Jede Unternehmung, welche gegen Rechnung liefert oder Leistungen erbringt, hat naturgemäss "Erfahrung" im Umgang mit Schuldnern. Die meisten Schuldner begleichen ihre Verbindlichkeiten klaglos, allenfalls einige Tage nach dem vereinbarten Zahlungsziel. Probleme bereitet eine kleine Minderheit. Es gibt Schuldner, welche Produkte oder Dienstleistungen bestellen, im Wissen, dass sie diese Rechnungen nicht werden bezahlen können. Andere versuchen mit allen Tricks, ihre Gegenleistung hinauszuzögern oder den Anspruch des Leistungserbringers zu verkürzen. Das kann mithin bis zum Betrug gehen.

Viele Schuldner wissen, dass Unternehmen kleinere Beträge mit der Zeit ausbuchen. Wohl jede Unternehmung kennt diese ungerechtfertigten Abzüge, missbräuchlichen Garantieeinreden und andere mehr oder weniger taugliche Versuche, den Gläubiger zum eigenen Vorteil zu schädigen. Nicht nur gewerbliche Auftraggeber sondern auch Privatpersonen missbrauchen Handwerker und Lieferanten als Kreditgeber.

Die schärfste Gegenmassnahme ist die Vorauszahlung, oder etwas abgeschwächt, das Zug-um-Zug-Geschäft (Barzahlung bei Lieferung). Dieses ist jedoch oftmals nicht praktikabel und würde vom Markt nicht akzeptiert. Im Normalfall tritt eine Unternehmung mit Waren oder Dienstleistungen in "Vorleistung". Es wird ein Lieferantenkredit eingeräumt. In der Praxis werden diese Kredite oft zu leichtfertig gewährt: Es locken Umsatz, Auslastung und Gewinnaussichten.

Eine Unternehmung muss Strategien entwickeln, um die Bonität der Gegenpartei abschätzen zu können. Bonität bedeutet eine Einschätzung der Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde in Zukunft seiner Zahlungspflicht nachkommen kann (und will). Mögliche Forderungsausfälle sollten möglichst schon vor Vertragsabschluss erkannt werden. Die Erhebung von Daten über die Kunden oder potentiellen Kunden ist deshalb ein legitimes Bedürfnis jeder Unternehmung.

In der Praxis handelt es sich bei Kreditgeschäften in der Regel um ein Massengeschäft. Die Abwicklungskosten spielen deshalb oft eine entscheidende Rolle. Aus diesem Grund sind je nach Bedeutung des Kunden und der in Frage stehenden Summe differenzierte Verfahren zu entwickeln. Es geht nicht darum, jedes mögliche Risiko auszuschliessen, sondern die Risiken zu erkennen und transparent zu machen um anschliessend die dem Risiko angepassten unternehmerisch richtigen Entscheide fällen zu können.

Grundsätzlich gliedert sich die Bonitätsprüfung in drei Phasen:

A. Informationsbeschaffung

B. Risikoanalyse und Bewertung

C. Risikoabsicherung

A. Informationsbeschaffung

Die Debitorenbuchhaltung ist bei bestehenden Kunden ein sehr wertvolles Archiv, welches das finanzielle Verhalten der Kunden in der Vergangenheit dokumentiert. Bei regelmässigen Lieferungen sind auch die Veränderungen in der jüngsten Vergangenheit leicht eruierbar. Die Vergangenheit ist zwar kein Garant, jedoch ein starkes Indiz für die Zukunft.

Besonders wichtig ist auch die zweifelsfreie Identifikation der Gegenpartei. Wer bestellt die Leistung? Bestellt der Besteller für eine Firma, eine Stiftung, eine einfache Gesellschaft? Kauft ein Architekt für Rechnung und im Auftrag seines Bauherrn? Letztlich ist festzustellen, ob der Besteller zur Vertretung der Firma oder Organisation berechtigt ist.

Vor allem bei Neukunden ist die Prüfung der Stammdaten (Adresse, Telefonnummer etc.) besonders wichtig. Es gibt Leistungsnachfrager, welche ohne Skrupel eine falsche Adresse angeben oder welche keinen festen Wohnsitz haben und die Rechnung weder erhalten wollen noch je bezahlen würden oder könnten.

