Aufbewahrungspflichtig bei buchführungspflichtigen Unternehmungen sind diejenigen Bücher, die nach Art und Umfang des Geschäfts nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäfts und die mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse, sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen (Art. 957 Abs. 1 OR). Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Bilanzen, Erfolgsrechnungen, Inventare, Buchhaltungsunterlagen und Belege dazu (vgl. Fenster weiter unten).

Die Bücher können schriftlich, also in Papierform, elektronisch oder in vergleichbarer Weise (z.B. Bildträger) geführt und aufbewahrt werden. Wesentlich dabei ist, dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können und die Geschäftsvorfälle korrekt und vollständig wiedergeben. Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sind diejenigen Personen, welchen von Gesetzes wegen die Organisation der Buchführung obliegt, also dem Inhaber (Einzelfirma), den Gesellschaftern (Kollektivgesellschaft), den Komplementären (Kommanditgesellschaft), den Geschäftsführern (GmbH), den Verwaltungen (Genossenschaft, Verein, Stiftung) oder den Verwaltungsräten (Aktiengesellschaft).

Die Unterlagen müssen während 10 Jahren nach Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt werden (Art. 962 OR). Werden die Unterlagen elektronisch aufbewahrt, sind die in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) aufgeführten Bedingungen zu erfüllen (siehe weiter unten).

Nicht nur im Obligationenrecht finden sich Bestimmungen über die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Auch in den Steuergesetzen (z.B. Direkte Bundessteuer, kantonale Steuergesetze, Mehrwertsteuergesetz), im Sozialversicherungsrecht, aber auch in Spezialgesetzen ist die Aufbewahrungspflicht normiert. Somit unterliegen auch nach OR nicht buchführungspflichtige Unternehmungen (also solche, welche nicht ins Handelsregister einzutragen sind) de facto einer gewissen Buchführungs- und somit einer Aufbewahrungspflicht.

Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig?

Im Gesetz werden genannt: Betriebsrechnung und Bilanz, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz. Im Einzelnen sind in der Regel und je nach Art und Grösse der Unternehmung folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig:

Form der Aufbewahrung

Schriftlich und unterzeichnet im Original (Art. 957 Abs. 3 OR):
Jahresrechnung (Bilanz und Erfolgsrechnung).

Im Original:
Dokumente mit Wertpapiercharakter (z.B. Wechsel, Checks, Wertschriften, Inhaberschuldbriefe) sowie Dokumente, welche rechtliche Ansprüche verbriefen (z.B. Verträge).

Schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Form:Restliche Unterlagen Zollbelege, Einfuhrausweise bzw. Ausfuhrdokumente bei der MWST sind ebenfalls im Original aufzubewahren, falls eine GeBüV-konforme elektronische Aufbewahrung nicht gewährleistet ist. Elektronisch bezogene Veranlagungsverfügungen können gar nicht mehr erst in Papierform aufbewahrt werden (mangels Original). Deshalb sind Firmen, welche ihre Zolldokumente elektronisch beziehen (entweder direkt bei der Eidg. Zollverwaltung EZV oder via Spediteur), verpflichtet, diese ordnungsgemäss elektronisch zu archivieren.

Information zu den elektronischen Veranlagungsverfügungen des Zolls eVV vom September 2011

Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren. Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können.

Das Archiv ist systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen; diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger selbst.