Viele Unternehmen kennen oder beachten die für die Beleg-Aufbewahrung und -Archivierung massgeblichen gesetzlichen Bestimmungen zu wenig; die Risiken, welche mit einer ungenügenden und nicht den Vorgaben der GeBüV entsprechenden Archivierung verbunden sind, werden unterschätzt.

Nur wenige Unternehmungen können die sehr strengen Anforderungen, welche an die elektronische Archivierung mittels veränderbaren Informationsträgern gestellt werden, erfüllen. Diese Firmen verfügen über eine leistungsfähige und entsprechend kostspielige IT. Für viele Unternehmungen ist heute immer noch die Archivierung mittels Papier eine praktikable und sichere Lösung.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die elektronische Kommunikation. E-Mails können in der Regel nicht rechtsgenüglich als elektronische Kopien archiviert werden. Falls E-Mails in Papierform aufbewahrt werden, ist sicher zu stellen, dass restlos alle geschäftsrelevanten E-Mails erkannt und archiviert werden. In der Praxis wohl ein Ding der Unmöglichkeit! Es gilt somit - unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und in Abwägung der Risiken - das Machbare vorzukehren.

Es empfiehlt sich auch in kleineren Unternehmungen, die zu archivierenden Unterlagen zu definieren und schriftlich festzulegen sowie diese Bestimmungen im Rahmen der Geschäftspolitik auch konsequent umzusetzen.

Archivierung ist Chefsache und nicht ein „Abfallprodukt“ aus dem Produktivprozess.