Archivierungsform 1: Aufbewahrung auf unveränderbaren Informationsträgern

Papier ist der wichtigste Vertreter der „unveränderbaren Informationsträger“. Zu dieser Kategorie gehörten aber auch Bildträger und unveränderbare Datenträger.

Bildträger sind entwickelte Filme, auf denen stark verkleinerte Abbildungen von Schriftstücken und Dokumenten festgehalten sind. Beispiele: Microfilme, allenfalls Fotokopien.

Unveränderbare Datenträger sind magnetisierbare Medien, welche Informationen speichern. Beispiele: WORM (write once read many"), CD-R, DVD-R und UDO's (Ultra Density Optical). Zu unterscheiden sind TrueWORM und SoftWORM: Bei TrueWORM wird die WORM-Eigenschaft durch physische Veränderungen irreversibel im Speichermedium erzeugt, bei SoftWORM wird sie über Software nachgebildet. Voraussetzung ist, dass die Datenträger gegen Veränderungen geschützt und physisch unveränderbar gekennzeichnet sind sowie identifiziert werden können. Es ist zu beachten, dass nicht alle oben erwähnten Speichermedien über eine entsprechend lange physische Lebensdauer (10 respektive allenfalls 26 Jahre) verfügen.

Für die allermeisten KMU ist die Aufbewahrung auf Papier die einfachste, praktikabelste, risikoloseste und wohl erst noch kostengünstigste Lösung. Das sogenannte „papierlose Büro“ ist noch in weiter Ferne.

Archivierungsform 2: Aufbewahrung auf veränderbaren Informationsträgern

Veränderbar sind Datenträger, wenn die darauf gespeicherten Informationen verändert oder gelöscht werden können, ohne dass dies auf dem Datenträger nachweisbar ist. Beispiele: Magnetbänder, Disketten, Fest- und Wechselplatten, solid state (SSD) Speicher etc.

Die Anforderungen an die Betriebsorganisation und die IT sind insbesondere aus folgenden Rechtsquellen ersichtlich:

Geschäftsbücherverordung (GeBüV)

Verordnung über den elektronischen Geschäftsverkehr (EIDI-V)

Geschäftsbücherverordnung GeBüV

Neben den Grundsätzen der ordnungsgemässen Buchführung müssen auch die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung beachtet werden.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen dürfen nicht abgeändert oder gelöscht werden können, ohne dass dies feststellbar ist; zudem muss der Zeitpunkt von deren Speicherung nachgewiesen werden können. Um dies sicherzustellen sind geeignete Kontroll- und Schutzmechanismen vorzusehen.

Die Geschäftsunterlagen sind während der ganzen Aufbewahrungsfrist sorgfältig, geordnet und vor möglichen Schädigungen geschützt aufzubewahren. Der Zugriff auf die Unterlagen muss jederzeit in nützlicher Frist gewährleistet sein und die Daten müssen wieder lesbar gemacht werden können; dies auch nach einem Wechsel der Archivierungs-Systeme und -Medien.

Ergänzend dazu sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz verstanden werden können.