Die korrekte Verarbeitung von Lohnrückvergütungen in der Lohnbuchhaltung birgt nicht zuletzt aufgrund der sich stellenden schwierigen Rechtsfragen oftmals erhebliche Risiken. Nicht alle in der Praxis zu beobachtenden Lösungen sind korrekt. Nachfolgend stellen wir dar, welche Aspekte besondere Beachtung verdienen. Insbesondere wird die Frage behandelt, ob die "Kappung" des Nettolohnes bei Lohnrückvergütungen zulässig ist.

Lohnrückvergütungen kommen in Form von Krankentaggeldleistungen, Entschädigungen der Unfallversicherung (UVG, oft ist es die SUVA), EO-Entschädigungen für Dienstleistende oder Mutterschaftsentschädigungen vor. In der Praxis sind zwei Lösungen häufig anzutreffen: Die Lohnrückvergütungen werden in der Lohnbuchhaltung verarbeitet und dem Arbeitnehmer ausgerichtet oder sie werden vom Arbeitgeber vereinnahmt, wobei der Lohn unverändert weiterbezahlt wird. Im letzteren Fall erfolgen die Korrekturen der Lohnsummen lediglich bei den Sozialversicherungsdeklarationen am Jahresende.

Gesetzliche Bestimmungen

Die Schwierigkeiten stecken - wie so oft - im Detail. Vielen Arbeitgebern ist nicht bewusst, dass bei einer unverschuldeten Verhinderung an der Arbeitsleistung, z.B. infolge Krankheit oder Unfall, nicht automatisch eine Lohnfortzahlungspflicht von 100% des Lohnes besteht. Die Frage, ob den Arbeitgeber im Einzelfall überhaupt eine Lohnfortzahlungspflicht trifft und ob bzw. in welchem Mass die Möglichkeit besteht, eine vertragliche Regelung mit dem Arbeitnehmer zu treffen, führt in der Praxis aufgrund der auslegungsbedürftigen gesetzlichen Grundlagen immer wieder zu Fragestellungen und Risiken, welche jedoch mittels umsichtiger Ausgestaltung des Arbeitsvertrages im Interesse beider Parteien gelöst werden können.

Die gesetzliche Regelung in Art. 324a Abs. 1 OR sieht folgendes vor: Wird der Arbeit-nehmer aus Gründen, die in seiner Person liegen, wie Krankheit, Unfall, Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder Ausübung eines öffentlichen Amtes, ohne sein Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert, so hat ihm der Arbeitgeber für eine beschränkte Zeit den darauf entfallenden Lohn zu entrichten, sofern das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat oder für mehr als drei Monate eingegangen worden ist.

Wie lange die Lohnfortzahlungspflicht im Einzelfall andauert, geht nicht explizit aus Art. 324a Abs. 1 OR hervor. Das Gesetz besagt lediglich, dass diese für eine beschränkte Zeit besteht, wobei die Mindestleistung im ersten Jahr bis zu drei Wochen beträgt und in den folgenden Jahren für eine angemessen längere Zeit zu entrichten ist. Für die Ermittlung der „angemessenen längeren Zeit“ haben die Arbeitsgerichte Bern, Zürich und Basel-Stadt Richtlinien aufgestellt und die sogenannte Berner, Zürcher und Basler Skala entwickelt.

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmenden normalerweise denjenigen Lohn bezahlen, welcher ausbezahlt würde, wenn er gearbeitet hätte. Somit sind auch Zulagen, Provisionen usw. einzubeziehen.

Ist ein Arbeitnehmer aufgrund gesetzlicher Vorschrift aber obligatorisch gegen die Folgen unverschuldeter Arbeitsverhinderung, wie z.B. bei einem Unfall, versichert, so hat der Arbeitgeber den Lohn nicht zu entrichten, wenn die Versicherungsleistungen 80% des Lohnes decken (Art. 324b Abs. 1 OR). Sind die Versicherungsleistungen geringer, so hat der Arbeitgeber die Differenz zwischen diesen und den 80% des Lohnes zu entrichten (Art. 324b Abs. 2 OR). Werden die Versicherungsleistungen erst nach einer Wartezeit gewährt, so hat der Arbeitgeber für diese Zeit ebenfalls mindestens 80% des Lohnes zu leisten (Art. 324b Abs. 3 OR). Weitere Details zur Lohnfortzahlungspflicht entnehmen Sie bitte dem Newsletter "Recht interessant" von Detlef Sommer.

Link: "Recht interessant" vom September 2010 zum Thema "Lohnfortzahlung"

Lohnfortzahlung von 80% oder von 100%?

Die meisten Unternehmen bezahlen während vieler Monate 100% des Lohnes bei Unfall oder Krankheit weiter. Dies, um dem Mitarbeitenden eine Lohneinbusse zu ersparen, aus Unkenntnis der Rechtslage oder aus praktischen Gründen. Die Reduktion der Lohnzahlungen auf 80% - und dies bei Lohnzahlung jeweils per 25. des Monats - ist aufwendig zu administrieren, vor allem wenn eine Vielzahl von Mitarbeitenden beschäftigt wird.

