Le traitement correct des remboursements de salaires dans la comptabilité salariale comporte souvent des risques non négligeables
du fait de la situation juridique difficile. Les différentes solutions appliquées
dans la pratique ne sont pas toutes correctes. Nous montrerons ci-après les aspects méritant une attention particulière. Nous aborderons notamment la question de savoir si la réduction du salaire net est autorisée dans le cadre des remboursements de salaires.

Les remboursements de salaires se présentent sous la forme d’indemnités journalières en cas de maladie, d’indemnités de l’assurance-accidents (LAA, souvent il s’agit de la Suva), d’indemnités APG pour les prestataires de services ou d’allocations de maternité. Dans la pratique, on rencontre souvent deux solutions différentes: les remboursements de salaires sont traités dans la comptabilité salariale et versés à l’employé ou ils sont perçus par l’employeur, le salaire continuant à être payé comme à l’accoutumée. Dans ce cas, la correction des masses salariales est effectuée uniquement dans les déclarations aux assurances sociales à la fin de l’année.

Dispositions légales

Comme souvent, la difficulté réside dans le détail. Bon nombre d’employeurs ignorent qu’ils ne sont pas automatiquement obligés de continuer à verser 100% du salaire lorsque l’employé est empêché de travailler sans faute de sa part, p. ex. par suite à une maladie ou un accident. La question de savoir si l’employeur est tenu de continuer à verser le salaire au cas par cas et si ou dans quelle mesure il est possible de convenir de clauses contractuelles avec l’employé soulève régulièrement, en raison des bases légales farfelues, des polémiques et risques qui pourraient toutefois être résolus dans l’intérêt des deux parties grâce à une formulation réfléchie du contrat de travail.

L’art. 324a, al. 1, CO stipule que si l’employé est empêché de travailler sans faute de sa part pour des causes inhérentes à sa personne, telles que maladie, accident, accomplissement d’une obligation légale ou d’une fonction publique, l’employeur lui verse le salaire pour un temps limité, y compris une indemnité équitable pour le salaire en nature perdu, dans lamesure où les rapports de travail ont duré plus de trois mois ou ont été conclus pour plus de trois mois. La durée de l’obligation de verser le salaire au cas par cas ne ressort pas explicitement de l’art. 324a, al. 1, CO. Il est seulement dit que cette obligation existe pour un temps limité. Pendant la première année de service, l’employeur verse le salaire de trois semaines et, ensuite, le salaire pour une période plus longue fixée équitablement. Pour déterminer la «période plus longue fixée équitablement», les tribunaux du travail de Berne, Zurich et Bâle-Ville ont élaboré des directives et développé les échelles de Berne, Zurich et Bâle.

L’employeur doit normalement payer à l’employé le salaire qui lui serait versé s’il avait travaillé, y compris les allocations, provisions, etc. Si un employé est assuré obligatoirement, en vertu d’une disposition légale, contre les conséquences d’un empêchement de travailler qui ne provient pas de sa faute, comme dans le cas d’un accident, l’employeur ne doit pas payer le salaire si les prestations d’assurance couvrent 80% du salaire (art. 324b, al. 1, CO). Si les prestations d’assurance sont inférieures, l’employeur doit payer la différence entre celles-ci et les 80% du salaire (art. 324b, al. 2, CO). Si les prestations d’assurance ne sont versées qu’après un délai d’attente, l’employeur doit verser pendant cette période 80% au moins du salaire (art. 324b, al. 3, CO).

Maintien du salaire jusqu'à concurrence de 80% ou 100%

La plupart des entreprises continuent à verser 100% du salaire pendant plusieurs mois en cas d’accident ou de maladie, que ce soit pour épargner une perte de gain à l’employé, par ignorance ou pour des raisons pratiques. La réduction des paiements du salaire à 80% est fastidieuse sur le plan administratif – lorsque les salaires sont versés le 25e jour du mois –, surtout en cas d’effectifs nombreux.

C’est pourquoi, dans la pratique, les versements sont souvent supérieurs au minimum prescrit par la loi de l’obligation de l’employeur de verser le salaire. En conséquence, de nombreuses entreprises «coupent» le paiement du salaire, c’est-à-dire elles réduisent le salaire brut pour que le salaire net soit aussi élevé que durant les mois sans remboursement du salaire. Mais regardons d’abord comment le remboursement de salaire est présenté dans la comptabilité salariale.

Traitement des remboursements de salaire au niveau des assurances sociales

NonComme vous le voyez, les indemnités journalières de l’assurance-accidents et de l’assurance indemnités journalières maladie sont exonérées du paiement des primes AVS/AI/APG/AC, LAA et IJM, respectivement ne font pas partie du salaire déterminant. En ce qui concerne les indemnités journalières APG et les allocations de maternité, aucune prime LAA ne doit être payée; les primes AVS/AC et IJM, en revanche, doivent être versées.

Si de telles cotisations vous sont remboursées, elles ne sont prises en compte dans la comptabilité salariale qu’après réception. C’est pourquoi il se peut que les déductions correspondantes ne soient remboursées que le mois suivant. En d’autres termes, vous payez au collaborateur le salaire auquel il a droit et modifiez le montant une fois que vous avez reçu le remboursement.

Prenons l’exemple suivant:

Les remboursements de salaires doivent-ils être traités dans la comptabilité salariale?

On observe souvent, dans la pratique, que les remboursements de salaires ne sont pas imputés à la comptabilité salariale. L’employeur continue à payer le salaire mensuel normal. Ce n’est que lors de la déclaration aux assurances sociales à la fin de l’année que les bases salariales correspondantes sont diminuées des remboursements de salaires. Cette manière de procéder est-elle acceptable?

En procédant de la sorte, les décomptes de salaires et le certificat de salaire ne correspondent pas à ce qui est déclaré aux assurances sociales. De plus, le revenu soumis à l’AVS géré sur le compte individuel auprès de l’AVS diverge de la comptabilité salariale et des cotisations versées par les collaborateurs. L’acceptabilité de cette pratique est donc pour le moins douteuse.