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  • Erfolgreiche Steuerung ahoi!

    Integriertes Controllingsystem in Alters- und Pflegeheimen

Artikel:

Erfolgreiche Steuerung ahoi!
Integriertes Controllingsystem in Alters- und Pflegeheimen

14. Januar 2021

Marco Baumann, Spitex Service Center Zentralschweiz |

6 min

Alters- und Pflegeheime erbringen ihre Dienstleistungen in einem dynamischen und komplexen Umfeld. Das führt dazu, dass der Informationsbedarf für Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger stetig steigt, um das Heim effizient und effektiv steuern zu können.

Ein integriertes Controllingsystem unterstützt Sie dabei, alle notwendigen Informationen zur richtigen Zeit zu erheben und auszuwerten. So erkennen Sie wesentliche Umfeldveränderungen rechtzeitig und können die strategische sowie operative Steuerung Ihres Heims optimal darauf ausrichten.

 

Navigation durch ein komplexes Umfeld

Das Umfeld von Alters- und Pflegeheimen ist im Vergleich zu anderen Branchen stark von der Demografie, dem Wertewandel und von der Politik geprägt. In diesen Bereichen liegen auch die grössten Herausforderungen, welche die Alters- und Pflegeheime in den nächsten Jahren beschäftigen werden. So führt die demografische Entwicklung zu einer stärkeren Nachfrage nach Pflegedienstleistungen und nach spezialisierter Pflege. Gleichzeitig besteht heute schon ein Fachkräftemangel, der sich aufgrund der demografischen Entwicklung noch verschärfen wird. Der Wertewandel dagegen schwächt die Nachfrage nach stationären Pflegeleistungen, da die älteren Menschen länger in ihrer eigenen Wohnung gepflegt und betreut werden möchten und daher vermehrt ambulante Dienstleistungen wünschen. Diese Planungsunsicherheit führt dazu, dass der Personaleinsatz und die Investitionstätigkeit anspruchsvoller werden. Dies wiederum bedeutet, dass sich Alters- und Pflegeheime stärker damit auseinandersetzen müssen, welche zusätzlichen Dienstleistungen sie anbieten können, um sich auszulasten. All diese Herausforderungen müssen im Rahmen der Strategieentwicklung mit einer Umweltanalyse erhoben werden und es ist unumgänglich, ihnen mit entsprechenden Massnahmen zu begegnen. Die Alters- und Pflegeheime in der Schweiz sind gefordert, sich in diesem komplexen Umfeld auf die Herausforderungen auszurichten und ihre Steuerungsinstrumente entsprechend auszugestalten.

 

Auf Kurs bleiben: Erfolgreiche Steuerung dank integriertem Controllingsystem

Die ehren- und hauptamtlichen Führungskräfte innerhalb von Alters- und Pflegeheimen haben die Management- und Führungsfunktion, die Organisation zukunfts- und zielorientiert zu steuern und zu entwickeln. Eine Management-Aufgabe ist dabei die Steuerung, die sich aus der Planung, dem Qualitätsmanagement und dem Controlling zusammensetzt. Unter dieser Systemsteuerung ist die verbindliche Festlegung vereinbarter Soll-Vorgaben und deren Umsetzungskontrolle mit Unterstützung des Controllings zu verstehen. Dies mit dem Ziel, Effektivität, Effizienz, Qualität und damit zukunftsorientiert die Überlebens- und Fortschrittsfähigkeit des Alters- und Pflegeheims sicherzustellen.

 