Damit geht die gelebte Praxis vielerorts über die von Gesetzes wegen vorgesehene Mindesthöhe der vom Arbeitgeber zu entrichtenden Lohnfortzahlung hinaus. Viele Unternehmen "kappen" in der Folge die Lohnzahlung; d.h. sie senken den Bruttolohn, damit der Nettolohn gleich hoch ausfällt, wie in den Monaten ohne Lohnrückvergütung. Doch zuerst zur Darstellung einer Lohnrückvergütung in der Lohnbuchhaltung:

Lohnrückvergütungen unterliegen nicht oder nur teilweise der Sozialversicherungs-pflicht. Wir zeigen dies anhand eines Beispiels:

In unserem Beispiel hat der Arbeitnehmer einen Lohn von CHF 7'500 bezogen und der Arbeitgeber erhält von der Unfallversicherung einen Betrag von CHF 6'000 rückvergütet. Um die Korrektur vornehmen zu können, weisen wir bei der UVG-Taggeldvergütung den ganzen Betrag aus und machen bei der Position „Korrektur UVG-Taggeldvergütung“ gleich wieder eine Korrektur, so dass der Bruttolohn nicht beeinflusst wird.

Bei Zahlung des vollen Lohnes bei einem Arbeitsausfall fällt der Nettolohn somit höher aus, als in Monaten ohne Lohnrückvergütung.

Behandlung der Lohnrückvergütungen bei den Sozialversicherungen

Wie Sie sehen, sind die Taggelder der Unfall- und Krankentaggeldversicherung von den AHV/IV/EO/ALV-, UVG- und KTG-Prämien befreit bzw. gehören nicht zum massgebenden Lohn. Bei EO-Taggeldern bzw. bei der Mutterschaftsentschädigung sind keine UVG Prämien zu bezahlen; bei der AHV/ALV und bei den KTG-Prämien gibt es jedoch keine Befreiung.

Sollten Sie solche Beiträge rückvergütet erhalten, werden diese erst nach Erhalt in der Lohnbuchhaltung verbucht. Es kann deshalb vorkommen, dass die entsprechenden Abzüge erst im Folgemonat rückvergütet werden. D.h. Sie bezahlen dem Mitarbeitenden den Lohn, der ihm ausbezahlt werden soll und machen bei Erhalt der Gelder eine Korrektur.

Dazu das folgende Beispiel:

Müssen die Lohnrückvergütungen in der Lohnbuchhaltung verarbeitet werden?

In der Praxis ist häufig zu beobachten, dass die Lohnrückvergütungen nicht in die Lohnbuchhaltung einfliessen. Der Arbeitgeber bezahlt den üblichen Monatslohn weiterhin. Erst bei der Deklaration der Sozialversicherungen am Jahresende werden die entsprechenden Lohnbasen um die Lohnrückvergütungen vermindert. Ist diese Praktikerlösung vertretbar?

Bei dieser Handhabung stimmen die Lohnabrechnungen und der Lohnausweis nicht mit den Sozialversicherungsdeklarationen überein. Ausserdem weicht bei der AHV das auf dem individuellen Konto geführte AHV-pflichtige Einkommen von der Lohnbuchhaltung und den von den Mitarbeitenden bezahlten Beträgen ab. Die rechtliche Zulässigkeit dieser Praktikerlösung erscheint aus diesen Gründen äusserst fragwürdig.

Lohnkappung

Bei Ausrichtung von 100% des Lohnes, wird dem Mitarbeitenden bei Lohnrückvergütungen ein höherer Nettolohn ausgerichtet als in den anderen Monaten. Viele Arbeitgeber entscheiden sich aus diesem Grunde für eine Lohnkappung. Das nachstehende Beispiel zeigt auf, wie diese in der Praxis aussieht:

Ist die Lohnkappung zulässig?

Das ist die grosse Frage, welche sich vielen Arbeitgebern und Personalabteilungen stellt! Darf der Lohn bei unveränderter Lohnzahlung so gekappt werden, dass sich der Nettolohn durch die Lohnrückvergütung nicht erhöht?

Im Arbeitsvertrag wird in aller Regel ein Bruttolohn vereinbart. Dieser  darf nach Abzug der geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge, demnach auch z.B. bei Krankheit oder Unfall, nicht ohne Weiteres nach unten korrigiert werden. Ohne eine Lohnkappung vorzunehmen, befindet sich der Arbeitgeber demzufolge auf der "sicheren Seite". Finanziell fällt der höhere Nettolohn zudem oft kaum ins Gewicht.
Was allerdings bleibt, ist die das Rechtsempfinden störende Situation, dass der kranke oder verunfallte Mitarbeitende plötzlich netto mehr verdient, als wenn er ar-beitsfähig wäre.

Eine höhere Auszahlung während einer Krankheit oder eines Unfalls widerspricht dem Sinn einer Lohnausfallversicherung, und ist gegenüber den anderen Arbeitnehmenden, welche häufig die Tätigkeit der kranken Kolleginnen oder des verunfallten Kollegen übernehmen müssen, kaum zu rechtfertigen. Die Lohnkappung ist deshalb aus sachlicher Sicht eine angemessene Lösung. Es kann nicht der Wille des Gesetzgebers oder des Arbeitgebers sein, dass ein kranker oder verunfallter Mitarbeitender mehr verdient, als wenn er oder sie arbeiten würde.

Ohne ausdrückliche Vereinbarung im Arbeitsvertrag ist die Lohnkappung aber nicht ganz unproblematisch, da in der Regel mit dem Arbeitnehmenden ein Bruttolohn vereinbart ist, welcher durch die Lohnkappung unter dem Titel " Korrektur infolge Lohnrückvergütungen" vermindert wird. Nach unserem Kenntnisstand wurde die Rechtsmässigkeit dieser Praxis noch nicht gerichtlich überprüft. Jeder Arbeitgeber, der den Lohn kappt, begibt sich somit in eine heikle "Grauzone".

Um gleichwohl ausreichende Rechtssicherheit gewährleisten zu können, empfehlen wir, im Arbeitsvertrag beispielsweise folgende Bestimmung aufzuführen: