Die elektronische Post (E-Mail) und deren Archivierung sind mit vielen schwierig zu lösenden Sachfragen verknüpft. Diese können an dieser Stelle nur grob umrissen werden. Bspw. werden E-Mails oft mit einer elektronisch aufgeführten Unterschrift versandt, obwohl die meisten Unternehmungen die Unterschriftsberechtigungen kollektiv zu Zweien regeln. Bei der Unterzeichnung der elektronischen Post besteht demnach eine Lücke.

BDO Newsletter vom 27. Juni 2011 zum Thema "Die Unterschriftenregelung in der Unternehmung"

Praxis in vielen Unternehmungen ist heute, dass E-Mails nicht systematisch archiviert werden bzw. es besteht überhaupt keine Praxis. Vielfach ist es den einzelnen Mitarbeitenden überlassen, die „wichtigen“ E-Mails zu erkennen und diese dann entweder auszudrucken und mit der Korrespondenz abzulegen oder als Kopie elektronisch, z.B. im Kundendossier, abzulegen. Werden die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften hiermit erfüllt?

Art. 962 Abs. 1 OR legt fest, dass die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz während zehn Jahren aufzubewahren sind. Unbestritten ist, dass grundsätzlich auch die Geschäftskorrespondenz in elektronischer Form von der Aufbewahrungspflicht erfasst wird. Offen ist, ob jede E-Mail als Geschäftskorrespondenz zu qualifizieren ist; dazu gibt es verschiedene Ansichten: Gemäss der umfassenden Auslegung sind grundsätzlich alle E-Mails als Korrespondenz zu qualifizieren, nach enger Auslegung nur diejenigen, welche rechtsverbindliche Wirkung entfalten.

Was kann im Bezug auf die elektronische Post vorgekehrt werden?

• Das (Rest)Risiko in Kauf nehmen und nichts tun
• Die elektronische Korrespondenz gesetzeskonform archivieren, was sehr hohe Anforderungen an die EDV-Anlagen und Programme (IT) stellt
• Die E-Mail- und Daten-Archivierung an ein in der elektronischen Datenarchivierung spezialisiertes Unternehmen als Partner auslagern (Outsourcing), wobei die Verantwortung beim auslagernden Unternehmen verbleibt.

Die Verantwortung für die korrekte Umsetzung der Belegaufbewahrung liegt bei der Geschäftsleitung. Durch gesetzeskonforme E-Mail Archivierung schafft die Unternehmung Rechtssicherheit. Die elektronische Korrespondenz im Falle der E-Mail-Archivierung ist bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als Beweis zugelassen. Durch den Archivzugriff auf ein- und ausgehende E-Mails (mit Anhängen) steht den Mitarbeitenden ein wertvolles Archiv mit Direktzugriff zur Verfügung. Dies kann die Produktivität erheblich steigern, da heute meist der überwiegende Teil der Korrespondenz mittels E-Mails abgewickelt wird. Weiter kann der E-Mail-Server durch Archivierung entlastet werden. Bei einer elektronischen Archivierung sind die Bestimmungen der GeBüV einzuhalten.

Bei der "clientseitigen" Archivierung erfolgt die Triage beim Anwender selbst, welche E-Mails archiviert werden sollen. Diese Lösung ist sehr flexibel und benötigt vergleichsweise wenig Speicherplatz. Es besteht jedoch ein erhebliches Risiko, dass wichtige E-Mails (versehentlich oder absichtlich) nicht archiviert werden. Es empfiehlt sich, in den Unternehmungen entsprechende Weisungen zu erlassen, welche Dokumente mit welchen Inhalten zwingend in die Kundendossiers abzuspeichern bzw. auszudrucken und abzulegen sind.

Wird dem Einhalten von Richtlinien (sogenannten Compliance) eine hohe Priorität eingeräumt, so kommt nur die automatische "serverseitige" Archivierung in Frage. Dabei werden alle E-Mails, direkt beim Ein- oder Ausgang auf dem E-Mailserver in das Archivsystem übertragen. Diese Lösung bietet die Sicherheit, alle relevanten E-Mails zu archivieren, benötigt jedoch sehr viel Speicherplatz und das Auffinden wichtiger Einzeldaten ist relativ aufwändig.

Bei der serverseitigen Archivierung werden auch private E-Mails gespeichert. Neben den Anforderungen des Datenschutzs ist auch das Postgeheimnis eine Herausforderung. Private E-Mails dürfen vom Arbeitgeber nicht gelesen und schon gar nicht archiviert werden. Eine Lösungsmöglichkeit kann das Erlassen eines allgemeinen Verbots der privaten E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz sein; ein anderer Ansatz ist eine vertragliche Vereinbarung mit den Mitarbeitenden, wonach diese ihr Einverständnis zur Archivierung aller E-Mails geben. Wirklich befriedigende Lösungen bieten beide Ansätze nicht.