Ein internes Controllingsystem bietet hierbei optimale Unterstützung

Es hat verschiedene Aufgaben zu erfüllen: So dient es der Informationsversorgung, indem es die relevanten Informationen aufbereitet und den entsprechenden Gremien und Führungskräften zur Verfügung stellt. Es soll den internen Anspruchsgruppen die für sie notwendigen Informationen liefern, welche sie für ihre jeweiligen Entscheide brauchen. Es gibt beispielsweise einem Stiftungsratsgremium Sicherheit, indem ersichtlich wird, ob das Heim auf Kurs ist oder nicht. Das Controllingsystem unterstützt die Planung und die Kontrolle auf allen Ebenen mit den benötigten Informationen. So werden auf Basis des Controllings Ziele definiert und deren Umsetzung überwacht. Das Controllingsystem dient deshalb auch der Erfolgskontrolle. Als Instrumente des Controllings können Umfeldanalysen und Umfeldprognosen (z.B. Entwicklung der kantonalen Rechtsgrundlagen, Vorgaben zu Heimplätzen, Konkurrenz privater Einrichtungen), das Rechnungswesen, Statistiken, Kennzahlen, Indikatoren, Benchmarking und das Berichtswesen genutzt werden. Ein Controllingsystem soll einfach und verständlich aufgebaut sein. Es soll nur die wichtigsten Informationen liefern, diese sollen dafür umfassend aufbereitet und analysiert werden. Es gilt keine Doktorarbeit zu erstellen, sondern ein leicht zu überblickendes Cockpit mit den wichtigsten Informationen zu bieten. Das Führungsgremium kann sich so schnell einen Eindruck verschaffen und notfalls steuernd eingreifen.

 

Strategie als Kompass

Das integrierte Controllingsystem soll mit seiner strategischen Ausrichtung als Steuerungshilfe für die Planung, Kontrolle und Informationsversorgung dienen, um die unterschiedlichen Erwartungen im Umfeld des Alters- und Pflegeheims überwachen und koordinieren zu können und rechtzeitig auf Veränderungen einzugehen. Die strategische Ebene hat die Aufgabe, die bestehenden Erfolgspotenziale und Wettbewerbsvorteile (z.B. hohe Mitarbeitenden-Identifikation, effiziente Prozessstrukturen, usw.) zu sichern und neue rechtzeitig zu initiieren. So wird sichergestellt, dass das Alters- und Pflegeheim langfristig Erfolg verzeichnen kann. Für das strategische Controlling müssen alle externen und internen Aspekte berücksichtigt werden, die einen Einfluss auf das Erreichen der strategischen Ziele haben.

 

Abbildung 1: Umfeldanalyse Alters- und Pflegeheime
Quelle: Baumann, M. (2020). Entwicklung von Gestaltungsempfehlungen für ein integriertes Controllingsystem in Zentralschweizer Alters- und Pflegeheimen. Luzern: Hochschule Luzern

 

Cockpit einrichten - Zielerreichung überwachen

Während das strategische Controlling auf einen langfristigen Horizont ausgerichtet ist, hat das operative Controlling eine kurz- bis mittelfristige Perspektive. Die operative Ebene hat die Aufgabe, die Strategien in plan- und kontrollierbare Massnahmen zu übersetzen. Indem die operative Planung auf die Ziele der Strategie ausgerichtet ist, kann das Tagesgeschäft auf die Strategie abgestimmt werden. Die operative Ebene richtet sich dabei auf die Zielgrössen Erfolg und Liquidität aus. Um die strategische sowie die operative Ebene miteinander zu verbinden, kann ein integriertes Controllingsystem in Form einer sogenannten «Balanced Scorecard» eingesetzt werden. Es dient als Cockpit, um die wichtigsten Kennzahlen und Indikatoren überwachen und auswerten zu können. So wird ein roter Faden von der strategischen Analyse bis zur operativen Zielerreichung geschaffen.

 

Abbildung 2: Bestandteile Soll-Konzept

Quelle: Baumann, M. (2020). Entwicklung von Gestaltungsempfehlungen für ein integriertes Controllingsystem in Zentralschweizer Alters- und Pflegeheimen. Luzern: Hochschule Luzern

 

Relevante Messgrössen auf dem Radar haben

Für die Analyse und die Steuerung eines Alters- und Pflegeheims werden strategische Grössen, Früherkennungsindikatoren und Kennzahlen auf strategischer wie auch operativer Ebene definiert, erhoben und ausgewertet. Als Cockpit dient die Balanced Scorecard, welche die verschiedenen Messgrössen übersichtlich darstellt. Die Balanced Scorecard setzt sich aus vier Perspektiven zusammen: aus der öffentlichen Aufgabenperspektive, der Kundenperspektive, der internen Prozessperspektive sowie der Mitarbeiterperspektive. In der öffentlichen Aufgabenperspektive werden die finanziellen Aspekte und die Leistungsqualität abgebildet. Für jede Perspektive werden Ziele definiert, die sich von der Strategie ableiten. Die Ziele werden mit geeigneten Kennzahlen und Indikatoren messbar gemacht und mit Zielwerten versehen.

