erreichen strategischer Ziele. Es braucht ein gleichgewichtiges Zusammenspiel beider Ebenen. Wichtig ist, dass die strategische Ebene ihre oberste Führungsverantwortung und Aufsichtspflicht gebührend wahrnehmen kann.

 

Aktives Konfliktmanagement

Das Managen von Konflikten gehört zu den Aufgaben von Führungskräften, gerade auch in ehrenamtlichen Gremien. Dem Präsidium kommt dabei eine besondere Rolle zu. Zum Konfliktmanagement gehören drei Aufgaben:

  1. Konflikt erkennen
  2. Konflikt einordnen
  3. Intervention planen
     

Konflikte zu vermeiden, fördert die Effizienz der Aufgabenerfüllung. Aufkeimende Konflikte zu erkennen und richtig zu intervenieren ist eine Verpflichtung. Verschleppte Konflikte führen oft zu Situationen, die nur noch durch personelle Wechsel gelöst werden können. An diesem Punkt angelangt sind die Schäden an konstruktiver Zusammenarbeit, Effizienz und allenfalls auch Image gegen aussen unglaublich gross. Ist das Präsidium eines Gremiums selbst Teil des Problems respektive eines entstehenden Konflikts, so muss bereits früh eine neutrale Aussensicht ins Konfliktmanagement eingebunden werden.

 


 

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BDO hat langjährige NPO-Branchenerfahrung bei der attraktiven Ämtergestaltung für Ehrenamtliche, bei der wirkungsvollen Gestaltung von Aufbau- und Ablauforganisationen, der Begleitung ehrenamtlicher Gremien, der rechtlichen Begleitung sowie der Umsetzung von Organisationsreglementen, die ehrenamtliche Tätigkeiten sauber einbetten.

Gerne begleiten wir Sie bei Ihrem Weg zum Erfolg als Coach oder Experte.

 

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