Wir verwenden Cookies auf unserer Webseite, um Ihren Besuch effizienter zu machen und Ihnen eine möglichst angenehme Nutzung bieten zu können. Indem Sie diese Website nutzen, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden. Bitte lesen Sie unsere DATENSCHUTZERKLÄRUNG. Dort erfahren Sie mehr über die von uns verwendeten Cookies und wie Sie diese löschen oder blockieren können.
  • Digitaler Fakturierungsprozess
    mit Abacus
Artikel:

Digitaler Fakturierungsprozess mit Abacus

25. August 2021

Damian Müller, Leiter Abacus NPO |

6 min

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ist in vollem Gange und macht auch vor dem Schweizer Zahlungsverkehr keinen Halt. So werden nächstes Jahr die traditionellen roten und orangen Einzahlungsscheine vom Markt verschwinden und können nach dem 30. September 2022 nicht mehr verwendet werden. Von dieser Anpassung sind auch NPOs und das Gesundheitswesen betroffen.

Es besteht jedoch kein Grund zur Sorge, denn mit der QR-Rechnung steht der digitale Nachfolger der Einzahlungsscheine schon bereit. Die QR-Rechnung erfüllt die Anforderungen an eine medienbruchfreie und digitale Verarbeitung und vereinfacht sowohl den Fakturierungsprozess der Rechnungssteller wie auch den Zahlungsprozess bei der Rechnungsempfängerin. Mit der QR-Rechnung können Rechnungssteller alle Zahlungsinformationen elektronisch übermitteln und Rechnungen in Schweizer Franken wie auch in Euro erstellen. Ein Druck der Rechnungen ist weiterhin möglich, jedoch wird für den Zahlteil der QR-Rechnung kein vorgedrucktes Einzahlungsscheinpapier mehr benötigt.
 

©QR Invoice Library - Die Java Library für CH QR Rechnungen (qr-invoice.ch)


Zeit und Kosten sparen

Das vereinfachte Einlesen mit der Smartphone-Kamera oder speziellen Lesegeräten ist weniger fehleranfällig und die Zahlungen können schneller abgewickelt werden. Dank durchgehend automatisierter Zahlungsreferenzen lassen sich auf beiden Seiten Zeit und Kosten sparen, da weniger manueller Aufwand anfällt und die erhöhte Qualität der digitalen Daten eine effizientere Abwicklung und Überwachung der Zahlungen ermöglicht. Mit einer Abacus-ERP-Lösung ist es ab der Version 2020 möglich, QR-Rechnungen an Stelle von Einzahlungsscheinen zu erstellen. Davon haben zahlreiche Kundinnen und Kunden von BDO aus der NPO-Branche bereits Gebrauch gemacht und ihren Fakturierungsprozess mit unserer Unterstützung auf den neuen Standard umgestellt. Da eine QR-Rechnung auch einen Zahlteil ohne vordefinierten Betrag umfassen kann, lässt sich der neue Standard auch sehr gut für digitale Spendenmailings mit Abacus einsetzen.

© The Future of Finance Is Now | SIX (six-group.com)
 

Obacht beim Rechnungsversand per E-Mail

Mit der Einführung der QR-Rechnung ist die erste Hürde zur Digitalisierung des Fakturierungsprozess in vielen Unternehmen nun geschafft. Dabei handelt es sich aber oft nur um einen Zwischenschritt und die Rechnungen werden weiterhin auf Papier ausgedruckt und per Post versendet. Um diesen Medienbruch zu vermeiden, bietet es sich an, den Rechnungsempfängern die Rechnung in digitaler Form zuzustellen und damit die nächste Stufe der Digitalisierung anzustreben.

Naheliegend ist der automatisierte Rechnungsversand per E-Mail, der sich in Abacus ohne Lizenzerweiterung und mit geringem Konfigurationsaufwand einrichten lässt. Voraussetzung ist, dass in der ERP-Lösung ein E-Mailkonto für den Rechnungsversand eingetragen wird und die E-Mailadressen der Rechnungsempfänger auf den Adressdatensätzen hinterlegt sind. Beim Versand von Rechnungen per E-Mail ist allerdings Vorsicht geboten, da keine Kontrolle besteht, ob die Rechnung beim Empfänger tatsächlich angekommen ist und rechtzeitig bezahlt wird. So können die versendeten Rechnungen zum Beispiel im Spam-Ordner der Mailbox landen oder bei Hinterlegung einer falschen E-Mailadresse sogar fehlgeleitet werden. Hier ist vor allem bei Institutionen der Branchen NPO und Gesundheitswesen Vorsicht geboten, da die Rechnungen oft sensitive Daten enthalten und der E-Mail-Versand unverschlüsselt erfolgt. Ein weiterer Nachteil dieser Variante auf Empfängerseite ist, dass die Rechnungen in den meisten Fällen als E-Mail-Anhang eintreffen und vor der weiteren Verarbeitung manuell in die Buchhaltungssoftware oder ins E-Banking-Portal übertragen werden müssen.