Perspektive

Beispiele für Messgrössen

Öffentliche Aufgabenperspektive mit Fokus auf

  • Rentabilität
  • Wirtschaftlichkeit
  • Investition
  • Finanzierung
  • Liquidität
  • Qualität
  • Auslastungsgrad pro Monat
  • Sachkosten pro Pflegestufe und pro Pflegetag

Kundenperspektive mit Fokus auf

  • den Nutzen für Kundinnen/Kunden
  • die Zufriedenheit der Kundinnen/Kunden

 

  • Zufriedenheit Kundinnen/Kunden, Angehörige
  • Anzahl Beschwerden

Interne Prozessperspektive mit Fokus auf

  • die Prozesse, welche die Wirtschaftlichkeit und Zufriedenheit sichern
  • Verwaltungskosten pro Bewohnerin/Bewohner
  • Zahl der Pflegevisiten pro Tag

Mitarbeiterperspektive mit Fokus auf

  • die Qualifikation der Mitarbeitenden
  • die Zufriedenheit der Mitarbeitenden
  • Zufriedenheit der Mitarbeitenden
  • Fluktuationsrate

Abbildung 3: Beispiele für Messgrössen der jeweiligen Perspektive

 

Volle Fahrt voraus: Optimierungspotenzial im strategischen und operativen Controlling

Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass das strategische Organ seinen Fokus zu oft auf das operative Controlling legt und sich dabei mit der Liquidität, dem Personal und den Bewohnerinnen und Bewohnern auseinandersetzt, obwohl diese Aufgabe der Heimleitung obliegt[1]. Dabei werden strategische Analysen und die Kontrolle der strategischen Zielerreichung vernachlässigt. Ganz allgemein erfolgt bei der grossen Mehrheit der Zentralschweizer Alters- und Pflegeheime nur ein rudimentäres Controlling. Der Aufbau eines umfassenden Controllingsystems wird als aufwendig empfunden, weshalb eher handliche und übersichtliche Kennzahlensysteme angewendet werden. Dadurch besteht die Gefahr, dass nicht alle notwendigen Informationen erhoben werden, die für eine umfassende Steuerung nötig wären oder dass nicht das ganze Potenzial der Informationsversorgung genutzt wird. Daraus resultieren z.B. unternehmerische Fehlentscheide, nicht kostendeckende Heimtaxen, versäumte Investitionen.
 

BDO unterstützt Sie bei der Implementierung und Ausgestaltung eines integrierten Controllingsystems, gibt Ihnen konkrete Gestaltungsempfehlungen und begleitet Sie in diesem Prozess als Partnerin. Dabei können die strategischen und operativen Kennzahlen und Indikatoren individuell auf Ihr Alters- und Pflegeheim angepasst werden. So wird das Potenzial der Informationsversorgung optimal genutzt.
 

Die Einführung eines integrierten Controllingsystems bietet Ihnen

  • verbesserte und objektive Entscheidungsgrundlagen
  • ein Frühwarnsystem, um rechtzeitig auf Abweichungen und Veränderungen reagieren zu können
  • eine optimierte Steuerung über das ganze Alters- und Pflegeheim
  • eine Verbindung zwischen der strategischen und der operativen Ebene
  • transparente und messbare Zielsetzungen.

 

[1] BDO hat zusammen mit der Hochschule Luzern eine Masterarbeit in Auftrag gegeben, welche sich damit auseinandersetzt, wie ein integriertes Controllingsystem in Zentralschweizer Alters- und Pflegeheimen ausgestaltet werden kann. Die Erkenntnisse basieren auf einer Literaturrecherche, Experteninterviews und einer Onlineumfrage bei allen Zentralschweizer Alters- und Pflegeheime.