Es ist nicht angezeigt, alle Unterlagen nach 10-jähriger Aufbewahrungsfrist unbesehen zu vernichten. Insbesondere im Bereich Steuern, besteht sonst ein unter Umständen erhebliches Risikopotential. Wo liegen die Risiken?

MWST

Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken sollten 26 Jahre aufbewahrt werden (20 Jahre mehrwertsteuerliche Abschreibungsdauer, 5 Jahre Festsetzungsverjährung im Falle einer Nutzungsänderung im letzten Abschreibungsjahr der Investition und ein Jahr Reserve). Der Grund liegt darin, dass der Steuerpflichtige bei Nutzungsänderungen von bisher steuerbar genutzten Liegenschaften den Nachweis betreffend die von der Nutzungsänderung betroffenen Vorsteuern erbringen muss. Gelingt dies nicht, kann dies eine Eigenverbrauchssteuer in der Höhe von 8% (bei Nutzungsänderungen ab 2011) auf dem Verkehrswert der Liegenschaft/Liegenschaftsteile nach sich ziehen. Im Falle des Verkaufs einer Liegenschaft mittels Meldeverfahren hat der Käufer die entsprechende Nachweispflicht gegenüber der ESTV, auch für die Zeit vor dem Kauf zu erbringen. Die Nachweis- und Aufbewahrungspflicht ist in diesen Fällen deshalb zusätzlich vertraglich zwischen den Parteien zu vereinbaren.

Es reicht jedoch nicht, nur die einzelnen Belege aufzubewahren. Es ist sicherzustellen, dass die Prüfspur, d.h. die Verfolgung der einzelnen Geschäftsfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Nebenbuchhaltung in die Hauptbuchhaltung bis zur Jahresrechnung als auch in umgekehrter Richtung zuverlässig gewährleistet ist. Weiter muss ein Geschäftsfall auch im MWST-Journal identifiziert werden können. Die Konti und die Jahresrechnungen und allfällige weitere Unterlagen (z.B. Kostenaufstellungen des Architekten, Einlageentsteuerung, Eigenverbrauchsabrechnung, Mieterspiegel, MWST-Journale, MWST-Abrechnungen) sind demnach ebenfalls entsprechend lange aufzubewahren. Ein separater Ablagekreis für Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Immobilien ist deshalb empfehlenswert!

Grundstückgewinnsteuer

Es ist Sache des Steuerpflichtigen, sämtliche steuermindernden Sachverhalte mittels den entsprechenden Unterlagen nachzuweisen. Die Steuerverwaltungen lassen i.d.R. ohne Nachweis lediglich den Steuerwert vor 20 Jahren als Erwerbswert zu. Höhere Anschaffungskosten oder wertvermehrende Investitionen müssen vom Steuerpflichtigen mittels Belegen nachgewiesen werden. Empfehlung: Liegenschaftsbesitzdauer = Aufbewahrungsdauer

Veranlagungs- und Bezugsverjährung Direkte Bundessteuer

Das Recht eine Steuer durch die Steuerbehörde zu veranlagen, verjährt spätestens 15 Jahre nach Ablauf der betroffenen Steuerperiode (Veranlagungsverjährung). Ab dem Zeitpunkt der rechtskräftig gewordenen Steuerveranlagung läuft die Bezugsverjährung, welche spätestens nach 10 Jahren eintreten wird. Kumuliert betrachtet kann sich das Veranlagungs- und Bezugsverfahren bei den ordentlichen Einkommenssteuern somit, im Extremfall, über 25 Jahre erstrecken.

Kapitaleinlageprinzip

Per 01.01.2011 wurde das bisher geltende Nennwertprinzip im Steuerrecht vom Kapitaleinlageprinzip abgelöst. Neu werden Rückzahlungen von Einlagen, Aufgeldern und Zuschüssen, die von den Aktionären seit dem 01.01.1997 erbracht wurden, gleich behandelt, wie die Rückzahlung von Grund- oder Stammkapital, unter dem Vorbehalt der Bestätigung durch die ESTV. Dies bedingt aber eine lückenlose Dokumentation der seit 1997 eingebrachten Kapitaleinlagen und somit eine entsprechend lange Aufbewahrungsfrist.