© The Future of Finance Is Now | SIX (six-group.com)
 

Sicherer Zahlungsverkehr dank Medidata, eBill und Connet

Medidata

Die oben erwähnten Schwierigkeiten lassen sich mit dem Versand von elektronischen Rechnungen über ein E-Business-Netzwerk umgehen. Voraussetzung dieser Variante ist, dass die Rechnungsempfängerinnen und Rechnungsempfänger beim entsprechenden Netzwerk-Provider registriert sind. Ihre «Teilnehmernummer» muss des Weiteren auf Seiten der Rechnungsstellerin bekannt sein oder im Verzeichnis des Providers nachgeschlagen werden können. Im Bereich NPO und Gesundheitswesen ist in diesem Zusammenhang das Medidata-Netzwerk zu erwähnen, worüber klientenbezogene Leistungen gegenüber den kantonalen IV-Stellen und Krankenkassen elektronisch abgerechnet werden können. Im Verlauf der letzten Jahre haben diverse kantonale IV-Stellen die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht gemacht. Zahlreiche Kundinnen und Kunden von BDO Abacus senden inzwischen sämtliche Rechnungen für individuelle Massnahmen zu Lasten der AHV/IV über das Medidata-Netzwerk elektronisch an die zentrale Ausgleichsstelle ZAS des Bundes. Diese nimmt anschliessend die Tarifkontrolle und Zahlungen zentral vor, womit eine schnellere und kostensparende Auszahlung möglich wird.

Damit in der Abacus-ERP-Software elektronische Rechnungen generiert werden können, muss die Applikation «E-Business» lizenziert werden und die Rechnungsstellerinnen und Rechnungssteller müssen sich beim entsprechenden Netzwerk registrieren, wodurch abhängig vom Provider zusätzliche monatliche Gebühren und Transaktionskosten anfallen können. Im Gegenzug entfallen die Gebühren für den Rechnungsversand per Post.


eBill

Die Abacus Applikation «E-Business» unterstützt ausserdem das E-Rechnungsformat eBill, mit dem über die E-Mailadressen der Rechnungsempfänger die Rechnungen elektronisch in das E-Banking-Portal der Endkundinnen übermittelt werden können.

© The Future of Finance Is Now | SIX (six-group.com)

Gegenüber dem E-Mail-Versand von Rechnungen bieten sowohl eBill wie auch Medidata eine verbesserte Sicherheit im Zahlungsverkehr, da vertrauenswürdige Rechnungen ausschliesslich verschlüsselt übermittelt werden. Zudem bietet die zusätzliche Applikation in Abacus eine vollständige Kontrolle und transparente Übersicht über den Status der generierten Rechnungen. Ausserdem lassen sich Zahlungen beim Empfänger einfacher und schneller abwickeln, da das manuelle Übertragen der Zahlungsinformationen entfällt, wenn der Empfang der Rechnungen direkt im E-Banking-Portal (eBill) oder in einer Software-Lösung (Medidata) erfolgt. Unabhängig vom eingesetzten Netzwerk werden die aus Abacus versendeten elektronischen Rechnungen mit einer digitalen Signatur versehen und automatisch im Belegdossier abgelegt. Dadurch ist auch die gesetzeskonforme Archivierung der Belege sichergestellt und die Aufbewahrung einer Rechnungskopie in Papierform wird hinfällig.


Connet

Nebst der Möglichkeit zur elektronischen Abrechnung von Leistungen gegenüber der IV bieten inzwischen auch verschiedene Kantone digitale und prozessorientiere Abrechnungssysteme an, über die beispielsweise Heime und Sonderschulen ihre Klienten- und Leistungsdaten online erfassen können. Durch den Einsatz von Import-Schnittstellen zu diesen Web-Applikationen kann eine medienbruchfreie Datenübermittlung aus der lokalen ERP-Lösung gewährleistet werden. Da die übermittelten Leistungen bereits beim Import überprüft werden und im Fehlerfall eine entsprechende Rückmeldung durch das Abrechnungssystem erfolgt, führt diese Variante zu weniger Fehlerfassungen und verringert so den manuellen Aufwand bei den kantonalen Stellen. Dies ermöglicht eine effizientere Abwicklung und Zahlungsfreigabe. Als Anwendungsbeispiel gilt es insbesondere die Connet-Fachapplikation zu erwähnen, welche in den Kantonen Aargau, Basel-Stadt, Graubünden, Luzern und St. Gallen zum Einsatz kommt. Für diese Web-Applikation haben Kundinnen und Kunden von BDO Abacus die Möglichkeit, über eine Schnittstelle aus der Heimlösung ihre monatlich abzurechnenden Klienten-Leistungen für die Bereiche Wohnen, Arbeit und Tagesstruktur digital zu übermitteln.

 

Fazit

Die Digitalisierung des Zahlungsverkehres hat mit der Ablösung der Einzahlungsscheine durch die
QR-Rechnungen ein wichtiges Etappenziel erreicht. Im Bereich der Rechnungsstellung ist die digitale Transformation aber noch längst nicht abgeschlossen. So geht es in den nächsten Jahren darum, den Prozessschritt des Rechnungsversandes weiter zu digitalisieren. Es ist davon auszugehen, dass dieser vor allem im B2B-Bereich zukünftig vermehrt in Form von E-Rechnungen erfolgen wird. Im B2C-Bereich werden aber voraussichtlich noch einige Jahre die analoge und digitale Rechnungsstellung parallel zur Anwendung kommen, da lange nicht alle Rechnungsempfänger für den digitalen Empfang im E-Banking-Portal bereit sind. 

Für unsere Kundinnen und Kunden aus dem Bereich NPO, welche Abacus als ERP-Lösung einsetzen, ist es insofern wichtig zu wissen, dass alle Varianten des Rechnungsversands im Fakturierungsprozess unterstützt werden. So kann abhängig von der Rechnungsempfängerin gesteuert werden, ob der Versand beispielsweise in Form einer elektronischen Rechnung erfolgt oder die Rechnung weiterhin in Papierform gedruckt wird.

 


 

Alles klar beim Thema Digitaler Fakturierungsprozess?

Kontaktieren Sie BDO. Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen schweizweit beratend zur Seite. 

 

Kontaktieren Sie uns