Die allgemeine Aufbewahrungspflicht für "Geschäftsbücher, Geschäftskorrespondenz und Buchungsbelege" beträgt 10 Jahre (Art. 962 Abs. 1 OR). Unzählige Unternehmen entsorgen nach Ablauf von 10 Jahren die gesamten Buchhaltungsunterlagen. Diese Praxis ist bei Immobilienbesitz wegen der Grundstückgewinnsteuer und vor allem wegen der MWST nicht empfehlenswert.

Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen/Immobilien sind im Sinne einer Obliegenheit (nicht verbindlich jedoch bei Unterlassung mit nachteiligen Folgen) während 20 Jahren zu archivieren, ansonsten entstehen bei einer Nutzungsänderung erhebliche mehrwertsteuerliche Zusatzforderungen (Eigenverbrauch resp. Nichtgewährung der Einlageentsteuerung). Sofern auf diese Belege tatsächlich zurückgegriffen werden muss, müssen diese noch während weiteren 5 Jahren, nämlich bis zum Ablauf der Verjährungsfrist aufbewahrt werden.

Wichtig bei den Liegenschaften ist, dass eine eindeutige Prüfspur vom Einzelbeleg zur Jahresrechnung und retour verfolgt werden kann (Buchungsbeleg, Kontoblatt, Liegenschafts-Anlagenbuchhaltung, Jahresrechnung). Nur so ist es möglich, eine spätere Einlageentsteuerung (nachträgliche Geltendmachung von Vorsteuern) vorzunehmen oder im Falle einer von der ESTV geforderten Eigenverbrauchssteuer die effektiven Gestehungskosten nachzuweisen und so eine höhere Bemessungsgrundlage (Zeitwert, Schätzung ESTV) zu vermeiden.

Damit die Belegaufbewahrung bei den Immobilien organisatorisch bewältigt werden kann, könnte ein spezieller Immobilienordner erstellt werden, welcher alle relevanten Unterlagen enthält. Auf diesem sollte die Aufbewahrungsfrist vermerkt sein. Dieser Ordner ist mit Vorteil separat von den übrigen Buchungsunterlagen aufzubewahren, da sonst die Gefahr besteht, dass er mit den anderen Unterlagen nach 10 Jahren vernichtet wird.


Fazit: Sämtliche Geschäftsdokumente im Zusammenhang mit Liegenschaften sind in einem separaten Ablagekreis zu archivieren.