In der Praxis müssen immer wieder Rechnungen storniert werden. Manchmal ist eine Umadressierung nötig, da sich die Empfänger nicht immer im Klaren sind, an welche Adresse die Rechnung zu stellen ist. Es kommt auch vor, dass ein Preisnachlass gewährt werden muss. Aus diesen Gründen müssen manche Rechnungen neu ausgestellt werden. Dies ist jedoch nicht ohne Risiko:

Es gilt der Grundsatz: "Fakturierte Steuer ist geschuldete Steuer". Demnach ist die MWST, welche auf Rechnungen ausgewiesen wird, immer abzuliefern. Dies auch dann, wenn die MWST zu Unrecht in Rechnung gestellt wurde. Somit ist fälschlicherweise verrechnete Umsatzsteuer grundsätzlich abzuliefern.

Aufgrund dieser Praxis kann es tückisch sein, für den gleichen Steuerbetrag mehrere Rechnungen auszustellen und an den Kunden zu versenden. Im betrieblichen Alltag kommt es immer wieder vor, dass Rechnungen bloss dadurch storniert werden, indem die interne Buchhaltungskopie der ausgestellten Rechnung mittels Handnotiz mit "Storno" gekennzeichnet und dem Kunden eine neue Rechnung zugestellt wird. Vielleicht wurde telefonisch vereinbart, dass die unkorrekte Rechnung zu vernichten sei und der Kunde wirft sie in den Papierkorb. Allenfalls sendet der Kunde die aus seiner Sicht „falsche“ Rechnung sogar zurück.

Diese alltägliche Routine birgt das latente MWST-Risiko, dass für den gleichen Steuerbetrag zwei Rechnungen im Umlauf sind ohne dass die eine nachweislich mittels eines anderen Dokuments ausser Verkehr gesetzt wurde. Wir empfehlen deshalb, die zu korrigierende Rechnung entweder:

• durch eine referenzierte Gutschrift zu entwerten und eine (oder auch mehrere) neue Rechnungen auszustellen

• oder auf der neuen Rechnung den Vermerk anzubringen, dass die ursprüngliche Rechnung Nr. xx durch diese Rechnung ersetzt und annulliert wird.
  

Mit diesem Vorgehen wird Klarheit geschaffen und das Risiko der doppelten Ablieferung der Umsatzsteuer wird ohne grossen Aufwand beseitigt. Ob nicht nachweislich ausserkraftgesetzte falsche Rechnungen anlässlich einer MWST-Revision - effektiv zu Forderungen der ESTV führen, dürfte vom Ermessen des einzelnen MWST-Revisors abhängen. Um nicht auf dessen Nachsicht angewiesen zu sein, ist es sicher besser, klare Belege zu erstellen und damit Meinungsverschiedenheit mit der ESTV zu vermeiden.