Neben der Auswertung der internen Daten bestehen im Wesentlichen folgende weitere Möglichkeiten zur Informationsgewinnung:

B. Risikoanalyse und Bewertung

Nach Sammlung der relevanten Daten über einen neuen Kunden erfolgt die Analyse und Bewertung. Bei Einholung von Informationen bei einer Wirtschaftsauskunftei kann u.U. auf deren Risikoklasse abgestützt werden. Es ist jedoch auch eine andere Einstufung denkbar, denn die Bewertung der Auskunftei ist nur ein Baustein bei der Beurteilung des Kunden. Am besten wählt eine Unternehmung ein allgemein verständliches Bezugssystem. Ein solches ist z.B. das schweizerische Notensystem in der Schule. Dies könnte wie folgt angepasst werden:

Eine Krise kündigt sich meistens an. Die Interpretation dieser Anzeichen ist nicht einfach, da sich kaum je ein absolut klares Bild im Voraus ergibt - hinterher ist man dann klüger (z.B. Fall Swissair). Folgende Anzeichen sind aber häufig im Vorfeld einer Krise  sichtbar:

Oft sind die Krisensignale diffus. Hilfreich kann ein Gespräch mit dem Buchhalter bzw. der Buchhalterin des Kunden oder mit einem Kreditorensachbearbeiter sein, insbesondere wenn sich der Vorgesetzte verleugnen lässt. Immer wieder ist zu beobachten, dass diesen mit dem Tagesgeschäft betrauten Personen unwohl ist, wenn sie die Lieferanten immer wieder vertrösten müssen und dass sie deshalb manchmal erstaunlich offen sind.

C. Risikoabsicherung

In der Unternehmensstrategie können die Grundsätze zur Risikoabsicherung festgelegt werden (z.B. Vermeidung von Klumpenrisiken). Auch die konkreten Massnahmen zur Risikoverminderung und -absicherung sollten am besten schriftlich, in Form eines internen Kontrollsystems (IKS), festgehalten werden. In einem IKS könnte beispielsweise festgelegt werden, dass Kreditlieferungen nur bis zur Risikoklasse 4 (siehe weiter oben) möglich sind.

Es empfiehlt sich, eine Kreditlimite je Kunde oder Kundengruppe festzulegen. Wenn diese im Bestellprozess überstiegen wird, führt dies zu einer Blockierung des Vorgangs in der EDV. Nur autorisierten Personen sollte die Übersteuerung der automatischen Liefersperre möglich sein. Die jeweiligen Gründe sind sorgfältig zu dokumentieren.

Die unternehmensinternen Sicherungsmassnahmen setzen jedoch bereits bei der Offertstellung, beim Verkauf und bei der Vertragsgestaltung (siehe weiter unten) ein. Der Entscheid über eine wesentliche Kreditvergabe kann nicht beim Sachbearbeiter in der Buchhaltung liegen, aber auch nicht beim zuständigen Aussendienstmitarbeiter. Je nach Unternehmung und Sachlage ist der Verkaufsleiter, der Leiter der Finanzbuchhaltung, ein Geschäftsleitungsmitglied, die GL, der CEO oder der Inhaber für wesentliche Kreditvergaben an Kunden zuständig.

Mit der Überschreitung der Kreditlimite kann bereits eine Liefersperre für einen Kunden verbunden sein. Eine solche kann aber auch zur Anwendung kommen, wenn der Kunde, unabhängig von seiner Kreditlimite, seine Zahlungsverpflichtungen aus früheren Geschäften nicht oder nur schleppend erfüllt.

Falls der Kunde nicht oder nicht mehr kreditwürdig erscheint, ist zu prüfen, ob gegen Bar- oder Vorauszahlung geliefert werden soll oder ob zumindest eine Anzahlung zu verlangen ist. Weiter sind diverse Sicherungsmassnahmen oder zusätzliche Vorkehrungen denkbar (z.B. Pfandrechte, Bürgschaften, aber - im heutigen Umfeld - auch Währungsabsicherungen etc.).

Die Sicherungsmassnahmen werden im zweiten Teil des BDO Newsletters Mitte November 2011 dargestellt.